Quel cadre réglementaire pour la facture électronique ?

Eau, gaz, électricité, la facture électronique se glisse partout du fait de sa simplicité et des économies qu’elle engendre. Elle ne peut cependant pas être mise en œuvre n’importe comment. Pour être recevable fiscalement et légalement, la réalisation d’un projet de dématérialisation est soumise à quelques règles qui doivent être respectées.

L’UE définit ce qu’est une facture électronique dans le cadre de la directive TVA CE115 de 2001 et autorise 2 grands modes de facturation électronique.

  1. La facture sous format de fichier de données structurées, inspirée notamment de l’EDI classique auquel sont ajoutés des éléments de sécurisation des échanges. Ce mode de dématérialisation doit permettre le traitement automatisé des flux de factures.
  2. Le deuxième mode est celui de l’image signé. Elle consiste donc à apposer une signature électronique sur le document facture échangé. La signature électronique* permettant de garantir l’authenticité et l’intégrité du document dans le temps.  Cette deuxième alternative a été introduite par le législateur car elle représente moins de contrainte de mise en œuvre que le premier mode.

Dans le droit français, cette directive s’est traduite par l’insertion de deux articles dans le Code Général des Impôts (CGI), les articles 289 V et 289 Bis. C’est la raison pour laquelle on parle de dématérialisation fiscale car c’est l’origine de la reconnaissance par le Fisc de la validité d’une facture électronique, notamment pour la déductibilité de la TVA ou des charges.

L’Art 289V définit la facture électronique au format image de manière extrêmement simple. Il précise qu’une facture électronique est un document facture émis par voie électronique et sécurisé au moyen d’une signature électronique. Ce procédé peut être utilisé sous réserve d’acceptation par le destinataire. En pratique l’art 289V simplifie beaucoup la procédure avec comme seule contrainte une signature suffisamment forte et le recueil de l’acceptation préalable du destinataire. C’est la voie la plus simple pour les PME car elle permet d’utiliser les factures formatées directement par le logiciel de production.

L’art 289 bis définit la dématérialisation sous forme de données structurées mais vient ajouter des contraintes particulières à ce mode de dématérialisation, non seulement un ensemble de règles techniques mais aussi la nécessité d’établir entre les partenaires une convention d’inter change, de consigner une liste des partenaires ainsi qu’un récapitulatif de tous les échanges de message échangés.

Le dernier texte important est l’instruction fiscale du 11 janvier 2007. Cette instruction autorise les entreprises à émettre une facture papier à leur client mais à n’en conserver qu’un original électronique. Ce texte était très attendu des entreprises pour les projets de dématérialisation fiscale. En effet, jusqu’alors, elles étaient obligées de gérer deux processus opérationnels différents : un pour les clients en électronique ou tout devait être électronique et un pour les clients « papier ».  Cette instruction fiscale permet à l’entreprise de n’avoir plus qu’un seul processus en interne pour la conservation des originaux électronique et permet dans le cadre de l’utilisation d’un partenaire pour l’émission des factures de lui déléguer le routage des factures en fonction du mode choisi sans avoir besoin de modifier son SI.

Par exemple chez Eway-Solutions, les possibilités de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 sont nativement proposées aux clients sans coûts supplémentaires.

Alain SABATTIER

 

(*) La signature électronique consiste à calculer au moyen d’une clé privée (qui reste en possession du signataire), une empreinte numérique du document original propre à cette clé privée. La mise à disposition d’une clé publique permet de lire automatiquement cette empreinte et de vérifier la conformité de la signature. Si le document est modifié. L’empreinte ne correspondra plus au document, permettant ainsi de déceler une falsification du document original.

La dématérialisation des factures au service du cabinet et de ses clients

Voici plusieurs années que la dématérialisation des factures a été adoptée par les grandes entreprises pour des raisons évidente de coûts, pourtant les PME et leurs experts comptables ne l’utilisent pas alors qu’elles peuvent elles aussi bénéficier de économies liées à la dématérialisation.
Quelques constats :

  1. Les études montrent qu’une facture sortante à un coût complet de traitement de 8,5€ environ, coût ramené 3€ en dématérialisation.
  2. Si on ne prend que les couts liés à l’impression, la mise sous pli, les copies et l’archivage ainsi que les délais liés, le coût de la facture papier est encore de 3 à 4€ quand le cout moyen en démat pour ces opérations (y compris l’archivage légal pour 10 ans) est de 0.5€ soit moins que le prix du timbre
  3. L’utilisation de la démat PDF signé ne suscite pratiquement aucun rejet de la part des destinataires
  4. De nombreux cabinets et entreprises transmettent aujourd’hui par Email des factures non conformes

Pour toutes ces raisons, les cabinets ont intérêt à y passer, ils sécuriseront leurs factures et leurs clients, moderniseront leur image et générerons des économies importantes pour le cabinet (pour un cabinet émettant 5000 factures/an, l’économie directe est comprise entre 15.000 et 20.000€/ ans)
Les experts comptables doivent jouer un rôle moteur dans la dématérialisation des factures auprès de leurs clients, ce faisant ils réduiront le risque de non-conformité chez leurs clients et leur permettront d’accéder à un élément des compétitivités simples à mettre en œuvre. A partir de quelques dizaines de factures annuelles, les économies et les gains de trésorerie sont manifestes.
Cerise sur le gâteau, certaines solutions permettent même à l’expert-comptable de récupérer automatiquement les flux émis et reçus par leur client, voir même les écritures comptables.
Des solutions adaptées existent aujourd’hui (voir les offres experts comptable d’Eway-Solutions), reste encore à les utiliser pour en profiter.
Alain SABATTIER

Quels bénéfices apporte la dématérialisation des factures (3/4) ? : Une sécurité accrue

Qui n’a pas entendu parler aujourd’hui de problème de piratage ?  Quel comptable en entreprise n’a jamais reçu de fausses factures ressemblant plus ou moins bien à une vraie ? Quelle entreprise n’a jamais eu de problèmes liés à la conservation de ses données (informatique et papier) ?

La dématérialisation des factures permet de répondre en grande partie aux problèmes de sécurité exposés ci-dessus.

La signature des factures dans le mode PDF signé de l’art 219V de CGI permet de lutter efficacement contre plusieurs maux de l’informatique actuelle. En effet, la signature électronique de la facture permet de garantir

1)      Son authenticité

2)      Son intégrité, si elle venait à être modifier dans le temps, la signature permettrait de détecter une modification a postériori

3)      Son émetteur, que l’entreprise signe elle-même ses factures ou qu’elle confie cette tache a un prestataire, la signature permettra de savoir qui a signé ce document et permettra donc simplement de faire les vérifications d’usage en cas de doute.

4)      Sa date certaine, si la signature à fait l’objet d’un horodatage

5)      Si le procédé de signature et d’horodatage permet d’avoir une signature autoportante, elle permet de prouver même 10 ans après que le certificat utilisé pour signer étant valable au moment de la signature

On voit ici que la signature permet de fiabiliser la facture électronique et interdit toute falsification.

L’archivage par un tiers renforce la sécurité. En effet, une facture électronique doit être conservée dans des conditions satisfaisantes pour garantir son inaltérabilité dans le temps et conserver tous les moyens d’indentification dans le temps. Confier cette tâche à un tiers permet de garantir une conservation de qualité pour des coûts faibles et bien moins risquée que la conservation d’une facture papier.

En effet la majorité des prestataires confie l’archivage à des professionnels du type Caisse des Dépôts. Institution capable de garantir 10 ans sans risque, réduisant ainsi considérablement les risques par rapport à une conservation classique faite par unePMEdu type sauvegarde sur disque dur externe, ou par rapport à un support papier qui peut se dégrader dans le temps ou être victime du feu ou de l’eau.

Traçabilité : les prestataires vont tracer tous les échanges permettant de suivre l’acheminement de la facture depuis le poste client jusqu’à son destinataire et permettre la réémission de la facture en cas de problème.

Fiabilisation de l’information : dans le cadre de la facture fournisseur, même dans le cas d’une solution en PDF signé quand celle-ci permet la conservation de toutes les données factures (comme chez Eway-Solutions par exemple), le traitement des électroniques permet de fiabiliser l’intégration des données comptables ou business sans risque d’erreur contrairement à la saisie.

On voit ainsi que la dématérialisation des factures améliore la sécurité informatique et juridique de l’entreprise en restreignant les risques de perte de données et en sécurisant les documents transmis. Il devient quasiment impossible de voir une facture être falsifiée ou de perdre ses données factures

Tous ces avantages sont aujourd’hui à disposition des PME et des TPE et pas uniquement des grands groupes grâce à des solutions adaptées.

Alain SABATTIER

Quels bénéfices apporte la dématérialisation des factures (2/4) ? : Une amélioration de la trésorerie

En ces temps de crise qui maltraitent la trésorerie des entreprises, un retour sur les avantages de la dématérialisation en ce domaine parait intéressant à souligner.

Qu’un changement de mode de facturation puisse influer sur la trésorerie peut paraître surprenant. C’est néanmoins évident.

La dématérialisation des factures permet de transmettre immédiatement les factures au destinataire. Ce gains par rapport au processus classique impression, mise sous plis, envoi, réception et ouverture du courrier avant traitement – peut être assez important puisque le cycle papier peut prendre jusqu’à une semaine, de  l’impression de la facture chez l’expéditeur au début du traitement chez le destinataire. La facture étant traitée plus tôt, elle aura toute les chancesd’être également payée plus tôt. Ou à l’heure…

Le gain possible sur les dates de paiement est un autre aspect qu’il importe de souligner. Chez Eway-Solutions, nous avons ainsi le témoignage d’une entreprise dont les factures sont réglées à 30 jours fin de mois date de réception de facture. La société devant attendre la fin du mois pour les réaliser sur la base de relevés de prestations, ses factures étaient systématiquement reçues en début de mois suivant, du fait des délais postaux. En les dématérialisant, l’entreprise les transmet désormais le jour même : elle a ainsi gagné 30 jours de délais de règlement.

En réduisant les litiges et les erreurs de saisie, la dématérialisation permet aussi d’accélérer le cycle des encaissements. En effet, les factures ne se « perdent » plus en chemin ; des contrôles à priori sur la présence de certaines données nécessaires à son enregistrement par le destinataire peuvent être faits, etc. La réduction des litiges entraîne donc mécaniquement une accélération des règlements.

La dématérialisation des factures permet enfin au destinataire d’accélérer le cycle de traitement interne des factures et donc de payer plus vite. En effet, l’intégration automatique des données des factures reçues dans les logiciels du destinataire lui permet de les traiter plus rapidement. L’enjeu est bien compris des grandes entreprises, qui imposent aujourd’hui la dématérialisation à leurs fournisseurs, non seulement pour réaliser elles-mêmes des économies de traitement, mais aussi parce que c’est le seul moyen pour elles de respecter
les délais de règlements maximum imposés par la LME et la NRE. Beaucoup d’entre elles seraient incapables de respecter le délai de 60 jours de paiement date de facture avec un traitement papier, au regard des volumes extrêmement importants de factures reçues mensuellement par certaines grandes entreprises.

Et vous, combien de jours de règlement pourriez-vous gagner grâce à la dématérialisation de vos factures ?

Alain SABATTIER

Quels bénéfices apporte la dématérialisation des factures (1/4)? Des économies …

La dématérialisation des factures, quelles soient entrantes ou sortantes, permet de réaliser d’importantes économies. Les études généralement acceptées font état d’une réduction des coûts qui passe 13 à 4 € en facture entrante et de 9 à 3 euros en facture sortante.

Surpris ? On ne se rend effectivement pas compte que le coût de traitement d’une facture, ce n’est pas seulement l’affranchissement.

En facture sortante, par exemple, il faut prendre en compte, sa réalisation, son impression, sa mise sous pli, son archivage, le traitement des litiges et du recouvrement, le coût de trésorerie que représentent les retards de règlement.

La réalisation de la facture est une étape obligatoire, les informations de facturation devant être saisies. Son impression (en deux exemplaires) représente un coût non perçu par les entrepreneurs mais fort en réalité (une page imprimée coute entre 10 et 30 centimes). Vient ensuite la mise sous pli, enveloppe, pliage, collage, saisie de l’adresse. Cette opération représente, si le processus n’est pas automatisé, de précieuses minutes pendant lesquelles vous ne travaillez pas.

Ensuite commence un long processus jusqu’au paiement qui peut s’avérer couteux. Perte de temps à l’envoi (pas le temps d’aller à la poste), délai postal, temps avant l’ouverture de l’enveloppe, il peut s’écouler ainsi entre 3 et 5 jours entre la date de mise sous pli et sa réception par l’interlocuteur.

Puis vient le temps, du traitement chez le client (facture entrante) : Vérification, rapprochement commande,  validation ou litige, mise en paiement…

Ce délai qui peut être long, entre sa mise sous pli et son paiement entraîne un nouveau coût, le coût de trésorerie, ainsi une facture de 1000€ en retard de 30 jours coutera 40 centimes à une société obligée de se refinancer à 5%.

Puis, il faut encore la comptabiliser, la rapprocher du paiement…

Notre facture doit encore être archivée, retrouvée en cas de besoin (et cela pendant 10 ans) à nouveau un cout caché est derrière cette opération.

Et maintenant, vu avec cet œil, croyez vous encore qu’une facture ne coûte qu’un timbre poste ?

Faites le calcul par vous-même, pour votre entreprise, vous n’arriverez probablement pas a 9€ car ces études valorisent le temps passée. Maintenant imaginez que vous valorisez ce temps au cout du smic. A combien arrivez-vous ? 5€ ? 7€ ? 9€ ?

Face à ces coûts, la facturation électronique permet de diminuer tout ces postes

1)      La réalisation de la facture peut être simplifiée et plus rapide si vous remplacez Excel par un logiciel lié à la facturation.

2)      Les frais  d’impression, de fourniture, de mise sous pli sont supprimés

3)      Le traitement des factures est simplifié, les données peuvent être transférées directement en comptabilité

4)      Réduction des litiges, les litiges du type, « je n’ai pas reçu la facture… » sont supprimés

5)      Réduction des délais d’acheminement et de paiement, conséquence de tout ce qui est ci-dessus (transfert immédiat, réduction des litiges, rapidité du traitement)

Alain SABATTIER

Vous avez dit dématérialisation fiscale des factures ?

Depuis des années que je travaille sur le sujet, l’accueil de ce mot est souvent glacial. Dématérialisation, le mot commence à avoir du sens, paiement dématérialisé, factures des opérateurs de téléphonie… mais lié au mot Fiscale, tout de suite, l’entrepreneur commence à avoir des sueurs froides ! Il est temps d’en parler simplement.

La dématérialisation fiscale des factures est tout simplement l’échange de facture électronique qui offre un niveau de sécurité suffisant pour que l’administration fiscale lui accorde la même valeur qu’a une facture papier, et autorise donc son émetteur et son destinataire à ne plus échanger de papier.

D’accord, me direz-vous, mais pourquoi faire ? Que va m’apporter la dématérialisation des factures ?

Presque rien : une sécurité accrue des échanges, un archivage et une consultation en ligne de toutes mes pièces, des économies liées à l’affranchissement, mise sous plis, impression, traitement …. des factures, une accélération du cycle des règlements clients, une simplification de la gestion de la relation commerciale, l’intégration automatique des données dans l’ERP ou la comptabilité. (Nous aurons l’occasion de revenir sur ces bénéfices dans d’autres billets).

A chaque entreprise son mode de dématérialisation

La loi française dans sa grande mansuétude a autorisé deux modes de dématérialisation fiscale qui répondent aux tailles et aux contraintes des entreprises

1)      La dématérialisation sous forme de fichiers structurés (art 289 Bis du CGI)

Ce mode de dématérialisation consiste à échanger un fichier de données de type EDI, en garantissant à chaque instant l’authenticité du message, son intégrité, mais aussi sa pérennité dans le temps. L’échange doit pouvoir être fait de machine à machine sans intervention humaine avec des protocoles techniques fiables. Les données doivent être archivées selon les prescriptions du droit fiscal (6 ans) et du droit commercial (10 ans). Les partenaires doivent signer une convention d’interchange qui définit précisément les modalités de cet échange et les formats utilisés. C’est le mode préféré des grands groupes.

2)      La dématérialisation sous forme d’image signée (art 289 V du CGI)

Ce mode de dématérialisation consiste à échanger un fichier de type PDF, authentifié et sécurisé par une signature électronique qui garantie l’intégrité du document et son émetteur. Comme dans le cas précédent, l’original doit être conservé et archivé pour 10 ans. Elle nécessite un accord tacite du destinataire. Cette forme de dématérialisation a l’avantage d’être plus simple à mettre en œuvre. C’est le mode préféré des PME car une facture image est lisible par tout le monde et ne nécessite pas d’investissements coûteux.

Alain SABATTIER

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