Réglementation sur la Facture électronique : Nouvelles évolutions

Après de long mois d’attente, le BOFIP (Bulletin officiel des Finances Publiques) est enfin venu préciser les conditions application du nouvel article 289 du Code Général des Impôts. Dès le mois de mai, un précédent article expliquait les principaux changements de la réglementation en termes de factures électroniques, ces explications n’auraient cependant pas été complètes sans les précisions sur ses conditions d’application. Le 18 octobre, le BOFIP est venu enfin les préciser. Nous détaillerons donc les conditions qui s’appliquent maintenant à la facture électronique sous format image signée.

La facture électronique dispense des conserver les pistes d’audit liés aux factures. Ce principe précisé dans l’art 289 est clairement rappeler ici, à condition que la signature mise en œuvre soit une signature qualifiée (point que nous détaillerons par la suite). Cela signifie que la facture électronique tient lieu de preuve indiscutable auprès des impôts et se suffit par elle-même à condition d’utiliser les bonnes signatures sous peine, non plus de voir sa facture refusée par le fisc comme précédemment, mais de devoir conserver pendant toute la durée d’archivage toute pièce justificative de la facture afin d’établir des pistes d’audit fiable.

Pourquoi une telle suprématie d’un coup de la facture électronique ? Tout simplement parce que le législateur impose maintenant l’utilisation de certificats électroniques extrêmement sécurisés (dit qualifié) remis en main propre et sur un support Cryptographique. Les signatures émises avec ses certificats sont présumées fiables (Décret n°2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du code civil), c’est-à-dire qu’il appartient à celui qui le contexte de prouver sa non fiabilité. La charge de la preuve est ainsi inversée. Ce n’est plus au signataire de prouver la fiabilité de son document signé mais bien à celui qui le conteste.

On peut donc dire qu’aujourd’hui la facture électronique est un réel avantage compétitif car elle simplifie encore plus la gestion de l’entreprise en se suffisant à elle-même.

Cependant, ces nouvelles dispositions s’accompagnent aussi de nouvelles contraintes. En effet, les dispositifs de signature à mettre en œuvre sont plus complexes et les certificats à utilisés sont plus sécurisés et plus onéreux (certificats qualifiés remis en main propre sur support cryptographique après vérification des justificatifs). De plus, le système même de qualification suppose que les cachets serveurs ne sont plus utilisables. Il faudra maintenant utiliser des certificats de personnes physique agissant pour le compte de la société (certificat de Monsieur X de la société Y). La solution la plus simple pour acquérir ses certificat sera certainement l’utilisation de certificat RGS 2* ou RGS 3* reconnu explicitement par le BOFIP comme valable.

Concrètement les sociétés ont jusqu’au 31/12/2013 pour se mettre en conformité, sinon elles devront conserver toutes les pistes d’audit, les factures ne seront plus signées « Société Y » mais « Monsieur X de la société Y ». Pour les prestataires de service de dématérialisation, il sera nécessaire de vérifier la conformité des certificats de leurs clients ou de modifier leur certificat de signature en abandonnant leur cachet serveur lorsqu’elles signent pour le compte du client.

Dans un premier temps cette nouvelle rédaction va poser quelques difficultés aux destinataires qui devront vérifier le certificat de signature pour savoir si la facture reçue et signée électroniquement l’est bien avec un certificat « qualifié » pour savoir si elles doivent conservées les pistes d’audit on non. Cette situation sera transitoire le temps que toutes les émetteurs se mettent à jour.

La nouvelle rédaction de l’article 289 et ses textes d’applications renforce encore l’intérêt de passer à la dématérialisation des factures en supprimant ou limitant la nécessité de maintenir des pistes d’audit chez l’émetteur et le destinataire. Elle renforce ainsi l’acception par les destinataires qui vont ainsi se voir libérer d’obligation de conservation de ces éléments qui étaient souvent sous forme papier.

Alain SABATTIER

La dématérialisation des factures franchit une nouvelle étape : point sur les réflexions de l’Etat

Voici la copie d’un très bon article sur la reflexion en cours de l’Etat vers une obligation de passer à la facturation électronique dans les marchés publics. Cet article a été publié le 30/07/2013 sur le site infodsi.com sous le titre : « La dématérialisation des factures franchit une nouvelle étape »

Mi-juin, lors d’un colloque organisé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat), l’état a rappelé que la facturation électronique constituait désormais la voie de transmission, privilégiée par les services de l’état, des factures de ses fournisseurs (5 millions de factures fournisseurs reçues chaque année). En effet, depuis le 1er janvier 2012, l’Etat autorise ses fournisseurs à transmettre leurs factures en mode totalement dématérialisé (dématérialisation dite « fiscale »), conformément aux dispositions fixées par la loi de modernisation de l’économie votée le 4 août 2008. Lors de ce colloque, le Ministre délégué au budget a annoncé que la facturation électronique serait rendue obligatoire sur certains marchés publics. Plus globalement, l’hypothèse d’une obligation progressive pour les entreprises, à l’instar de la démarche que le Danemark a conduite, va être expertisée par les administrations concernées et en concertation avec les entreprises. Patrick Duc, Associé Secteur Public de Kurt Salmon, nous livre son analyse.

Le Comité Interministériel pour la Modernisation de l’Action Publique (CIMAP) du 17 juillet dernier, présidé par le Premier Ministre, a ouvert la voie d’une obligation progressive, pour les fournisseurs de l’état, de transmettre leurs factures en mode dématérialisé. Quelles sont les raisons qui conduisent l’Etat à prendre ces nouvelles mesures ? Que faut-il en attendre ? Quels en seront les bénéfices ? Quelles sont les adaptations que les entreprises vont devoir mettre en place pour être en accord avec ces nouvelles dispositions ? Quel en sera le coût pour elles et quelles en seront les contreparties ?
« A l’échelle européenne, un tiers des pays de l’Union a engagé des démarches de simplification des relations entre pouvoirs publics et fournisseurs des administrations, en acceptant des factures dématérialisées de leur part, souligne Patrick Duc ».
« La moitié d’entre eux est allé plus loin en obligeant ses fournisseurs, à l’instar du Danemark qui a laissé 2 ans aux entreprises pour se préparer à envoyer des factures électroniques aux administrations. Dès 2005, première année de l’entrée en vigueur de l’obligation, plus de 95% des factures entrantes ont été dématérialisées. Les économies générées se répartissent entre administrations et fournisseurs à plus de 150 millions d’euros d’économies annuelles pour un volume de 15 millions de factures par an. Pour les factures qui continuent à être reçues en mode papier, l’administration a ici fait le choix de refacturer le coût de numérisation afin, d’une part, d’éviter des comportements non conformes et, d’autre part, de préserver l’unicité du processus de traitement des factures, en tout électronique, au sein des services administratifs ».
En France, la Loi de Modernisation de l’Economie votée le 4 août 2008 a ouvert la voie de la dématérialisation fiscale des factures entre fournisseurs et services de l’état. Depuis le 1er janvier 2012, date d’entrée en vigueur de ces dispositions, les fournisseurs de l’état ont la possibilité de transmettre des factures dématérialisées, sous différentes modalités qui répondent à la diversité des situations en présence. Taille des entreprises, fréquence de facturation, nature des biens et des services facturés ou encore niveau d’équipement en systèmes informatiques sont autant de paramètres qui ont été pris en compte par l’Agence pour l’Informatique de l’Etat (AIFE) pour mettre à la disposition des fournisseurs des voies d’accès diversifiées et adaptées aux différents cas d’usage. Concrètement, le portail « Chorus factures », accessible depuis n’importe quel poste disposant d’une connexion internet, couplé à un concentrateur de factures, permet à tout fournisseur de l’état de transmettre une facture dématérialisée à l’origine.
« Dans la pratique, les entreprises ont aujourd’hui quatre voies d’accès possibles. Une analyse préalable permettra de privilégier l’une d’entre elles en fonction du nombre de factures mensuelles, mais aussi des informations qu’elles véhiculent ou encore des capacités offertes par son système d’information. Il n’y a pas de règle dans l’absolu mais si l’entreprise émet moins de 10 factures par mois, elle pourra plutôt les saisir sur le portail « Chorus factures ». Pour des volumes plus importants (à partir de 100 factures par an), elle pourra envisager de déposer des fichiers de factures sur ce même portail (fichiers .pdf signés ou fichiers .xml). Au-delà du millier de factures annuelles, on peut s’intéresser à l’EDI (Echange de données informatisé), qui existe sous deux formes : l’interfaçage direct entre systèmes informatiques avec des flux de fichiers de factures respectant l’un des formats acceptés, ou le recours à un opérateur de dématérialisation, qui procède à la mise au format attendu par l’administration, et à l’archivage des factures ».
S’il ne s’agit pour l’instant que d’une possibilité offerte aux fournisseurs de l’état, il y a, à l’évidence, une volonté d’aller plus loin. Lors d’un colloque organisé par l’AIFE le 14 juin dernier, l’idée d’une obligation progressive a été avancée. Pour certains marchés publics, les factures électroniques seront désormais seules autorisées. Plus globalement, la dématérialisation de toutes les factures des fournisseurs de l’état est engagée. En effet, le dernier du Comité Interministériel pour la Modernisation de l’Action Publique, réuni le 17 juillet dernier par le Premier Ministre, a posé les jalons de la trajectoire de dématérialisation des factures. Ainsi, dès 2016, les très grandes entreprises auront l’obligation de transmettre leurs factures en mode dématérialisé aux services de l’état. Cette obligation sera progressivement étendue à toutes les entreprises pour aboutir à une dématérialisation totale des factures d’ici à 2022.
« Les entreprises ont tout intérêt à considérer dès à présent cette possibilité offerte et à saisir l’opportunité. A condition de bien les engager, les projets de dématérialisation offrent un retour sur investissement important pour l’entreprise : les économies proviennent de la suppression des coûts d’affranchissement, de mise sous pli et de délais de paiement réduits. Mais le gain est également qualitatif : l’entreprise a la garantie que sa facture arrive directement au bon endroit. Par ailleurs, il est possible de consulter sur le portail « Chorus factures » le statut de traitement de toutes les factures que le fournisseur a envoyées vers l’Etat au format numérique, quels que soient le ministère ou l’échelon géographique concernés.
Les travaux à mener dépendent largement du système informatique en place dans l’entreprise, et c’est souvent beaucoup moins compliqué qu’on ne le pense. Dans tous les cas, il ne faut pas envisager le projet comme strictement informatique mais comme un projet de transformation global qui modifie les pratiques de l’entreprise.
De surcroît, en engageant un projet de dématérialisation des factures à destination des services de l’état, l’entreprise pourra réfléchir plus globalement à développer la facturation électronique pour tout ou partie de ses autres clients et à maximiser ainsi le rendement du projet.
»

Retrouvez l’article original à l’URL suivante : http://www.infodsi.com/articles/142510/dematerialisation-factures-franchit-nouvelle-etape.html?key=5a469b894156082f

Témoignage JBEPA Consulting, Utilisateur du module Web’Demat d’Eway de facturation en ligne et de dématérialisation

Créée en Janvier 2012  « JBEPA Consulting » est une ESN (Entreprise de Service du Numérique) spécialisée dans le conseil, l’implémentation et la maintenance corrective/évolutive de l’Erp SAP. Jean Luc Palacios, son président Témoigne :

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  • Un tarif extrêmement compétitif

Eway-Solutions « Web’Demat » un rapport qualité/prix défiant toute concurrence !!!

Facturation en ligne et facturation électronique : le doublé gagnant de la TPE

Pour les entrepreneurs la facturation est un aspect crucial de la vie de l’entreprise et pourtant souvent négligé faute de temps. Concentrer sur la production, l’entrepreneur en vient à négliger la facturation qui se retrouve relayée aux heures perdues c’est-à-dire souvent le week-end et la nuit.

Pour ces entrepreneurs, la facturation est compliquée et l’utilisation de solutions soit trop complexe soit de type bureautique ne permet pas de répondre à leur besoin.

Les outils de facturation en ligne surtout si on les couples à la facturation électronique permettent de répondre à un vrai besoin de simplification et de conformité pour l’entrepreneur.

L’outil de facturation en ligne, par définition disponible 24h/24 apporte des solutions à l’entrepreneur en termes de conformité (si l’application est bien faite elle contraint au renseignement des données obligatoire de facture à renseigner lors de l’inscription), en termes de fonctionnalités et de simplicité d’usage (mini base article, fonction de copie d’une facture pour la facturation récurrente, suivi des règlements, base clients…)

Couplé à un outil de facturation dématérialisée, la solution de facturation en ligne va décharger l’entrepreneur de certaines tâches administratives et lui permettre de gagner du temps et d’accélérer les encaissements. En effet, le service de facturation électronique va lui permettre d’envoyer automatiquement ses factures par voie électronique sans avoir à repasser par case « La Poste » lui permettant de gagner de précieux jours de règlement. Ce service va aussi lui permettre de s’exonérer des problèmes d’impression, d’archivage et de conservation grâce à l’archivage légal de ses factures en ligne ou encore de transmettre automatiquement une copie de ses factures a son comptables, son banquier…)

Par exemple dans le domaine, le service Web’Demat proposé par Eway-Solutions (www.eway-solutions.com) possède toutes ces qualités, facturation en ligne, facture dématérialisée, archivage légal pour un coût modeste et permet aux entrepreneurs de tester gratuitement la solution pendant 3 mois (ou 50 factures).

Alain SABATTIER

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