Dématérialiser ses factures vers 400 PME et TPE en quelques semaines, c’est possible

C’est le challenge relevé par Eway-Solutions pour un de ses clients

Le contexte :

Le client est un gros cabinet d’expertise comptable. Tous les mois ce cabinet émet 400 à 500 factures vers ses clients pour ses prestations. Les clients du cabinet sont des TPE, des PME, des professions libérales et des quelques particuliers.

Le cabinet souhaite réaliser des économies et optimiser son processus de facturation.

Solution mise en œuvre :

Après contrôle des factures par les responsables, les factures du cabinet sont déposées sur un répertoire pour être traitées par Eway.

Les factures sont automatiquement récupérées sur la plateforme Eway et dématérialisées fiscalement, archivées pour 10 ans et transmises au client sous format PDF signé. Le client reçoit ses factures par email ainsi qu’un login et mot de passe d’accès sur la plateforme Eway ou il peut retrouver en ligne toutes ses factures reçues.

Bénéfices pour le cabinet :

Gain de temps et de productivité. Economie par rapport au traitements papier avec un coût unitaire inférieur au timbre postal

Bénéfices pour le client :

Factures reçues immédiatement, possibilité de récupérer et consulter les pièces à tout moment sur le site web. Possibilité de récupérer les écritures comptables liées aux factures.

Mise en œuvre du projet :

4 semaines, plus le temps d’avertir les clients et de collecter les adresses mail

Réalisation :

  1. Reprise de la base tiers
  2. Paramétrage
  3. Analyse du fichier facture produit par l’entreprise
  4. Tests

Coûts :

Mise en œuvre : quelques K€

Coût unitaire : < au prix du timbre

A propos d’Eway-Solutions :

Eway Solutions est la première solution en mode SaaS de facturation dématérialisée fiscalement (art 289V du CGI) conçue pour permettre l’intégration des TPE et des PME dans la chaine de la dématérialisation. Eway-Solutions est la première solution de dématérialisation fiscale partenaire de Jedeclare.com le portail de l’Ordre des Experts Comptables.

Les solutions Eway sont accessibles à toutes les entreprises quelle que soit leur taille avec des solutions aussi bien pour les TPE (module de facturation en ligne) que pour les PME et sociétés importantes avec des solutions de récupération automatique des données. Les offres d’Eway démarrent à partir de 100€ par an.

Plus d’information sur www.eway-solutions.com ou contact@eway-solutions.com

Quels bénéfices apporte la dématérialisation des factures (3/4) ? : Une sécurité accrue

Qui n’a pas entendu parler aujourd’hui de problème de piratage ?  Quel comptable en entreprise n’a jamais reçu de fausses factures ressemblant plus ou moins bien à une vraie ? Quelle entreprise n’a jamais eu de problèmes liés à la conservation de ses données (informatique et papier) ?

La dématérialisation des factures permet de répondre en grande partie aux problèmes de sécurité exposés ci-dessus.

La signature des factures dans le mode PDF signé de l’art 219V de CGI permet de lutter efficacement contre plusieurs maux de l’informatique actuelle. En effet, la signature électronique de la facture permet de garantir

1)      Son authenticité

2)      Son intégrité, si elle venait à être modifier dans le temps, la signature permettrait de détecter une modification a postériori

3)      Son émetteur, que l’entreprise signe elle-même ses factures ou qu’elle confie cette tache a un prestataire, la signature permettra de savoir qui a signé ce document et permettra donc simplement de faire les vérifications d’usage en cas de doute.

4)      Sa date certaine, si la signature à fait l’objet d’un horodatage

5)      Si le procédé de signature et d’horodatage permet d’avoir une signature autoportante, elle permet de prouver même 10 ans après que le certificat utilisé pour signer étant valable au moment de la signature

On voit ici que la signature permet de fiabiliser la facture électronique et interdit toute falsification.

L’archivage par un tiers renforce la sécurité. En effet, une facture électronique doit être conservée dans des conditions satisfaisantes pour garantir son inaltérabilité dans le temps et conserver tous les moyens d’indentification dans le temps. Confier cette tâche à un tiers permet de garantir une conservation de qualité pour des coûts faibles et bien moins risquée que la conservation d’une facture papier.

En effet la majorité des prestataires confie l’archivage à des professionnels du type Caisse des Dépôts. Institution capable de garantir 10 ans sans risque, réduisant ainsi considérablement les risques par rapport à une conservation classique faite par unePMEdu type sauvegarde sur disque dur externe, ou par rapport à un support papier qui peut se dégrader dans le temps ou être victime du feu ou de l’eau.

Traçabilité : les prestataires vont tracer tous les échanges permettant de suivre l’acheminement de la facture depuis le poste client jusqu’à son destinataire et permettre la réémission de la facture en cas de problème.

Fiabilisation de l’information : dans le cadre de la facture fournisseur, même dans le cas d’une solution en PDF signé quand celle-ci permet la conservation de toutes les données factures (comme chez Eway-Solutions par exemple), le traitement des électroniques permet de fiabiliser l’intégration des données comptables ou business sans risque d’erreur contrairement à la saisie.

On voit ainsi que la dématérialisation des factures améliore la sécurité informatique et juridique de l’entreprise en restreignant les risques de perte de données et en sécurisant les documents transmis. Il devient quasiment impossible de voir une facture être falsifiée ou de perdre ses données factures

Tous ces avantages sont aujourd’hui à disposition des PME et des TPE et pas uniquement des grands groupes grâce à des solutions adaptées.

Alain SABATTIER

Quels bénéfices apporte la dématérialisation des factures (2/4) ? : Une amélioration de la trésorerie

En ces temps de crise qui maltraitent la trésorerie des entreprises, un retour sur les avantages de la dématérialisation en ce domaine parait intéressant à souligner.

Qu’un changement de mode de facturation puisse influer sur la trésorerie peut paraître surprenant. C’est néanmoins évident.

La dématérialisation des factures permet de transmettre immédiatement les factures au destinataire. Ce gains par rapport au processus classique impression, mise sous plis, envoi, réception et ouverture du courrier avant traitement – peut être assez important puisque le cycle papier peut prendre jusqu’à une semaine, de  l’impression de la facture chez l’expéditeur au début du traitement chez le destinataire. La facture étant traitée plus tôt, elle aura toute les chancesd’être également payée plus tôt. Ou à l’heure…

Le gain possible sur les dates de paiement est un autre aspect qu’il importe de souligner. Chez Eway-Solutions, nous avons ainsi le témoignage d’une entreprise dont les factures sont réglées à 30 jours fin de mois date de réception de facture. La société devant attendre la fin du mois pour les réaliser sur la base de relevés de prestations, ses factures étaient systématiquement reçues en début de mois suivant, du fait des délais postaux. En les dématérialisant, l’entreprise les transmet désormais le jour même : elle a ainsi gagné 30 jours de délais de règlement.

En réduisant les litiges et les erreurs de saisie, la dématérialisation permet aussi d’accélérer le cycle des encaissements. En effet, les factures ne se « perdent » plus en chemin ; des contrôles à priori sur la présence de certaines données nécessaires à son enregistrement par le destinataire peuvent être faits, etc. La réduction des litiges entraîne donc mécaniquement une accélération des règlements.

La dématérialisation des factures permet enfin au destinataire d’accélérer le cycle de traitement interne des factures et donc de payer plus vite. En effet, l’intégration automatique des données des factures reçues dans les logiciels du destinataire lui permet de les traiter plus rapidement. L’enjeu est bien compris des grandes entreprises, qui imposent aujourd’hui la dématérialisation à leurs fournisseurs, non seulement pour réaliser elles-mêmes des économies de traitement, mais aussi parce que c’est le seul moyen pour elles de respecter
les délais de règlements maximum imposés par la LME et la NRE. Beaucoup d’entre elles seraient incapables de respecter le délai de 60 jours de paiement date de facture avec un traitement papier, au regard des volumes extrêmement importants de factures reçues mensuellement par certaines grandes entreprises.

Et vous, combien de jours de règlement pourriez-vous gagner grâce à la dématérialisation de vos factures ?

Alain SABATTIER

L’Ordre des Experts Comptables lance SignExpert

Excellente initiative du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables (CSOEC), les experts comptables régulièrement inscrits à l’Ordre vont bénéficier à partir du mois d’Octobre de la signature électronique.

Avec la généralisation de la signature électronique dans les cabinets, les Experts Comptables vont pouvoir signer électroniquement et authentifier tous les documents sortant du cabinet mais aussi archiver les documents type grand livre en y apposant une signature électronique qui garantira leur authenticité.

Dans le domaine de la facturation électronique aussi, il est fort à parier que l’arrivée de SignExpert va permettre aux cabinets de passer à la dématérialisation  et d’entraîner dans leur suite les PME et les TPE clientes.

Pour le moment les éditeurs de solutions pour les cabinets se préparent, seuls 8 seraient sur les rangs pour proposer dès le lancement lors du congrès de l’Ordre à Marseille au mois d’octobre, des solutions comptables.

Par exemple, dans la facturation électronique, Eway-Solutions déjà partenaire de Jedeclare.com, se prépare à présenter au moment du congrès, la première solution de dématérialisation fiscale compatible SignExpert. Eway-Solutions espère ainsi que la dématérialisation dans les cabinets soit une première étape vers la généralisation de la dématérialisation parmi les PME.

L’Ordre espère, grâce à cette offre, que les cabinets vont mettre de l’ordre dans leurs pratiques en termes de documents électroniques, notamment pour les problématiques de conservation des documents. En effet certaines archives, pour être conservées en voie électronique doivent respecter certaines garanties que seule la signature électronique peut apporter.

Quand on sait par exemple que beaucoup de cabinets envoient des factures au format PDF non conformes à l’article 289V du  CGI, on comprend le désir du CSOEC de diffuser les bonnes pratiques et de mettre à disposition de ses membres les outils nécessaires à un bon usage de la dématérialisation des documents

Il faut souhaiter que les usages de la signature électronique se généralisent chez les experts comptables pour le renforcement de la sécurité des échanges électroniques et une diffusion des bonnes pratiques auprès des PME.

Alain SABATTIER

Quels bénéfices apporte la dématérialisation des factures (1/4)? Des économies …

La dématérialisation des factures, quelles soient entrantes ou sortantes, permet de réaliser d’importantes économies. Les études généralement acceptées font état d’une réduction des coûts qui passe 13 à 4 € en facture entrante et de 9 à 3 euros en facture sortante.

Surpris ? On ne se rend effectivement pas compte que le coût de traitement d’une facture, ce n’est pas seulement l’affranchissement.

En facture sortante, par exemple, il faut prendre en compte, sa réalisation, son impression, sa mise sous pli, son archivage, le traitement des litiges et du recouvrement, le coût de trésorerie que représentent les retards de règlement.

La réalisation de la facture est une étape obligatoire, les informations de facturation devant être saisies. Son impression (en deux exemplaires) représente un coût non perçu par les entrepreneurs mais fort en réalité (une page imprimée coute entre 10 et 30 centimes). Vient ensuite la mise sous pli, enveloppe, pliage, collage, saisie de l’adresse. Cette opération représente, si le processus n’est pas automatisé, de précieuses minutes pendant lesquelles vous ne travaillez pas.

Ensuite commence un long processus jusqu’au paiement qui peut s’avérer couteux. Perte de temps à l’envoi (pas le temps d’aller à la poste), délai postal, temps avant l’ouverture de l’enveloppe, il peut s’écouler ainsi entre 3 et 5 jours entre la date de mise sous pli et sa réception par l’interlocuteur.

Puis vient le temps, du traitement chez le client (facture entrante) : Vérification, rapprochement commande,  validation ou litige, mise en paiement…

Ce délai qui peut être long, entre sa mise sous pli et son paiement entraîne un nouveau coût, le coût de trésorerie, ainsi une facture de 1000€ en retard de 30 jours coutera 40 centimes à une société obligée de se refinancer à 5%.

Puis, il faut encore la comptabiliser, la rapprocher du paiement…

Notre facture doit encore être archivée, retrouvée en cas de besoin (et cela pendant 10 ans) à nouveau un cout caché est derrière cette opération.

Et maintenant, vu avec cet œil, croyez vous encore qu’une facture ne coûte qu’un timbre poste ?

Faites le calcul par vous-même, pour votre entreprise, vous n’arriverez probablement pas a 9€ car ces études valorisent le temps passée. Maintenant imaginez que vous valorisez ce temps au cout du smic. A combien arrivez-vous ? 5€ ? 7€ ? 9€ ?

Face à ces coûts, la facturation électronique permet de diminuer tout ces postes

1)      La réalisation de la facture peut être simplifiée et plus rapide si vous remplacez Excel par un logiciel lié à la facturation.

2)      Les frais  d’impression, de fourniture, de mise sous pli sont supprimés

3)      Le traitement des factures est simplifié, les données peuvent être transférées directement en comptabilité

4)      Réduction des litiges, les litiges du type, « je n’ai pas reçu la facture… » sont supprimés

5)      Réduction des délais d’acheminement et de paiement, conséquence de tout ce qui est ci-dessus (transfert immédiat, réduction des litiges, rapidité du traitement)

Alain SABATTIER

Vous avez dit dématérialisation fiscale des factures ?

Depuis des années que je travaille sur le sujet, l’accueil de ce mot est souvent glacial. Dématérialisation, le mot commence à avoir du sens, paiement dématérialisé, factures des opérateurs de téléphonie… mais lié au mot Fiscale, tout de suite, l’entrepreneur commence à avoir des sueurs froides ! Il est temps d’en parler simplement.

La dématérialisation fiscale des factures est tout simplement l’échange de facture électronique qui offre un niveau de sécurité suffisant pour que l’administration fiscale lui accorde la même valeur qu’a une facture papier, et autorise donc son émetteur et son destinataire à ne plus échanger de papier.

D’accord, me direz-vous, mais pourquoi faire ? Que va m’apporter la dématérialisation des factures ?

Presque rien : une sécurité accrue des échanges, un archivage et une consultation en ligne de toutes mes pièces, des économies liées à l’affranchissement, mise sous plis, impression, traitement …. des factures, une accélération du cycle des règlements clients, une simplification de la gestion de la relation commerciale, l’intégration automatique des données dans l’ERP ou la comptabilité. (Nous aurons l’occasion de revenir sur ces bénéfices dans d’autres billets).

A chaque entreprise son mode de dématérialisation

La loi française dans sa grande mansuétude a autorisé deux modes de dématérialisation fiscale qui répondent aux tailles et aux contraintes des entreprises

1)      La dématérialisation sous forme de fichiers structurés (art 289 Bis du CGI)

Ce mode de dématérialisation consiste à échanger un fichier de données de type EDI, en garantissant à chaque instant l’authenticité du message, son intégrité, mais aussi sa pérennité dans le temps. L’échange doit pouvoir être fait de machine à machine sans intervention humaine avec des protocoles techniques fiables. Les données doivent être archivées selon les prescriptions du droit fiscal (6 ans) et du droit commercial (10 ans). Les partenaires doivent signer une convention d’interchange qui définit précisément les modalités de cet échange et les formats utilisés. C’est le mode préféré des grands groupes.

2)      La dématérialisation sous forme d’image signée (art 289 V du CGI)

Ce mode de dématérialisation consiste à échanger un fichier de type PDF, authentifié et sécurisé par une signature électronique qui garantie l’intégrité du document et son émetteur. Comme dans le cas précédent, l’original doit être conservé et archivé pour 10 ans. Elle nécessite un accord tacite du destinataire. Cette forme de dématérialisation a l’avantage d’être plus simple à mettre en œuvre. C’est le mode préféré des PME car une facture image est lisible par tout le monde et ne nécessite pas d’investissements coûteux.

Alain SABATTIER

%d blogueurs aiment cette page :