Entrepreneurs, prenez une bonne résolution pour 2014 : organisez votre facturation

La nouvelle année est toujours l’occasion de bonnes résolutions. Le début d’année est propice à la remise à plat de la facturation. Abandonnez Word et Excel et passez sur un outil simple qui vous fera gagner du temps.

Le module Web’Démat d’Eway-Solutions est la solution qu’il vous faut : un outil de facturation en ligne, disponible 24h/24 qui vous permet via une simple connexion Web de faire votre facturation simplement, de gérer votre base client, d’archiver et d’envoyer automatiquement vos factures sans avoir besoin d’aller à la Poste.

La solution Web’Demat a été conçue pour vous, sa fonction de copie de facture vous permet de réaliser vos factures récurrentes en quelques secondes, de même la fonction de création automatique des avoirs vous permet de gagner du temps. De même, sa fonction de plateforme de dématérialisation des factures vous permet de bénéficier automatiquement d’un archivage pour 10 ans et de l’envoi automatique de vos factures.

Vous pouvez aussi automatiquement transmettre vos factures à votre expert-comptable ou encore suivre vos encaissements. Avec Eway, vous sécurisez et optimisez votre facturation. En ce moment, bénéficiez d’une offre d’essai de 3 mois gratuit.

Pour en savoir plus, consultez notre site : http://www.eway-solutions.com/produits-34-web-demat-:-gestion-commerciale-pour-les-tpe ou inscrivez-vous gratuitement à l’adresse suivante : https://secure.eway-solutions.com/RegisterCompany.aspx

 

 

Réglementation sur la Facture électronique : Nouvelles évolutions

Après de long mois d’attente, le BOFIP (Bulletin officiel des Finances Publiques) est enfin venu préciser les conditions application du nouvel article 289 du Code Général des Impôts. Dès le mois de mai, un précédent article expliquait les principaux changements de la réglementation en termes de factures électroniques, ces explications n’auraient cependant pas été complètes sans les précisions sur ses conditions d’application. Le 18 octobre, le BOFIP est venu enfin les préciser. Nous détaillerons donc les conditions qui s’appliquent maintenant à la facture électronique sous format image signée.

La facture électronique dispense des conserver les pistes d’audit liés aux factures. Ce principe précisé dans l’art 289 est clairement rappeler ici, à condition que la signature mise en œuvre soit une signature qualifiée (point que nous détaillerons par la suite). Cela signifie que la facture électronique tient lieu de preuve indiscutable auprès des impôts et se suffit par elle-même à condition d’utiliser les bonnes signatures sous peine, non plus de voir sa facture refusée par le fisc comme précédemment, mais de devoir conserver pendant toute la durée d’archivage toute pièce justificative de la facture afin d’établir des pistes d’audit fiable.

Pourquoi une telle suprématie d’un coup de la facture électronique ? Tout simplement parce que le législateur impose maintenant l’utilisation de certificats électroniques extrêmement sécurisés (dit qualifié) remis en main propre et sur un support Cryptographique. Les signatures émises avec ses certificats sont présumées fiables (Décret n°2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du code civil), c’est-à-dire qu’il appartient à celui qui le contexte de prouver sa non fiabilité. La charge de la preuve est ainsi inversée. Ce n’est plus au signataire de prouver la fiabilité de son document signé mais bien à celui qui le conteste.

On peut donc dire qu’aujourd’hui la facture électronique est un réel avantage compétitif car elle simplifie encore plus la gestion de l’entreprise en se suffisant à elle-même.

Cependant, ces nouvelles dispositions s’accompagnent aussi de nouvelles contraintes. En effet, les dispositifs de signature à mettre en œuvre sont plus complexes et les certificats à utilisés sont plus sécurisés et plus onéreux (certificats qualifiés remis en main propre sur support cryptographique après vérification des justificatifs). De plus, le système même de qualification suppose que les cachets serveurs ne sont plus utilisables. Il faudra maintenant utiliser des certificats de personnes physique agissant pour le compte de la société (certificat de Monsieur X de la société Y). La solution la plus simple pour acquérir ses certificat sera certainement l’utilisation de certificat RGS 2* ou RGS 3* reconnu explicitement par le BOFIP comme valable.

Concrètement les sociétés ont jusqu’au 31/12/2013 pour se mettre en conformité, sinon elles devront conserver toutes les pistes d’audit, les factures ne seront plus signées « Société Y » mais « Monsieur X de la société Y ». Pour les prestataires de service de dématérialisation, il sera nécessaire de vérifier la conformité des certificats de leurs clients ou de modifier leur certificat de signature en abandonnant leur cachet serveur lorsqu’elles signent pour le compte du client.

Dans un premier temps cette nouvelle rédaction va poser quelques difficultés aux destinataires qui devront vérifier le certificat de signature pour savoir si la facture reçue et signée électroniquement l’est bien avec un certificat « qualifié » pour savoir si elles doivent conservées les pistes d’audit on non. Cette situation sera transitoire le temps que toutes les émetteurs se mettent à jour.

La nouvelle rédaction de l’article 289 et ses textes d’applications renforce encore l’intérêt de passer à la dématérialisation des factures en supprimant ou limitant la nécessité de maintenir des pistes d’audit chez l’émetteur et le destinataire. Elle renforce ainsi l’acception par les destinataires qui vont ainsi se voir libérer d’obligation de conservation de ces éléments qui étaient souvent sous forme papier.

Alain SABATTIER

Témoignage : GoWizYou recommande l’utilisation de Web’Demat, facturation en ligne et dématérialisation des factures pour les PME

« Le processus de facturation est clef dans la bonne gestion d’une entreprise, c’est pourquoi chez GoWizYou nous avons adopté Eway dès les premiers mois d’activités. En bientôt deux ans, Eway est devenu incontournable tant pour nous que pour nos clients et partenaires. Notre expert comptable l’utilise pour intégrer simplement les comptes de tiers. Nos commerciaux ont rapidement adopté la solution grâce à se simplicité.

Enfin, dernier point et non des moindre, nous commercialisons Eway auprès de cabinets d’expert comptables clients, ils sont ravis et Dieu sait si la profession est exigeante en matière de facturation.  »

Pour en savoir plus sur les solutions d’Eway-Solutions : www.eway-solutions.com

A propoos de GoWizYou :  Experts intégrateurs, les consultants de GoWizYou vous accompagnent dans la mise en oeuvre de solutions “Cloud Computing” pour améliorer les performances de votre entreprise www.gowizyou.com

Partenariat Jedeclare.com / Eway : des solutions pour le cabinet et ses clients

Dès 2010, Eway et Jedeclare ont conclu un partenarait stratégique dans le but de favoriser le développement de la facture électronique au service du cabinet et de ses clients.

Concrètement ce partenariat s’est traduit deux manières :

  • Pour les clients d’Eway, l’archivage pour 10 ans des factures est réalisé auprès de Jedeclare.com
  • Pour le cabinet, la possibilité de récuperer via Jedeclare, les journaux de vente de ses clients

Ce partenariat permet donc aux experts comptables de proposer à leurs clients une solution pour fiabiliser leur facturation et au passage de pouvoir récupérer ainsi les journaux de vente directement soit via Jedeclare.

Retrouvez les solutions d’Eway sur le stand de son partenaire Gotowin Experts, T96 lors du congrès à Dijon

5 raisons de passer à la facturation en ligne pour votre TPE

De nombreux entrepreneurs font encore leurs factures avec Word ou Excel puis les envoient en papier. Les solutions de facturation en ligne et d’envoi de factures dématérialisées leur permettraient pourtant de nombreuses facilités et économies.

1)      Réaliser des factures conformes

Ce constat est partagé par de nombreux experts comptables, les factures ainsi saisies ne respectent souvent pas les obligations légales en terme de mentions à porter sur les factures, voir même des erreurs de calcul sur la TVA. L’utilisation d’un outil de facturation en ligne permet d’utiliser des modèles conformes aux attentes législatives.

2)      Simplifier la saisie des factures

Les fonctionnalités simples permettent de gagner un temps précieux lors de la réalisation des factures, ainsi les coordonnées des clients sont reprises automatiquement, les numéros de factures sont pré-renseignés, voir avec certains outils, des fonctions de copie de factures précédentes permettent de faire en quelques seconde une facture récurrente. Quelques petites minutes de paramétrage au démarrage permettent ensuite de gagner un temps précieux

3)      Réaliser des économies

Des solutions telles que Web’Demat d’Eway-Solutions, vous permettent de faire des factures électroniques à valeur fiscale (art 289 VII-3 du CGI) et de les envoyer directement à vos clients par voie électronique. Ces factures électroniques n’ont plus besoin d’être imprimées pour être conformes, vous économisez ainsi sur les frais d’affranchissement et de consommables (consulter l’article : « L’envoi d’une facture papier coûte en moyenne 3 fois le prix du timbre»). Vous gagnez du temps grâce à l’envoi immédiat de vos factures, plus besoin de vous déplacer ou t’attendre la levée postale

4)      Protéger vos documents commerciaux

Couplée à une solution d’archivage légal, votre solution de facturation en ligne, assure pour vous l’archivage pour 10 ans de vos factures dans un coffre-fort électronique.  Vous n’avez ainsi plus de risque de perdre vos factures et vous êtes protégez contre les risques de perte de vos pièces comptables ou de dégradation de vos données. En plus avec l’archivage électronique vous n’avez plus à gérer un archivage papier complexe et fastidieux.

5)      Accéder 24h/24 et de n’ importe où à votre application de gestion

Votre solution de facturation en ligne est disponible partout à partir d’une connexion internet. Plus besoin d’être au bureau pour consulter vos factures ou les faire.

Testez gratuitement Web’Demat, la première solution de facturation en ligne pour les TPE et PME qui vous permet de vous passer réellement du papier en toute légalité, Eway vous offre vos 50 premières factures électroniques.

Pour en savoir plus ou ouvrir un compte gratuit, connectez-vous sur www.eway-solutions.com ou contactez-nous à contact@eway-solutions.com.

L’envoi d’une facture papier coûte en moyenne 3 fois le prix du timbre

Une nouvelle étude sur les coûts d’émission des factures papiers a été publiée en fin d’année 2012. Cette étude publiée sur le site Finyear.com le 19 décembre 2012 a le mérite de décomposer les coûts d’émission des factures en prenant uniquement les coûts directs et non comme d’autres études généralement utilisées qui prennent en compte les coûts indirects du type recouvrement ou gestion des litiges.

Nous reprenons ici les principaux passages de cet article, l’étude complète (source Qweeby) est disponible sur le site  www.finyear.com.

Combien me coûte l’envoi de mes factures clients ?

« Les estimations du coût d’envoi des factures sont exorbitantes : de 9 €à 15 € (étude BVA et prestataire), difficile à croire. Le périmètre pris en compte pour ces évaluations est large et appuie des tarifs de dématérialisation des prestataires élevés. L’étude lancée mi-octobre sur 410 entreprises établit une estimation réaliste selon des critères concrets du coût d’envoi des factures. […] Les sommes à additionner pour obtenir le coût d’envoi d’une facture sont très faibles à l’image du prix d’une enveloppe ou de la consommation d’encre lors d’une impression. Cependant lorsque ces charges sont cumulées sur une année, les sommes grimpent rapidement ! A terme, le résultat peut servir de base de calcul pour identifier les économies réalisables lors de l’envoi de vos factures.

Une variation du coût d’émission de factures de 300% selon la configuration de travail.

Cette étude porte sur l’émission de factures et non sur leur traitement en réception. Faire des économies lorsque vient le moment de régler sa facture est un réflexe, mais diminuer ses coûts de gestion au moment d’être régler est moins évident. Le poste de facturation client est une ligne de coût à laquelle les décideurs en recherche d’économies n’accordent pas assez d’attention. Challenger la structure de coûts de ce poste est une quick win à exploiter.

Les coûts pris en compte vont de l’impression des factures, le type d’imprimante (imprimante laser noir et blanc ou couleur, imprimante jet d’encre, impression matricielle, papier pré imprimé), du prix des enveloppes selon leurs formats et le nombre de pages, les coûts liés à la mise sous pli qu’elle soit manuelle ou automatique. Le temps consacrés au dépôt des factures à la Poste en fonction de la fréquence d’émission ou du prix de l’abonnement aux ramassages du courrier par la Poste sont autant de frais intégré dans le calcul.

Périmètre de l’étude :
L’étude a été réalisée sur une base de 410 entreprises. Afin de déterminer le coût d’envoi annuel des factures depuis son impression jusqu’à son dépôt à la Poste. Les entreprises ont été invitées à répondre à 7 questions sur la méthode d’envoi des factures. Les volumétries de facturation constatée s’étendent de 10 à plus de 100 000 factures annuelles. L’étude a été réalisée du 15 octobre au 20 novembre 2012.

Résultats de l’étude

Impression des factures
La majorité des entreprises utilise le moyen le moins coûteux pour imprimer leurs factures, puisque 58% d’entre elles ont recours aux imprimantes laser noir et blanc. Seuls les petits facturiers (de 10 à 240 factures par an) sont équipés sans distinction d’imprimante jet d’encre, laser noir et blanc et couleur.

mode d'impression 2

Méthode de mise sous plis
Le coût de la mise sous plis a été établi en fonction du temps consacré à plier les factures, mettre les factures dans les enveloppes. A raison de 3 factures par minutes, le coût estimé est de 0.11€ par facture.
Le coût de la mise sous plis grâce à des machines est établi à partir du coût de location de la machine, de sa maintenance, de l’électricité et de la main d’œuvre pour déposer et retirer les factures soit 0.10€ par envoi.
La mise sous pli reste largement réalisée manuellement, à hauteur de 79%. Au-delà de 50 000 factures par an, les entreprises ont recours aux machines à hauteur de 75%.

Affranchissement
Le coût d’affranchissement est calculé en fonction du coût des timbres et du temps consacré à cette opération, qu’elle soit manuelle ou automatique.

methode affranchissement 3

L’utilisation des machines à affranchir est majoritaire.  L’affranchissement est effectué en moyenne à 68% par une affranchisseuse. Les entreprises ayant une faible volumétrie de factures utilisent également des machines à affranchir.

cout affranchissement

Coût avant dépôt en bureau de Poste
Les coûts moyens constatés pour une facture d’une page depuis l’impression jusqu’à la mise sous plis est variable en fonction du volume de facture. Le coût ici calculé intègre le coût d’impression, le prix des enveloppes, les coûts liés à la mise sous plis et l’affranchissement. Les résultats obtenus varient entre 1,03 € et 1,11€. En moyenne le coût d’impression est de 0,10€. En moyenne l’impression, l’enveloppe et la mise sous plis coûte 1,07€par facture.

Dépôt des factures
Déposer les factures en bureau de poste ou dans une boite au lettre, ou encore le ramassage du courrier par la Poste représente un coût qui est lié au temps consacré à cette tache ou qui s’évalue tout simplement par le prix de l’abonnement à la Poste.
L’abonnement à la Poste est la principale méthode employée par les entreprises : 32% des entreprises ont recours aux ramassages du courrier. De 10 à 600 factures annuelles, les entreprises déposent majoritairement leurs factures une fois par semaine à la Poste. Au-delà de 600 factures, 1 entreprise sur 2 a recours au service du ramassage du courrier.

remose en poste 5

Coût d’envoi des factures
Le coût moyen d’une facture varie de 1.05€ à 3.63€ selon le volume de facture expédié par an. Ce coût comprend les consommables, l’entretien des appareils utilisés, le temps consacré à ces taches. Ce coût est plus important pour les entreprises qui se déplacent en bureau de Poste car le temps engagé pour ces taches est fort par rapport aux nombres de documents traités. En moyenne le coût d’une facture est de 1,82€.

cout d'envoi 6

[…]

En bref, la facture électronique :

La facture électronique est plus économique que la facture papier. Mais ce n’est pas le seul apport attendu par les factures électroniques :
La facture électronique permet de gagner du temps sur les taches de traitement des factures, du dépôt des factures. Les factures sont instantanément chez le récepteur.

La traçabilité associée à la facture électronique offre une visibilité sur l’état de réception et de consultation des factures émises. Les factures “ égarées ” par le destinataire peuvent être immédiatement retrouvées par l’émetteur et par le récepteur grâce aux plates-formes centralisant les factures envoyées et reçues.

Le gain d’espace est aussi un avantage non négligeable. La facture électronique signée permet de remplacer l’archivage papier par l’archivage immatériel. Le classement est simplifié grâce aux interfaces des coffres forts électroniques ou par le tri informatique par numéro de factures.

La facture électronique permet également de diminuer l’empreinte carbone. Le constat est simple : au minimum 2 fois moins d’impression, moins de transport de courrier. »

Témoignage Axlane, société utilisatrice de Web’Demat, facturation en ligne et facture dématérialisée

AXLANE (www.axlane.fr), cabinet de conseil en stratégie et organisation commerciale et marketing, utilise Web’Demat d’EWAY Solutions depuis début 2013. Son Directeur témoigne :

« Web’Demat d’Eway nous a permis à la fois de structurer notre processus de facturation, mais aussi de gagner beaucoup de temps sur la préparation et l’envoi des factures. Après 6 mois d’utilisation, nous jugeons la solution facile à utiliser et apportant tout ce qu’on peut en attendre, sans superflu. Le coût est très compétitif et le ROI énorme. »

Nouvelle législation sur la facture électronique : Vers une simplification?

Depuis plus d’un an, à l’initiative de l’Union Européenne, était attendue une simplification des règles concernant la facture électronique. Cette modification de la loi française est intervenue le 29 décembre 2012 pour une mise en application dès janvier 2013 par la réécriture de l’article 289 de Code Général des Impôts. Pour autant cette modification apporte-t-elle réellement une simplification et un assouplissement des règles.

Précédemment

La version précédente de l’art 289 était très claire. Elle stipulait dans ses articles 289 bis et 289 V ce qu’était une facture électronique, soit un échange de données informatisés (EDI) assorti de processus techniques garantissant l’intégrité du message dans le temps et son interprétation automatisé, soit  une image dont l’intégrité est garanti au moyen d’une signature électronique. Dans les deux cas un archivage dit « a valeur probante » au moyen d’un coffre-fort électronique doit garantir la conservation pour la durée légale de l’archive électronique. (voir aussi article publié précédemment sur le contexte législatif précedent)

La nouvelle rédaction de cet article précise dans l’art 289-VI :

« VI. – Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit »

Une lecture rapide de cette nouvelle rédaction a fait croire à certaines entreprises que désormais, la loi autorisait la transmission d’un PDF simple aux clients. La réalité est malheureusement plus compliquée. En effet, cette possibilité est offerte mais assortie de nombreuses obligations pour l’émetteur et le destinataire notamment la mise en place de piste d’audit et leur conservation durant la durée légale de conservation des factures tant pour les deux partie. Il ne s’agit donc plus uniquement de conserver la facture, mais aussi toutes les preuves de sa réalité. Cette nouvelle obligation ne pèse que sur les factures émises en électronique et qui ne respectent pas les principes des deux modes historiques de factures électroniques dont la validité est réaffirmée dans la nouvelle rédaction.

En effet, l’art 289-VII stipule : «  – Pour satisfaire aux conditions prévues au V, l’assujetti peut émettre ou recevoir des factures :

1° Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement »

Les solutions précisées au VII-2 et VII-3 correspondant aux factures électroniques sécurisées au moyen d’une signature électronique (2) ou sous format EDI (3), c’est-à-dire les deux formats préconisés jusqu’alors.

En conclusion :

La prétendue simplification proposée par le nouveau texte fait peser une nouvelle obligation pour pouvoir l’utiliser, celle de disposer de piste d’audit chez le client et chez le fournisseur permettant de prouver pendant toute la durée de conservation de la facture la réalité de celle-ci. On voit que cette évolution a été réalisée à l’instigation des opérateurs téléphonique et des opérateurs d’énergie qui disposent déjà d’obligation de conserver le relevé d’appel ou de compteur notamment et donc de toutes les pistes d’audit demandées et qui, par ailleurs, rencontraient des difficultés à se mettre en conformité avec les dispositions précédentes. Pour les PME et TPE françaises, la sécurisation au moyen d’une signature électronique reste donc le moyen le plus simple de dématérialiser leurs factures. Des solutions telles que celles proposées par Eway-Solutions permettent d’y répondre.

Alain SABATTIER

Factures électroniques : les TPE et PME s’y mettent aussi

Alors que les grandes industries sont passées à la facture électronique depuis plusieurs années dans la facturation B to B, les petites et moyennes entreprises se sont laissées distancer. Pourtant les avantages de la facture électronique, en termes de coûts, de gains de temps et de gain de trésorerie ne sont plus à démontrer.

On observe depuis quelques mois, la crise aidant, un intérêt naissant des TPE et PME pour la dématérialisation de leurs factures. Elles sont souvent demandeuses d’une solution simple et souple, adaptée à leur fonctionnement. Le développement des solutions SaaS, sans installation de logiciel permet aujourd’hui de répondre à ce besoin.

Les précurseurs dans ce domaine ont été toutes les solutions de facturation en ligne qui sont nées dans les dernières années, répondant ainsi au besoin des TPE d’avoir un outil de facturation en ligne. Cependant ces solutions ne sont pour la plupart pas allées au bout de la logique en permettant de supprimer purement et simplement l’envoi de facture papier tout en respectant le cadre législatif approprié.

Ce point est aujourd’hui résolu avec des services en ligne tels qu’Eway-Solutions qui propose sur sa plateforme web à la fois un logiciel de facturation en ligne et l’envoi des factures dématérialisées dans le respect de l’article 289 du Code Général des impôts. Les factures ainsi émises sont signées électroniquement, archivées pour 10 ans et transmises par mail au destinataire qui peut les retrouver à tout moment en ligne sur le site d’Eway.

Avec de telles solutions, les TPE s’affranchissent de la plupart des contraintes de la facturation grâce à un service en ligne disponible 24/24 avec une connexion web, un archivage en ligne des pièces et une transmission immédiate des factures sans avoir à attendre la levée postale.

Pour les PME qui possèdent leur logiciel de facturation, les solutions SaaS qui permettent sans installation de logiciel de traiter automatiquement les factures en mode électronique, leur apporte enfin une solution adaptée à leur contexte. En déléguant en quelques clics à la solution choisie le soin de certifier, d’acheminer et de traiter les factures conformément à la réglementation, elles peuvent se consacrer à leur métier et réaliser de confortables économies par rapport au traitement des factures papier.

L’ère de la facture électronique pour toutes les entreprises est désormais en marche grâce à des solutions adaptées qui permettent de faire du 0 papier une réalité offerte à toutes.

Quel cadre réglementaire pour la facture électronique ?

Eau, gaz, électricité, la facture électronique se glisse partout du fait de sa simplicité et des économies qu’elle engendre. Elle ne peut cependant pas être mise en œuvre n’importe comment. Pour être recevable fiscalement et légalement, la réalisation d’un projet de dématérialisation est soumise à quelques règles qui doivent être respectées.

L’UE définit ce qu’est une facture électronique dans le cadre de la directive TVA CE115 de 2001 et autorise 2 grands modes de facturation électronique.

  1. La facture sous format de fichier de données structurées, inspirée notamment de l’EDI classique auquel sont ajoutés des éléments de sécurisation des échanges. Ce mode de dématérialisation doit permettre le traitement automatisé des flux de factures.
  2. Le deuxième mode est celui de l’image signé. Elle consiste donc à apposer une signature électronique sur le document facture échangé. La signature électronique* permettant de garantir l’authenticité et l’intégrité du document dans le temps.  Cette deuxième alternative a été introduite par le législateur car elle représente moins de contrainte de mise en œuvre que le premier mode.

Dans le droit français, cette directive s’est traduite par l’insertion de deux articles dans le Code Général des Impôts (CGI), les articles 289 V et 289 Bis. C’est la raison pour laquelle on parle de dématérialisation fiscale car c’est l’origine de la reconnaissance par le Fisc de la validité d’une facture électronique, notamment pour la déductibilité de la TVA ou des charges.

L’Art 289V définit la facture électronique au format image de manière extrêmement simple. Il précise qu’une facture électronique est un document facture émis par voie électronique et sécurisé au moyen d’une signature électronique. Ce procédé peut être utilisé sous réserve d’acceptation par le destinataire. En pratique l’art 289V simplifie beaucoup la procédure avec comme seule contrainte une signature suffisamment forte et le recueil de l’acceptation préalable du destinataire. C’est la voie la plus simple pour les PME car elle permet d’utiliser les factures formatées directement par le logiciel de production.

L’art 289 bis définit la dématérialisation sous forme de données structurées mais vient ajouter des contraintes particulières à ce mode de dématérialisation, non seulement un ensemble de règles techniques mais aussi la nécessité d’établir entre les partenaires une convention d’inter change, de consigner une liste des partenaires ainsi qu’un récapitulatif de tous les échanges de message échangés.

Le dernier texte important est l’instruction fiscale du 11 janvier 2007. Cette instruction autorise les entreprises à émettre une facture papier à leur client mais à n’en conserver qu’un original électronique. Ce texte était très attendu des entreprises pour les projets de dématérialisation fiscale. En effet, jusqu’alors, elles étaient obligées de gérer deux processus opérationnels différents : un pour les clients en électronique ou tout devait être électronique et un pour les clients « papier ».  Cette instruction fiscale permet à l’entreprise de n’avoir plus qu’un seul processus en interne pour la conservation des originaux électronique et permet dans le cadre de l’utilisation d’un partenaire pour l’émission des factures de lui déléguer le routage des factures en fonction du mode choisi sans avoir besoin de modifier son SI.

Par exemple chez Eway-Solutions, les possibilités de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 sont nativement proposées aux clients sans coûts supplémentaires.

Alain SABATTIER

 

(*) La signature électronique consiste à calculer au moyen d’une clé privée (qui reste en possession du signataire), une empreinte numérique du document original propre à cette clé privée. La mise à disposition d’une clé publique permet de lire automatiquement cette empreinte et de vérifier la conformité de la signature. Si le document est modifié. L’empreinte ne correspondra plus au document, permettant ainsi de déceler une falsification du document original.

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