Sécurisation et archivage de vos factures dans le temps

Clôture des comptes annuels, litige commercial ou encore contrôle fiscale, les entreprises sont soumises dans leur vie quotidiennes à de nombreuses occasions de devoir produire leurs anciennes factures. La loi d’ailleurs prévoit un archivage de 10 ans en droit commercial et de 6 ans en droit fiscal. Pour de nombreuses entreprises, la conservation dans de bonnes conditions et la recherche des pièces est un véritable casse-tête. Ces difficultés sont encore aggravées en cas dégâts des eaux , d’incendie, de crash informatique ou de falsification.

La dématérialisation des factures c’est-à-dire l’envoi de factures électroniques permet de résoudre en une fois toutes ces problématiques aussi bien pour les petites entreprises que pour les plus grandes.

Signature électronique

Le recours à la dématérialisation des factures permet de protéger les factures par l’utilisation d’une signature électronique qui permet de garantir d’authenticité et l’intégrité de la facture. Pour faire simple, plusieurs années après son émission, on pourra prouver que la facture est un original et qu’elle n’a jamais été modifiée, grâce à l’empreinte numérique du document calculée lors de la signature. Ajoutée à d’autres techniques tel que l’horodatage ou la réponse « OCSP », la signature électronique est le moyen le plus sécurisé et fiable d’assurer la sécurité de la facture.

Archivage à valeur probante

Une fois que la facture est réalisée, encore faut-il la conserver. Les prestataires de dématérialisation auront à cœur de proposer des solutions d’archivage conforme aux exigences dans le domaine. Les factures électroniques seront ainsi conservées dans un coffre-fort électronique sécurisé. C’est un point important du dispositif qui permet de conserver les factures dans le temps sur support informatique. Les accès aux documents sont tracés et dès le dépôt dans le coffre, cette archive est répliquée en plusieurs endroits distants sur des infrastructures qui permettent de garantir l’archivage pendant la durée légale.

Des factures accessibles à tout moment

En fonction du prestataire choisi, vous pouvez bénéficier d’un accès en ligne pendant plusieurs années, vous permettant grâce à une indexation performante de retrouver vos factures simplement depuis un accès internet. Certains prestataires propose même un accès gratuit en consultation des factures pour vos clients.

Pour toutes ses raisons, les entreprises peuvent aller sans crainte vers la facture électronique qui va sécuriser leur facturation et simplifier les processus d’archivage et de recherche.

Par exemple, la plateforme Eway propose pour toutes les factures une signature autoportante qui assure à n’importe quelle moment la force de cette signature, en demandant à l’autorité émettrice du certificat une validation de la validité du certificat (réponse OCSP) et un horodatage à un tiers externe, ce qui permet même après expiration du certificat de signature de prouver qu’il était valide au moment de l’établissement de la facture. Pour l’archivage Eway propose en standard un archivage auprès de Jedeclare.com, la plateforme de télé déclaration de l’Ordre des Experts Comptables qui utilise les infrastructures d’archivage de la Caisse de Dépôts et Consignations

Alain SABATTIER

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Quels bénéfices apporte la dématérialisation des factures (3/4) ? : Une sécurité accrue

Qui n’a pas entendu parler aujourd’hui de problème de piratage ?  Quel comptable en entreprise n’a jamais reçu de fausses factures ressemblant plus ou moins bien à une vraie ? Quelle entreprise n’a jamais eu de problèmes liés à la conservation de ses données (informatique et papier) ?

La dématérialisation des factures permet de répondre en grande partie aux problèmes de sécurité exposés ci-dessus.

La signature des factures dans le mode PDF signé de l’art 219V de CGI permet de lutter efficacement contre plusieurs maux de l’informatique actuelle. En effet, la signature électronique de la facture permet de garantir

1)      Son authenticité

2)      Son intégrité, si elle venait à être modifier dans le temps, la signature permettrait de détecter une modification a postériori

3)      Son émetteur, que l’entreprise signe elle-même ses factures ou qu’elle confie cette tache a un prestataire, la signature permettra de savoir qui a signé ce document et permettra donc simplement de faire les vérifications d’usage en cas de doute.

4)      Sa date certaine, si la signature à fait l’objet d’un horodatage

5)      Si le procédé de signature et d’horodatage permet d’avoir une signature autoportante, elle permet de prouver même 10 ans après que le certificat utilisé pour signer étant valable au moment de la signature

On voit ici que la signature permet de fiabiliser la facture électronique et interdit toute falsification.

L’archivage par un tiers renforce la sécurité. En effet, une facture électronique doit être conservée dans des conditions satisfaisantes pour garantir son inaltérabilité dans le temps et conserver tous les moyens d’indentification dans le temps. Confier cette tâche à un tiers permet de garantir une conservation de qualité pour des coûts faibles et bien moins risquée que la conservation d’une facture papier.

En effet la majorité des prestataires confie l’archivage à des professionnels du type Caisse des Dépôts. Institution capable de garantir 10 ans sans risque, réduisant ainsi considérablement les risques par rapport à une conservation classique faite par unePMEdu type sauvegarde sur disque dur externe, ou par rapport à un support papier qui peut se dégrader dans le temps ou être victime du feu ou de l’eau.

Traçabilité : les prestataires vont tracer tous les échanges permettant de suivre l’acheminement de la facture depuis le poste client jusqu’à son destinataire et permettre la réémission de la facture en cas de problème.

Fiabilisation de l’information : dans le cadre de la facture fournisseur, même dans le cas d’une solution en PDF signé quand celle-ci permet la conservation de toutes les données factures (comme chez Eway-Solutions par exemple), le traitement des électroniques permet de fiabiliser l’intégration des données comptables ou business sans risque d’erreur contrairement à la saisie.

On voit ainsi que la dématérialisation des factures améliore la sécurité informatique et juridique de l’entreprise en restreignant les risques de perte de données et en sécurisant les documents transmis. Il devient quasiment impossible de voir une facture être falsifiée ou de perdre ses données factures

Tous ces avantages sont aujourd’hui à disposition des PME et des TPE et pas uniquement des grands groupes grâce à des solutions adaptées.

Alain SABATTIER

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