Réglementation sur la Facture électronique : Nouvelles évolutions

Après de long mois d’attente, le BOFIP (Bulletin officiel des Finances Publiques) est enfin venu préciser les conditions application du nouvel article 289 du Code Général des Impôts. Dès le mois de mai, un précédent article expliquait les principaux changements de la réglementation en termes de factures électroniques, ces explications n’auraient cependant pas été complètes sans les précisions sur ses conditions d’application. Le 18 octobre, le BOFIP est venu enfin les préciser. Nous détaillerons donc les conditions qui s’appliquent maintenant à la facture électronique sous format image signée.

La facture électronique dispense des conserver les pistes d’audit liés aux factures. Ce principe précisé dans l’art 289 est clairement rappeler ici, à condition que la signature mise en œuvre soit une signature qualifiée (point que nous détaillerons par la suite). Cela signifie que la facture électronique tient lieu de preuve indiscutable auprès des impôts et se suffit par elle-même à condition d’utiliser les bonnes signatures sous peine, non plus de voir sa facture refusée par le fisc comme précédemment, mais de devoir conserver pendant toute la durée d’archivage toute pièce justificative de la facture afin d’établir des pistes d’audit fiable.

Pourquoi une telle suprématie d’un coup de la facture électronique ? Tout simplement parce que le législateur impose maintenant l’utilisation de certificats électroniques extrêmement sécurisés (dit qualifié) remis en main propre et sur un support Cryptographique. Les signatures émises avec ses certificats sont présumées fiables (Décret n°2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du code civil), c’est-à-dire qu’il appartient à celui qui le contexte de prouver sa non fiabilité. La charge de la preuve est ainsi inversée. Ce n’est plus au signataire de prouver la fiabilité de son document signé mais bien à celui qui le conteste.

On peut donc dire qu’aujourd’hui la facture électronique est un réel avantage compétitif car elle simplifie encore plus la gestion de l’entreprise en se suffisant à elle-même.

Cependant, ces nouvelles dispositions s’accompagnent aussi de nouvelles contraintes. En effet, les dispositifs de signature à mettre en œuvre sont plus complexes et les certificats à utilisés sont plus sécurisés et plus onéreux (certificats qualifiés remis en main propre sur support cryptographique après vérification des justificatifs). De plus, le système même de qualification suppose que les cachets serveurs ne sont plus utilisables. Il faudra maintenant utiliser des certificats de personnes physique agissant pour le compte de la société (certificat de Monsieur X de la société Y). La solution la plus simple pour acquérir ses certificat sera certainement l’utilisation de certificat RGS 2* ou RGS 3* reconnu explicitement par le BOFIP comme valable.

Concrètement les sociétés ont jusqu’au 31/12/2013 pour se mettre en conformité, sinon elles devront conserver toutes les pistes d’audit, les factures ne seront plus signées « Société Y » mais « Monsieur X de la société Y ». Pour les prestataires de service de dématérialisation, il sera nécessaire de vérifier la conformité des certificats de leurs clients ou de modifier leur certificat de signature en abandonnant leur cachet serveur lorsqu’elles signent pour le compte du client.

Dans un premier temps cette nouvelle rédaction va poser quelques difficultés aux destinataires qui devront vérifier le certificat de signature pour savoir si la facture reçue et signée électroniquement l’est bien avec un certificat « qualifié » pour savoir si elles doivent conservées les pistes d’audit on non. Cette situation sera transitoire le temps que toutes les émetteurs se mettent à jour.

La nouvelle rédaction de l’article 289 et ses textes d’applications renforce encore l’intérêt de passer à la dématérialisation des factures en supprimant ou limitant la nécessité de maintenir des pistes d’audit chez l’émetteur et le destinataire. Elle renforce ainsi l’acception par les destinataires qui vont ainsi se voir libérer d’obligation de conservation de ces éléments qui étaient souvent sous forme papier.

Alain SABATTIER

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Témoignage : GoWizYou recommande l’utilisation de Web’Demat, facturation en ligne et dématérialisation des factures pour les PME

« Le processus de facturation est clef dans la bonne gestion d’une entreprise, c’est pourquoi chez GoWizYou nous avons adopté Eway dès les premiers mois d’activités. En bientôt deux ans, Eway est devenu incontournable tant pour nous que pour nos clients et partenaires. Notre expert comptable l’utilise pour intégrer simplement les comptes de tiers. Nos commerciaux ont rapidement adopté la solution grâce à se simplicité.

Enfin, dernier point et non des moindre, nous commercialisons Eway auprès de cabinets d’expert comptables clients, ils sont ravis et Dieu sait si la profession est exigeante en matière de facturation.  »

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A propoos de GoWizYou :  Experts intégrateurs, les consultants de GoWizYou vous accompagnent dans la mise en oeuvre de solutions “Cloud Computing” pour améliorer les performances de votre entreprise www.gowizyou.com

5 raisons de passer à la facturation en ligne pour votre TPE

De nombreux entrepreneurs font encore leurs factures avec Word ou Excel puis les envoient en papier. Les solutions de facturation en ligne et d’envoi de factures dématérialisées leur permettraient pourtant de nombreuses facilités et économies.

1)      Réaliser des factures conformes

Ce constat est partagé par de nombreux experts comptables, les factures ainsi saisies ne respectent souvent pas les obligations légales en terme de mentions à porter sur les factures, voir même des erreurs de calcul sur la TVA. L’utilisation d’un outil de facturation en ligne permet d’utiliser des modèles conformes aux attentes législatives.

2)      Simplifier la saisie des factures

Les fonctionnalités simples permettent de gagner un temps précieux lors de la réalisation des factures, ainsi les coordonnées des clients sont reprises automatiquement, les numéros de factures sont pré-renseignés, voir avec certains outils, des fonctions de copie de factures précédentes permettent de faire en quelques seconde une facture récurrente. Quelques petites minutes de paramétrage au démarrage permettent ensuite de gagner un temps précieux

3)      Réaliser des économies

Des solutions telles que Web’Demat d’Eway-Solutions, vous permettent de faire des factures électroniques à valeur fiscale (art 289 VII-3 du CGI) et de les envoyer directement à vos clients par voie électronique. Ces factures électroniques n’ont plus besoin d’être imprimées pour être conformes, vous économisez ainsi sur les frais d’affranchissement et de consommables (consulter l’article : « L’envoi d’une facture papier coûte en moyenne 3 fois le prix du timbre»). Vous gagnez du temps grâce à l’envoi immédiat de vos factures, plus besoin de vous déplacer ou t’attendre la levée postale

4)      Protéger vos documents commerciaux

Couplée à une solution d’archivage légal, votre solution de facturation en ligne, assure pour vous l’archivage pour 10 ans de vos factures dans un coffre-fort électronique.  Vous n’avez ainsi plus de risque de perdre vos factures et vous êtes protégez contre les risques de perte de vos pièces comptables ou de dégradation de vos données. En plus avec l’archivage électronique vous n’avez plus à gérer un archivage papier complexe et fastidieux.

5)      Accéder 24h/24 et de n’ importe où à votre application de gestion

Votre solution de facturation en ligne est disponible partout à partir d’une connexion internet. Plus besoin d’être au bureau pour consulter vos factures ou les faire.

Testez gratuitement Web’Demat, la première solution de facturation en ligne pour les TPE et PME qui vous permet de vous passer réellement du papier en toute légalité, Eway vous offre vos 50 premières factures électroniques.

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Combien de factures pour dématérialiser ?

Il faut faire beaucoup de facture pour pouvoir dématérialiser. Voici une idée reçue qui à la vie dure.

Aujourd’hui il n’y a pas de limite inférieure à la facture électronique. Certaines solutions permettent en effet à partir de quelques factures par mois de bénéficier de la dématérialisation grâce à plusieurs modes proposés aux clients depuis la saisie de la facture en ligne jusqu’à la récupération automatique des factures sorties d’un logiciel.

Les bénéfices sont immédiats pour tous les entrepreneurs. Pour les plus petites sociétés, c’est la disponibilité permanente des factures en ligne et la simplicité d’une solution tout en un qui va leur permettre de gagner un temps précieux. Pour les entreprises plus importantes, au-delà du temps gagné, les économies générées par un processus électronique bien moins onéreux que le traitement du papier permettent un ROI très rapide (inférieur à un an)

Il n’y a donc pas de seuil minimal pour dématérialiser les factures. En revanche, il y a très vite des économies à la clé.

Chez Eway-Solutions, le module Web’Demat de saisie en ligne et d’archivage et d’envoi des factures dématérialisées est proposé à partir de 100€ par an avec la possibilité de faire un test gratuit pendant 3 mois (ou 50 factures). En mode récupération automatique des factures émises par un logiciel, des offres sont disponibles à partir de 500 factures annuelles.

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