Réglementation sur la Facture électronique : Nouvelles évolutions

Après de long mois d’attente, le BOFIP (Bulletin officiel des Finances Publiques) est enfin venu préciser les conditions application du nouvel article 289 du Code Général des Impôts. Dès le mois de mai, un précédent article expliquait les principaux changements de la réglementation en termes de factures électroniques, ces explications n’auraient cependant pas été complètes sans les précisions sur ses conditions d’application. Le 18 octobre, le BOFIP est venu enfin les préciser. Nous détaillerons donc les conditions qui s’appliquent maintenant à la facture électronique sous format image signée.

La facture électronique dispense des conserver les pistes d’audit liés aux factures. Ce principe précisé dans l’art 289 est clairement rappeler ici, à condition que la signature mise en œuvre soit une signature qualifiée (point que nous détaillerons par la suite). Cela signifie que la facture électronique tient lieu de preuve indiscutable auprès des impôts et se suffit par elle-même à condition d’utiliser les bonnes signatures sous peine, non plus de voir sa facture refusée par le fisc comme précédemment, mais de devoir conserver pendant toute la durée d’archivage toute pièce justificative de la facture afin d’établir des pistes d’audit fiable.

Pourquoi une telle suprématie d’un coup de la facture électronique ? Tout simplement parce que le législateur impose maintenant l’utilisation de certificats électroniques extrêmement sécurisés (dit qualifié) remis en main propre et sur un support Cryptographique. Les signatures émises avec ses certificats sont présumées fiables (Décret n°2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du code civil), c’est-à-dire qu’il appartient à celui qui le contexte de prouver sa non fiabilité. La charge de la preuve est ainsi inversée. Ce n’est plus au signataire de prouver la fiabilité de son document signé mais bien à celui qui le conteste.

On peut donc dire qu’aujourd’hui la facture électronique est un réel avantage compétitif car elle simplifie encore plus la gestion de l’entreprise en se suffisant à elle-même.

Cependant, ces nouvelles dispositions s’accompagnent aussi de nouvelles contraintes. En effet, les dispositifs de signature à mettre en œuvre sont plus complexes et les certificats à utilisés sont plus sécurisés et plus onéreux (certificats qualifiés remis en main propre sur support cryptographique après vérification des justificatifs). De plus, le système même de qualification suppose que les cachets serveurs ne sont plus utilisables. Il faudra maintenant utiliser des certificats de personnes physique agissant pour le compte de la société (certificat de Monsieur X de la société Y). La solution la plus simple pour acquérir ses certificat sera certainement l’utilisation de certificat RGS 2* ou RGS 3* reconnu explicitement par le BOFIP comme valable.

Concrètement les sociétés ont jusqu’au 31/12/2013 pour se mettre en conformité, sinon elles devront conserver toutes les pistes d’audit, les factures ne seront plus signées « Société Y » mais « Monsieur X de la société Y ». Pour les prestataires de service de dématérialisation, il sera nécessaire de vérifier la conformité des certificats de leurs clients ou de modifier leur certificat de signature en abandonnant leur cachet serveur lorsqu’elles signent pour le compte du client.

Dans un premier temps cette nouvelle rédaction va poser quelques difficultés aux destinataires qui devront vérifier le certificat de signature pour savoir si la facture reçue et signée électroniquement l’est bien avec un certificat « qualifié » pour savoir si elles doivent conservées les pistes d’audit on non. Cette situation sera transitoire le temps que toutes les émetteurs se mettent à jour.

La nouvelle rédaction de l’article 289 et ses textes d’applications renforce encore l’intérêt de passer à la dématérialisation des factures en supprimant ou limitant la nécessité de maintenir des pistes d’audit chez l’émetteur et le destinataire. Elle renforce ainsi l’acception par les destinataires qui vont ainsi se voir libérer d’obligation de conservation de ces éléments qui étaient souvent sous forme papier.

Alain SABATTIER

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Témoignage : GoWizYou recommande l’utilisation de Web’Demat, facturation en ligne et dématérialisation des factures pour les PME

« Le processus de facturation est clef dans la bonne gestion d’une entreprise, c’est pourquoi chez GoWizYou nous avons adopté Eway dès les premiers mois d’activités. En bientôt deux ans, Eway est devenu incontournable tant pour nous que pour nos clients et partenaires. Notre expert comptable l’utilise pour intégrer simplement les comptes de tiers. Nos commerciaux ont rapidement adopté la solution grâce à se simplicité.

Enfin, dernier point et non des moindre, nous commercialisons Eway auprès de cabinets d’expert comptables clients, ils sont ravis et Dieu sait si la profession est exigeante en matière de facturation.  »

Pour en savoir plus sur les solutions d’Eway-Solutions : www.eway-solutions.com

A propoos de GoWizYou :  Experts intégrateurs, les consultants de GoWizYou vous accompagnent dans la mise en oeuvre de solutions “Cloud Computing” pour améliorer les performances de votre entreprise www.gowizyou.com

Les solutions SaaS au service de votre productivité : Spécial congrès de l’Ordre des Experts Comptables à Dijon

Au cours des dernières années, les solutions SaaS sont devenues incontournables. Elles permettent de réduire les coûts et de gagner en productivité en supprimant les échanges papier grâce à des processus collaboratifs entre le cabinet et ses clients. Découvrez comment deux fonctions clés du cabinet s’optimisent grâce au mode SaaS !

Production des contrats de travail : Gotowin Experts RH est une solution collaborative de gestion des demandes de contrat de travail pour les clients du cabinet. Un formulaire en ligne permet au client de saisir les informations nécessaires à la création du contrat de travail. Celui-ci est généré sur la base du modèle propre à la convention collective concernée fourni par le cabinet. L’expert RH n’a plus qu’à le valider avant de le mettre à disposition de l’entreprise sur un espace partagé privé. En quelques minutes et sans un papier à échanger, le cabinet est capable de répondre à la demande de son client.

Facturation : L’édition et l’envoi de facture papier sont des processus chronophages et à faible valeur ajoutée avec des tâches ingrates comme la mise sous pli ou l’affranchissement. Eway-Solutions, spécialiste de la facture électronique, propose une solution en ligne qui libère le cabinet de ces tâches. Comment ? Le cabinet produit ses factures soit sur son logiciel de production soit directement sur Eway. La solution en fera un original fiscal (conformément à l’article 289 du CGI à consulter ici) qui sera directement transmis par voie électronique au client. En quelques minutes, la facturation est traitée en intégralité, sans manipulation de papier. L’archivage est réalisé automatiquement auprès de jedeclare.com. L’archivage physique n’est plus nécessaire.

Retrouvez nos solutions sur le stand T96 Cloud Expert / Gotowin Experts !

Les solutions d’Eway seront présentes au congrès sur le stand de son partenaire GOWIZYOU qui présentera les solutions GOTOWIN EXPERTS. N’hésitez pas à venir nous rencontrer, des promotions spéciales congrès vous y attendent.

Les 5 questions que vous vous posez avant de dématérialiser vos factures : livre blanc

La dématérialisation des factures reste un concept récent qui pose encore beaucoup de questions aux chefs d’entreprises. Pour tenter d’y répondre le plus simplement possible Eway-Solutions vous offre son livre blanc : les 5 questions que vous vous posez avant de dématérialiser vos factures, que vous pouvez télécharger gratuitement.

Au cours de ce livre blanc seront abordées les 5 questions suivantes :

  1. La dématérialisation des factures : c’est quoi?
  2. Qu’est-ce que je gagne à dématérialiser mes factures?
  3. En quoi la facturation électronique avec Eway me protège-t-elle?
  4. Que faut-il faire pour passer à la dématérialisation des factures?
  5. Comment interfacer la solution Eway avec mes applications existantes

Envie d’en savoir plus? Télécharger le livre blanc en cliquant sur le lien ci dessous

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Nouvelle législation sur la facture électronique : Vers une simplification?

Depuis plus d’un an, à l’initiative de l’Union Européenne, était attendue une simplification des règles concernant la facture électronique. Cette modification de la loi française est intervenue le 29 décembre 2012 pour une mise en application dès janvier 2013 par la réécriture de l’article 289 de Code Général des Impôts. Pour autant cette modification apporte-t-elle réellement une simplification et un assouplissement des règles.

Précédemment

La version précédente de l’art 289 était très claire. Elle stipulait dans ses articles 289 bis et 289 V ce qu’était une facture électronique, soit un échange de données informatisés (EDI) assorti de processus techniques garantissant l’intégrité du message dans le temps et son interprétation automatisé, soit  une image dont l’intégrité est garanti au moyen d’une signature électronique. Dans les deux cas un archivage dit « a valeur probante » au moyen d’un coffre-fort électronique doit garantir la conservation pour la durée légale de l’archive électronique. (voir aussi article publié précédemment sur le contexte législatif précedent)

La nouvelle rédaction de cet article précise dans l’art 289-VI :

« VI. – Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit »

Une lecture rapide de cette nouvelle rédaction a fait croire à certaines entreprises que désormais, la loi autorisait la transmission d’un PDF simple aux clients. La réalité est malheureusement plus compliquée. En effet, cette possibilité est offerte mais assortie de nombreuses obligations pour l’émetteur et le destinataire notamment la mise en place de piste d’audit et leur conservation durant la durée légale de conservation des factures tant pour les deux partie. Il ne s’agit donc plus uniquement de conserver la facture, mais aussi toutes les preuves de sa réalité. Cette nouvelle obligation ne pèse que sur les factures émises en électronique et qui ne respectent pas les principes des deux modes historiques de factures électroniques dont la validité est réaffirmée dans la nouvelle rédaction.

En effet, l’art 289-VII stipule : «  – Pour satisfaire aux conditions prévues au V, l’assujetti peut émettre ou recevoir des factures :

1° Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement »

Les solutions précisées au VII-2 et VII-3 correspondant aux factures électroniques sécurisées au moyen d’une signature électronique (2) ou sous format EDI (3), c’est-à-dire les deux formats préconisés jusqu’alors.

En conclusion :

La prétendue simplification proposée par le nouveau texte fait peser une nouvelle obligation pour pouvoir l’utiliser, celle de disposer de piste d’audit chez le client et chez le fournisseur permettant de prouver pendant toute la durée de conservation de la facture la réalité de celle-ci. On voit que cette évolution a été réalisée à l’instigation des opérateurs téléphonique et des opérateurs d’énergie qui disposent déjà d’obligation de conserver le relevé d’appel ou de compteur notamment et donc de toutes les pistes d’audit demandées et qui, par ailleurs, rencontraient des difficultés à se mettre en conformité avec les dispositions précédentes. Pour les PME et TPE françaises, la sécurisation au moyen d’une signature électronique reste donc le moyen le plus simple de dématérialiser leurs factures. Des solutions telles que celles proposées par Eway-Solutions permettent d’y répondre.

Alain SABATTIER

Combien de factures pour dématérialiser ?

Il faut faire beaucoup de facture pour pouvoir dématérialiser. Voici une idée reçue qui à la vie dure.

Aujourd’hui il n’y a pas de limite inférieure à la facture électronique. Certaines solutions permettent en effet à partir de quelques factures par mois de bénéficier de la dématérialisation grâce à plusieurs modes proposés aux clients depuis la saisie de la facture en ligne jusqu’à la récupération automatique des factures sorties d’un logiciel.

Les bénéfices sont immédiats pour tous les entrepreneurs. Pour les plus petites sociétés, c’est la disponibilité permanente des factures en ligne et la simplicité d’une solution tout en un qui va leur permettre de gagner un temps précieux. Pour les entreprises plus importantes, au-delà du temps gagné, les économies générées par un processus électronique bien moins onéreux que le traitement du papier permettent un ROI très rapide (inférieur à un an)

Il n’y a donc pas de seuil minimal pour dématérialiser les factures. En revanche, il y a très vite des économies à la clé.

Chez Eway-Solutions, le module Web’Demat de saisie en ligne et d’archivage et d’envoi des factures dématérialisées est proposé à partir de 100€ par an avec la possibilité de faire un test gratuit pendant 3 mois (ou 50 factures). En mode récupération automatique des factures émises par un logiciel, des offres sont disponibles à partir de 500 factures annuelles.

Sécurisation et archivage de vos factures dans le temps

Clôture des comptes annuels, litige commercial ou encore contrôle fiscale, les entreprises sont soumises dans leur vie quotidiennes à de nombreuses occasions de devoir produire leurs anciennes factures. La loi d’ailleurs prévoit un archivage de 10 ans en droit commercial et de 6 ans en droit fiscal. Pour de nombreuses entreprises, la conservation dans de bonnes conditions et la recherche des pièces est un véritable casse-tête. Ces difficultés sont encore aggravées en cas dégâts des eaux , d’incendie, de crash informatique ou de falsification.

La dématérialisation des factures c’est-à-dire l’envoi de factures électroniques permet de résoudre en une fois toutes ces problématiques aussi bien pour les petites entreprises que pour les plus grandes.

Signature électronique

Le recours à la dématérialisation des factures permet de protéger les factures par l’utilisation d’une signature électronique qui permet de garantir d’authenticité et l’intégrité de la facture. Pour faire simple, plusieurs années après son émission, on pourra prouver que la facture est un original et qu’elle n’a jamais été modifiée, grâce à l’empreinte numérique du document calculée lors de la signature. Ajoutée à d’autres techniques tel que l’horodatage ou la réponse « OCSP », la signature électronique est le moyen le plus sécurisé et fiable d’assurer la sécurité de la facture.

Archivage à valeur probante

Une fois que la facture est réalisée, encore faut-il la conserver. Les prestataires de dématérialisation auront à cœur de proposer des solutions d’archivage conforme aux exigences dans le domaine. Les factures électroniques seront ainsi conservées dans un coffre-fort électronique sécurisé. C’est un point important du dispositif qui permet de conserver les factures dans le temps sur support informatique. Les accès aux documents sont tracés et dès le dépôt dans le coffre, cette archive est répliquée en plusieurs endroits distants sur des infrastructures qui permettent de garantir l’archivage pendant la durée légale.

Des factures accessibles à tout moment

En fonction du prestataire choisi, vous pouvez bénéficier d’un accès en ligne pendant plusieurs années, vous permettant grâce à une indexation performante de retrouver vos factures simplement depuis un accès internet. Certains prestataires propose même un accès gratuit en consultation des factures pour vos clients.

Pour toutes ses raisons, les entreprises peuvent aller sans crainte vers la facture électronique qui va sécuriser leur facturation et simplifier les processus d’archivage et de recherche.

Par exemple, la plateforme Eway propose pour toutes les factures une signature autoportante qui assure à n’importe quelle moment la force de cette signature, en demandant à l’autorité émettrice du certificat une validation de la validité du certificat (réponse OCSP) et un horodatage à un tiers externe, ce qui permet même après expiration du certificat de signature de prouver qu’il était valide au moment de l’établissement de la facture. Pour l’archivage Eway propose en standard un archivage auprès de Jedeclare.com, la plateforme de télé déclaration de l’Ordre des Experts Comptables qui utilise les infrastructures d’archivage de la Caisse de Dépôts et Consignations

Alain SABATTIER

Factures électroniques : les TPE et PME s’y mettent aussi

Alors que les grandes industries sont passées à la facture électronique depuis plusieurs années dans la facturation B to B, les petites et moyennes entreprises se sont laissées distancer. Pourtant les avantages de la facture électronique, en termes de coûts, de gains de temps et de gain de trésorerie ne sont plus à démontrer.

On observe depuis quelques mois, la crise aidant, un intérêt naissant des TPE et PME pour la dématérialisation de leurs factures. Elles sont souvent demandeuses d’une solution simple et souple, adaptée à leur fonctionnement. Le développement des solutions SaaS, sans installation de logiciel permet aujourd’hui de répondre à ce besoin.

Les précurseurs dans ce domaine ont été toutes les solutions de facturation en ligne qui sont nées dans les dernières années, répondant ainsi au besoin des TPE d’avoir un outil de facturation en ligne. Cependant ces solutions ne sont pour la plupart pas allées au bout de la logique en permettant de supprimer purement et simplement l’envoi de facture papier tout en respectant le cadre législatif approprié.

Ce point est aujourd’hui résolu avec des services en ligne tels qu’Eway-Solutions qui propose sur sa plateforme web à la fois un logiciel de facturation en ligne et l’envoi des factures dématérialisées dans le respect de l’article 289 du Code Général des impôts. Les factures ainsi émises sont signées électroniquement, archivées pour 10 ans et transmises par mail au destinataire qui peut les retrouver à tout moment en ligne sur le site d’Eway.

Avec de telles solutions, les TPE s’affranchissent de la plupart des contraintes de la facturation grâce à un service en ligne disponible 24/24 avec une connexion web, un archivage en ligne des pièces et une transmission immédiate des factures sans avoir à attendre la levée postale.

Pour les PME qui possèdent leur logiciel de facturation, les solutions SaaS qui permettent sans installation de logiciel de traiter automatiquement les factures en mode électronique, leur apporte enfin une solution adaptée à leur contexte. En déléguant en quelques clics à la solution choisie le soin de certifier, d’acheminer et de traiter les factures conformément à la réglementation, elles peuvent se consacrer à leur métier et réaliser de confortables économies par rapport au traitement des factures papier.

L’ère de la facture électronique pour toutes les entreprises est désormais en marche grâce à des solutions adaptées qui permettent de faire du 0 papier une réalité offerte à toutes.

Quel cadre réglementaire pour la facture électronique ?

Eau, gaz, électricité, la facture électronique se glisse partout du fait de sa simplicité et des économies qu’elle engendre. Elle ne peut cependant pas être mise en œuvre n’importe comment. Pour être recevable fiscalement et légalement, la réalisation d’un projet de dématérialisation est soumise à quelques règles qui doivent être respectées.

L’UE définit ce qu’est une facture électronique dans le cadre de la directive TVA CE115 de 2001 et autorise 2 grands modes de facturation électronique.

  1. La facture sous format de fichier de données structurées, inspirée notamment de l’EDI classique auquel sont ajoutés des éléments de sécurisation des échanges. Ce mode de dématérialisation doit permettre le traitement automatisé des flux de factures.
  2. Le deuxième mode est celui de l’image signé. Elle consiste donc à apposer une signature électronique sur le document facture échangé. La signature électronique* permettant de garantir l’authenticité et l’intégrité du document dans le temps.  Cette deuxième alternative a été introduite par le législateur car elle représente moins de contrainte de mise en œuvre que le premier mode.

Dans le droit français, cette directive s’est traduite par l’insertion de deux articles dans le Code Général des Impôts (CGI), les articles 289 V et 289 Bis. C’est la raison pour laquelle on parle de dématérialisation fiscale car c’est l’origine de la reconnaissance par le Fisc de la validité d’une facture électronique, notamment pour la déductibilité de la TVA ou des charges.

L’Art 289V définit la facture électronique au format image de manière extrêmement simple. Il précise qu’une facture électronique est un document facture émis par voie électronique et sécurisé au moyen d’une signature électronique. Ce procédé peut être utilisé sous réserve d’acceptation par le destinataire. En pratique l’art 289V simplifie beaucoup la procédure avec comme seule contrainte une signature suffisamment forte et le recueil de l’acceptation préalable du destinataire. C’est la voie la plus simple pour les PME car elle permet d’utiliser les factures formatées directement par le logiciel de production.

L’art 289 bis définit la dématérialisation sous forme de données structurées mais vient ajouter des contraintes particulières à ce mode de dématérialisation, non seulement un ensemble de règles techniques mais aussi la nécessité d’établir entre les partenaires une convention d’inter change, de consigner une liste des partenaires ainsi qu’un récapitulatif de tous les échanges de message échangés.

Le dernier texte important est l’instruction fiscale du 11 janvier 2007. Cette instruction autorise les entreprises à émettre une facture papier à leur client mais à n’en conserver qu’un original électronique. Ce texte était très attendu des entreprises pour les projets de dématérialisation fiscale. En effet, jusqu’alors, elles étaient obligées de gérer deux processus opérationnels différents : un pour les clients en électronique ou tout devait être électronique et un pour les clients « papier ».  Cette instruction fiscale permet à l’entreprise de n’avoir plus qu’un seul processus en interne pour la conservation des originaux électronique et permet dans le cadre de l’utilisation d’un partenaire pour l’émission des factures de lui déléguer le routage des factures en fonction du mode choisi sans avoir besoin de modifier son SI.

Par exemple chez Eway-Solutions, les possibilités de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 sont nativement proposées aux clients sans coûts supplémentaires.

Alain SABATTIER

 

(*) La signature électronique consiste à calculer au moyen d’une clé privée (qui reste en possession du signataire), une empreinte numérique du document original propre à cette clé privée. La mise à disposition d’une clé publique permet de lire automatiquement cette empreinte et de vérifier la conformité de la signature. Si le document est modifié. L’empreinte ne correspondra plus au document, permettant ainsi de déceler une falsification du document original.

Les bénéfices de la dématérialisation des factures pour les PME expliqué par l’Echangeur Basse Normandie avec Eway-Solutions

Dans le cadre de ses formations sur la dématérialisation des factures, l’Echangeur Basse Normandie utilise Eway pour illustrer sa formation et montrer aux entreprises les avantages de la dématérialisation des factures dans les PME et TPE.

Eway s’y prête parfaitement puisque son module Web’Demat permet de créer en ligne une facture puis de l’envoyer en mode dématérialisation fiscale et de pouvoir voir directement la réception par le client. Les utilisateurs peuvent ainsi se rendre compte des bénéfices et de la simplicité qu’apporte la dématérialisation dans leur environnement et imaginer sans peine son utilisation y compris en sortie d’un logiciel de production (possibilité aussi offerte par Eway).

Ce module permet aussi de montrer que la dématérialisation est vraiment accessible à tous puisque même les plus petites sociétés peuvent accéder ainsi à la dématérialisation des factures via le module de facturation en ligne.

L’Echangeur Basse-Normandie est un centre de formations et de ressources sur les Technologies de l’Information et de la Communication (T.I.C.). Son objectif est de permettre aux entreprises, aux collectivités, aux diverses institutions et aux professions libérales de se familiariser avec les Technologies, d’en suivre (voire d’anticiper) les évolutions et d’en identifier l’impact au niveau de leurs activités.

Alain SABATTIER

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