Entrepreneurs, prenez une bonne résolution pour 2014 : organisez votre facturation

La nouvelle année est toujours l’occasion de bonnes résolutions. Le début d’année est propice à la remise à plat de la facturation. Abandonnez Word et Excel et passez sur un outil simple qui vous fera gagner du temps.

Le module Web’Démat d’Eway-Solutions est la solution qu’il vous faut : un outil de facturation en ligne, disponible 24h/24 qui vous permet via une simple connexion Web de faire votre facturation simplement, de gérer votre base client, d’archiver et d’envoyer automatiquement vos factures sans avoir besoin d’aller à la Poste.

La solution Web’Demat a été conçue pour vous, sa fonction de copie de facture vous permet de réaliser vos factures récurrentes en quelques secondes, de même la fonction de création automatique des avoirs vous permet de gagner du temps. De même, sa fonction de plateforme de dématérialisation des factures vous permet de bénéficier automatiquement d’un archivage pour 10 ans et de l’envoi automatique de vos factures.

Vous pouvez aussi automatiquement transmettre vos factures à votre expert-comptable ou encore suivre vos encaissements. Avec Eway, vous sécurisez et optimisez votre facturation. En ce moment, bénéficiez d’une offre d’essai de 3 mois gratuit.

Pour en savoir plus, consultez notre site : http://www.eway-solutions.com/produits-34-web-demat-:-gestion-commerciale-pour-les-tpe ou inscrivez-vous gratuitement à l’adresse suivante : https://secure.eway-solutions.com/RegisterCompany.aspx

 

 

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L’envoi d’une facture papier coûte en moyenne 3 fois le prix du timbre

Une nouvelle étude sur les coûts d’émission des factures papiers a été publiée en fin d’année 2012. Cette étude publiée sur le site Finyear.com le 19 décembre 2012 a le mérite de décomposer les coûts d’émission des factures en prenant uniquement les coûts directs et non comme d’autres études généralement utilisées qui prennent en compte les coûts indirects du type recouvrement ou gestion des litiges.

Nous reprenons ici les principaux passages de cet article, l’étude complète (source Qweeby) est disponible sur le site  www.finyear.com.

Combien me coûte l’envoi de mes factures clients ?

« Les estimations du coût d’envoi des factures sont exorbitantes : de 9 €à 15 € (étude BVA et prestataire), difficile à croire. Le périmètre pris en compte pour ces évaluations est large et appuie des tarifs de dématérialisation des prestataires élevés. L’étude lancée mi-octobre sur 410 entreprises établit une estimation réaliste selon des critères concrets du coût d’envoi des factures. […] Les sommes à additionner pour obtenir le coût d’envoi d’une facture sont très faibles à l’image du prix d’une enveloppe ou de la consommation d’encre lors d’une impression. Cependant lorsque ces charges sont cumulées sur une année, les sommes grimpent rapidement ! A terme, le résultat peut servir de base de calcul pour identifier les économies réalisables lors de l’envoi de vos factures.

Une variation du coût d’émission de factures de 300% selon la configuration de travail.

Cette étude porte sur l’émission de factures et non sur leur traitement en réception. Faire des économies lorsque vient le moment de régler sa facture est un réflexe, mais diminuer ses coûts de gestion au moment d’être régler est moins évident. Le poste de facturation client est une ligne de coût à laquelle les décideurs en recherche d’économies n’accordent pas assez d’attention. Challenger la structure de coûts de ce poste est une quick win à exploiter.

Les coûts pris en compte vont de l’impression des factures, le type d’imprimante (imprimante laser noir et blanc ou couleur, imprimante jet d’encre, impression matricielle, papier pré imprimé), du prix des enveloppes selon leurs formats et le nombre de pages, les coûts liés à la mise sous pli qu’elle soit manuelle ou automatique. Le temps consacrés au dépôt des factures à la Poste en fonction de la fréquence d’émission ou du prix de l’abonnement aux ramassages du courrier par la Poste sont autant de frais intégré dans le calcul.

Périmètre de l’étude :
L’étude a été réalisée sur une base de 410 entreprises. Afin de déterminer le coût d’envoi annuel des factures depuis son impression jusqu’à son dépôt à la Poste. Les entreprises ont été invitées à répondre à 7 questions sur la méthode d’envoi des factures. Les volumétries de facturation constatée s’étendent de 10 à plus de 100 000 factures annuelles. L’étude a été réalisée du 15 octobre au 20 novembre 2012.

Résultats de l’étude

Impression des factures
La majorité des entreprises utilise le moyen le moins coûteux pour imprimer leurs factures, puisque 58% d’entre elles ont recours aux imprimantes laser noir et blanc. Seuls les petits facturiers (de 10 à 240 factures par an) sont équipés sans distinction d’imprimante jet d’encre, laser noir et blanc et couleur.

mode d'impression 2

Méthode de mise sous plis
Le coût de la mise sous plis a été établi en fonction du temps consacré à plier les factures, mettre les factures dans les enveloppes. A raison de 3 factures par minutes, le coût estimé est de 0.11€ par facture.
Le coût de la mise sous plis grâce à des machines est établi à partir du coût de location de la machine, de sa maintenance, de l’électricité et de la main d’œuvre pour déposer et retirer les factures soit 0.10€ par envoi.
La mise sous pli reste largement réalisée manuellement, à hauteur de 79%. Au-delà de 50 000 factures par an, les entreprises ont recours aux machines à hauteur de 75%.

Affranchissement
Le coût d’affranchissement est calculé en fonction du coût des timbres et du temps consacré à cette opération, qu’elle soit manuelle ou automatique.

methode affranchissement 3

L’utilisation des machines à affranchir est majoritaire.  L’affranchissement est effectué en moyenne à 68% par une affranchisseuse. Les entreprises ayant une faible volumétrie de factures utilisent également des machines à affranchir.

cout affranchissement

Coût avant dépôt en bureau de Poste
Les coûts moyens constatés pour une facture d’une page depuis l’impression jusqu’à la mise sous plis est variable en fonction du volume de facture. Le coût ici calculé intègre le coût d’impression, le prix des enveloppes, les coûts liés à la mise sous plis et l’affranchissement. Les résultats obtenus varient entre 1,03 € et 1,11€. En moyenne le coût d’impression est de 0,10€. En moyenne l’impression, l’enveloppe et la mise sous plis coûte 1,07€par facture.

Dépôt des factures
Déposer les factures en bureau de poste ou dans une boite au lettre, ou encore le ramassage du courrier par la Poste représente un coût qui est lié au temps consacré à cette tache ou qui s’évalue tout simplement par le prix de l’abonnement à la Poste.
L’abonnement à la Poste est la principale méthode employée par les entreprises : 32% des entreprises ont recours aux ramassages du courrier. De 10 à 600 factures annuelles, les entreprises déposent majoritairement leurs factures une fois par semaine à la Poste. Au-delà de 600 factures, 1 entreprise sur 2 a recours au service du ramassage du courrier.

remose en poste 5

Coût d’envoi des factures
Le coût moyen d’une facture varie de 1.05€ à 3.63€ selon le volume de facture expédié par an. Ce coût comprend les consommables, l’entretien des appareils utilisés, le temps consacré à ces taches. Ce coût est plus important pour les entreprises qui se déplacent en bureau de Poste car le temps engagé pour ces taches est fort par rapport aux nombres de documents traités. En moyenne le coût d’une facture est de 1,82€.

cout d'envoi 6

[…]

En bref, la facture électronique :

La facture électronique est plus économique que la facture papier. Mais ce n’est pas le seul apport attendu par les factures électroniques :
La facture électronique permet de gagner du temps sur les taches de traitement des factures, du dépôt des factures. Les factures sont instantanément chez le récepteur.

La traçabilité associée à la facture électronique offre une visibilité sur l’état de réception et de consultation des factures émises. Les factures “ égarées ” par le destinataire peuvent être immédiatement retrouvées par l’émetteur et par le récepteur grâce aux plates-formes centralisant les factures envoyées et reçues.

Le gain d’espace est aussi un avantage non négligeable. La facture électronique signée permet de remplacer l’archivage papier par l’archivage immatériel. Le classement est simplifié grâce aux interfaces des coffres forts électroniques ou par le tri informatique par numéro de factures.

La facture électronique permet également de diminuer l’empreinte carbone. Le constat est simple : au minimum 2 fois moins d’impression, moins de transport de courrier. »

Témoignage Axlane, société utilisatrice de Web’Demat, facturation en ligne et facture dématérialisée

AXLANE (www.axlane.fr), cabinet de conseil en stratégie et organisation commerciale et marketing, utilise Web’Demat d’EWAY Solutions depuis début 2013. Son Directeur témoigne :

« Web’Demat d’Eway nous a permis à la fois de structurer notre processus de facturation, mais aussi de gagner beaucoup de temps sur la préparation et l’envoi des factures. Après 6 mois d’utilisation, nous jugeons la solution facile à utiliser et apportant tout ce qu’on peut en attendre, sans superflu. Le coût est très compétitif et le ROI énorme. »

Combien de factures pour dématérialiser ?

Il faut faire beaucoup de facture pour pouvoir dématérialiser. Voici une idée reçue qui à la vie dure.

Aujourd’hui il n’y a pas de limite inférieure à la facture électronique. Certaines solutions permettent en effet à partir de quelques factures par mois de bénéficier de la dématérialisation grâce à plusieurs modes proposés aux clients depuis la saisie de la facture en ligne jusqu’à la récupération automatique des factures sorties d’un logiciel.

Les bénéfices sont immédiats pour tous les entrepreneurs. Pour les plus petites sociétés, c’est la disponibilité permanente des factures en ligne et la simplicité d’une solution tout en un qui va leur permettre de gagner un temps précieux. Pour les entreprises plus importantes, au-delà du temps gagné, les économies générées par un processus électronique bien moins onéreux que le traitement du papier permettent un ROI très rapide (inférieur à un an)

Il n’y a donc pas de seuil minimal pour dématérialiser les factures. En revanche, il y a très vite des économies à la clé.

Chez Eway-Solutions, le module Web’Demat de saisie en ligne et d’archivage et d’envoi des factures dématérialisées est proposé à partir de 100€ par an avec la possibilité de faire un test gratuit pendant 3 mois (ou 50 factures). En mode récupération automatique des factures émises par un logiciel, des offres sont disponibles à partir de 500 factures annuelles.

Facturation en ligne et facturation électronique : le doublé gagnant de la TPE

Pour les entrepreneurs la facturation est un aspect crucial de la vie de l’entreprise et pourtant souvent négligé faute de temps. Concentrer sur la production, l’entrepreneur en vient à négliger la facturation qui se retrouve relayée aux heures perdues c’est-à-dire souvent le week-end et la nuit.

Pour ces entrepreneurs, la facturation est compliquée et l’utilisation de solutions soit trop complexe soit de type bureautique ne permet pas de répondre à leur besoin.

Les outils de facturation en ligne surtout si on les couples à la facturation électronique permettent de répondre à un vrai besoin de simplification et de conformité pour l’entrepreneur.

L’outil de facturation en ligne, par définition disponible 24h/24 apporte des solutions à l’entrepreneur en termes de conformité (si l’application est bien faite elle contraint au renseignement des données obligatoire de facture à renseigner lors de l’inscription), en termes de fonctionnalités et de simplicité d’usage (mini base article, fonction de copie d’une facture pour la facturation récurrente, suivi des règlements, base clients…)

Couplé à un outil de facturation dématérialisée, la solution de facturation en ligne va décharger l’entrepreneur de certaines tâches administratives et lui permettre de gagner du temps et d’accélérer les encaissements. En effet, le service de facturation électronique va lui permettre d’envoyer automatiquement ses factures par voie électronique sans avoir à repasser par case « La Poste » lui permettant de gagner de précieux jours de règlement. Ce service va aussi lui permettre de s’exonérer des problèmes d’impression, d’archivage et de conservation grâce à l’archivage légal de ses factures en ligne ou encore de transmettre automatiquement une copie de ses factures a son comptables, son banquier…)

Par exemple dans le domaine, le service Web’Demat proposé par Eway-Solutions (www.eway-solutions.com) possède toutes ces qualités, facturation en ligne, facture dématérialisée, archivage légal pour un coût modeste et permet aux entrepreneurs de tester gratuitement la solution pendant 3 mois (ou 50 factures).

Alain SABATTIER

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