Témoignage : GoWizYou recommande l’utilisation de Web’Demat, facturation en ligne et dématérialisation des factures pour les PME

« Le processus de facturation est clef dans la bonne gestion d’une entreprise, c’est pourquoi chez GoWizYou nous avons adopté Eway dès les premiers mois d’activités. En bientôt deux ans, Eway est devenu incontournable tant pour nous que pour nos clients et partenaires. Notre expert comptable l’utilise pour intégrer simplement les comptes de tiers. Nos commerciaux ont rapidement adopté la solution grâce à se simplicité.

Enfin, dernier point et non des moindre, nous commercialisons Eway auprès de cabinets d’expert comptables clients, ils sont ravis et Dieu sait si la profession est exigeante en matière de facturation.  »

Pour en savoir plus sur les solutions d’Eway-Solutions : www.eway-solutions.com

A propoos de GoWizYou :  Experts intégrateurs, les consultants de GoWizYou vous accompagnent dans la mise en oeuvre de solutions “Cloud Computing” pour améliorer les performances de votre entreprise www.gowizyou.com

5 raisons de passer à la facturation en ligne pour votre TPE

De nombreux entrepreneurs font encore leurs factures avec Word ou Excel puis les envoient en papier. Les solutions de facturation en ligne et d’envoi de factures dématérialisées leur permettraient pourtant de nombreuses facilités et économies.

1)      Réaliser des factures conformes

Ce constat est partagé par de nombreux experts comptables, les factures ainsi saisies ne respectent souvent pas les obligations légales en terme de mentions à porter sur les factures, voir même des erreurs de calcul sur la TVA. L’utilisation d’un outil de facturation en ligne permet d’utiliser des modèles conformes aux attentes législatives.

2)      Simplifier la saisie des factures

Les fonctionnalités simples permettent de gagner un temps précieux lors de la réalisation des factures, ainsi les coordonnées des clients sont reprises automatiquement, les numéros de factures sont pré-renseignés, voir avec certains outils, des fonctions de copie de factures précédentes permettent de faire en quelques seconde une facture récurrente. Quelques petites minutes de paramétrage au démarrage permettent ensuite de gagner un temps précieux

3)      Réaliser des économies

Des solutions telles que Web’Demat d’Eway-Solutions, vous permettent de faire des factures électroniques à valeur fiscale (art 289 VII-3 du CGI) et de les envoyer directement à vos clients par voie électronique. Ces factures électroniques n’ont plus besoin d’être imprimées pour être conformes, vous économisez ainsi sur les frais d’affranchissement et de consommables (consulter l’article : « L’envoi d’une facture papier coûte en moyenne 3 fois le prix du timbre»). Vous gagnez du temps grâce à l’envoi immédiat de vos factures, plus besoin de vous déplacer ou t’attendre la levée postale

4)      Protéger vos documents commerciaux

Couplée à une solution d’archivage légal, votre solution de facturation en ligne, assure pour vous l’archivage pour 10 ans de vos factures dans un coffre-fort électronique.  Vous n’avez ainsi plus de risque de perdre vos factures et vous êtes protégez contre les risques de perte de vos pièces comptables ou de dégradation de vos données. En plus avec l’archivage électronique vous n’avez plus à gérer un archivage papier complexe et fastidieux.

5)      Accéder 24h/24 et de n’ importe où à votre application de gestion

Votre solution de facturation en ligne est disponible partout à partir d’une connexion internet. Plus besoin d’être au bureau pour consulter vos factures ou les faire.

Testez gratuitement Web’Demat, la première solution de facturation en ligne pour les TPE et PME qui vous permet de vous passer réellement du papier en toute légalité, Eway vous offre vos 50 premières factures électroniques.

Pour en savoir plus ou ouvrir un compte gratuit, connectez-vous sur www.eway-solutions.com ou contactez-nous à contact@eway-solutions.com.

L’envoi d’une facture papier coûte en moyenne 3 fois le prix du timbre

Une nouvelle étude sur les coûts d’émission des factures papiers a été publiée en fin d’année 2012. Cette étude publiée sur le site Finyear.com le 19 décembre 2012 a le mérite de décomposer les coûts d’émission des factures en prenant uniquement les coûts directs et non comme d’autres études généralement utilisées qui prennent en compte les coûts indirects du type recouvrement ou gestion des litiges.

Nous reprenons ici les principaux passages de cet article, l’étude complète (source Qweeby) est disponible sur le site  www.finyear.com.

Combien me coûte l’envoi de mes factures clients ?

« Les estimations du coût d’envoi des factures sont exorbitantes : de 9 €à 15 € (étude BVA et prestataire), difficile à croire. Le périmètre pris en compte pour ces évaluations est large et appuie des tarifs de dématérialisation des prestataires élevés. L’étude lancée mi-octobre sur 410 entreprises établit une estimation réaliste selon des critères concrets du coût d’envoi des factures. […] Les sommes à additionner pour obtenir le coût d’envoi d’une facture sont très faibles à l’image du prix d’une enveloppe ou de la consommation d’encre lors d’une impression. Cependant lorsque ces charges sont cumulées sur une année, les sommes grimpent rapidement ! A terme, le résultat peut servir de base de calcul pour identifier les économies réalisables lors de l’envoi de vos factures.

Une variation du coût d’émission de factures de 300% selon la configuration de travail.

Cette étude porte sur l’émission de factures et non sur leur traitement en réception. Faire des économies lorsque vient le moment de régler sa facture est un réflexe, mais diminuer ses coûts de gestion au moment d’être régler est moins évident. Le poste de facturation client est une ligne de coût à laquelle les décideurs en recherche d’économies n’accordent pas assez d’attention. Challenger la structure de coûts de ce poste est une quick win à exploiter.

Les coûts pris en compte vont de l’impression des factures, le type d’imprimante (imprimante laser noir et blanc ou couleur, imprimante jet d’encre, impression matricielle, papier pré imprimé), du prix des enveloppes selon leurs formats et le nombre de pages, les coûts liés à la mise sous pli qu’elle soit manuelle ou automatique. Le temps consacrés au dépôt des factures à la Poste en fonction de la fréquence d’émission ou du prix de l’abonnement aux ramassages du courrier par la Poste sont autant de frais intégré dans le calcul.

Périmètre de l’étude :
L’étude a été réalisée sur une base de 410 entreprises. Afin de déterminer le coût d’envoi annuel des factures depuis son impression jusqu’à son dépôt à la Poste. Les entreprises ont été invitées à répondre à 7 questions sur la méthode d’envoi des factures. Les volumétries de facturation constatée s’étendent de 10 à plus de 100 000 factures annuelles. L’étude a été réalisée du 15 octobre au 20 novembre 2012.

Résultats de l’étude

Impression des factures
La majorité des entreprises utilise le moyen le moins coûteux pour imprimer leurs factures, puisque 58% d’entre elles ont recours aux imprimantes laser noir et blanc. Seuls les petits facturiers (de 10 à 240 factures par an) sont équipés sans distinction d’imprimante jet d’encre, laser noir et blanc et couleur.

mode d'impression 2

Méthode de mise sous plis
Le coût de la mise sous plis a été établi en fonction du temps consacré à plier les factures, mettre les factures dans les enveloppes. A raison de 3 factures par minutes, le coût estimé est de 0.11€ par facture.
Le coût de la mise sous plis grâce à des machines est établi à partir du coût de location de la machine, de sa maintenance, de l’électricité et de la main d’œuvre pour déposer et retirer les factures soit 0.10€ par envoi.
La mise sous pli reste largement réalisée manuellement, à hauteur de 79%. Au-delà de 50 000 factures par an, les entreprises ont recours aux machines à hauteur de 75%.

Affranchissement
Le coût d’affranchissement est calculé en fonction du coût des timbres et du temps consacré à cette opération, qu’elle soit manuelle ou automatique.

methode affranchissement 3

L’utilisation des machines à affranchir est majoritaire.  L’affranchissement est effectué en moyenne à 68% par une affranchisseuse. Les entreprises ayant une faible volumétrie de factures utilisent également des machines à affranchir.

cout affranchissement

Coût avant dépôt en bureau de Poste
Les coûts moyens constatés pour une facture d’une page depuis l’impression jusqu’à la mise sous plis est variable en fonction du volume de facture. Le coût ici calculé intègre le coût d’impression, le prix des enveloppes, les coûts liés à la mise sous plis et l’affranchissement. Les résultats obtenus varient entre 1,03 € et 1,11€. En moyenne le coût d’impression est de 0,10€. En moyenne l’impression, l’enveloppe et la mise sous plis coûte 1,07€par facture.

Dépôt des factures
Déposer les factures en bureau de poste ou dans une boite au lettre, ou encore le ramassage du courrier par la Poste représente un coût qui est lié au temps consacré à cette tache ou qui s’évalue tout simplement par le prix de l’abonnement à la Poste.
L’abonnement à la Poste est la principale méthode employée par les entreprises : 32% des entreprises ont recours aux ramassages du courrier. De 10 à 600 factures annuelles, les entreprises déposent majoritairement leurs factures une fois par semaine à la Poste. Au-delà de 600 factures, 1 entreprise sur 2 a recours au service du ramassage du courrier.

remose en poste 5

Coût d’envoi des factures
Le coût moyen d’une facture varie de 1.05€ à 3.63€ selon le volume de facture expédié par an. Ce coût comprend les consommables, l’entretien des appareils utilisés, le temps consacré à ces taches. Ce coût est plus important pour les entreprises qui se déplacent en bureau de Poste car le temps engagé pour ces taches est fort par rapport aux nombres de documents traités. En moyenne le coût d’une facture est de 1,82€.

cout d'envoi 6

[…]

En bref, la facture électronique :

La facture électronique est plus économique que la facture papier. Mais ce n’est pas le seul apport attendu par les factures électroniques :
La facture électronique permet de gagner du temps sur les taches de traitement des factures, du dépôt des factures. Les factures sont instantanément chez le récepteur.

La traçabilité associée à la facture électronique offre une visibilité sur l’état de réception et de consultation des factures émises. Les factures “ égarées ” par le destinataire peuvent être immédiatement retrouvées par l’émetteur et par le récepteur grâce aux plates-formes centralisant les factures envoyées et reçues.

Le gain d’espace est aussi un avantage non négligeable. La facture électronique signée permet de remplacer l’archivage papier par l’archivage immatériel. Le classement est simplifié grâce aux interfaces des coffres forts électroniques ou par le tri informatique par numéro de factures.

La facture électronique permet également de diminuer l’empreinte carbone. Le constat est simple : au minimum 2 fois moins d’impression, moins de transport de courrier. »

La dématérialisation des factures franchit une nouvelle étape : point sur les réflexions de l’Etat

Voici la copie d’un très bon article sur la reflexion en cours de l’Etat vers une obligation de passer à la facturation électronique dans les marchés publics. Cet article a été publié le 30/07/2013 sur le site infodsi.com sous le titre : « La dématérialisation des factures franchit une nouvelle étape »

Mi-juin, lors d’un colloque organisé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat), l’état a rappelé que la facturation électronique constituait désormais la voie de transmission, privilégiée par les services de l’état, des factures de ses fournisseurs (5 millions de factures fournisseurs reçues chaque année). En effet, depuis le 1er janvier 2012, l’Etat autorise ses fournisseurs à transmettre leurs factures en mode totalement dématérialisé (dématérialisation dite « fiscale »), conformément aux dispositions fixées par la loi de modernisation de l’économie votée le 4 août 2008. Lors de ce colloque, le Ministre délégué au budget a annoncé que la facturation électronique serait rendue obligatoire sur certains marchés publics. Plus globalement, l’hypothèse d’une obligation progressive pour les entreprises, à l’instar de la démarche que le Danemark a conduite, va être expertisée par les administrations concernées et en concertation avec les entreprises. Patrick Duc, Associé Secteur Public de Kurt Salmon, nous livre son analyse.

Le Comité Interministériel pour la Modernisation de l’Action Publique (CIMAP) du 17 juillet dernier, présidé par le Premier Ministre, a ouvert la voie d’une obligation progressive, pour les fournisseurs de l’état, de transmettre leurs factures en mode dématérialisé. Quelles sont les raisons qui conduisent l’Etat à prendre ces nouvelles mesures ? Que faut-il en attendre ? Quels en seront les bénéfices ? Quelles sont les adaptations que les entreprises vont devoir mettre en place pour être en accord avec ces nouvelles dispositions ? Quel en sera le coût pour elles et quelles en seront les contreparties ?
« A l’échelle européenne, un tiers des pays de l’Union a engagé des démarches de simplification des relations entre pouvoirs publics et fournisseurs des administrations, en acceptant des factures dématérialisées de leur part, souligne Patrick Duc ».
« La moitié d’entre eux est allé plus loin en obligeant ses fournisseurs, à l’instar du Danemark qui a laissé 2 ans aux entreprises pour se préparer à envoyer des factures électroniques aux administrations. Dès 2005, première année de l’entrée en vigueur de l’obligation, plus de 95% des factures entrantes ont été dématérialisées. Les économies générées se répartissent entre administrations et fournisseurs à plus de 150 millions d’euros d’économies annuelles pour un volume de 15 millions de factures par an. Pour les factures qui continuent à être reçues en mode papier, l’administration a ici fait le choix de refacturer le coût de numérisation afin, d’une part, d’éviter des comportements non conformes et, d’autre part, de préserver l’unicité du processus de traitement des factures, en tout électronique, au sein des services administratifs ».
En France, la Loi de Modernisation de l’Economie votée le 4 août 2008 a ouvert la voie de la dématérialisation fiscale des factures entre fournisseurs et services de l’état. Depuis le 1er janvier 2012, date d’entrée en vigueur de ces dispositions, les fournisseurs de l’état ont la possibilité de transmettre des factures dématérialisées, sous différentes modalités qui répondent à la diversité des situations en présence. Taille des entreprises, fréquence de facturation, nature des biens et des services facturés ou encore niveau d’équipement en systèmes informatiques sont autant de paramètres qui ont été pris en compte par l’Agence pour l’Informatique de l’Etat (AIFE) pour mettre à la disposition des fournisseurs des voies d’accès diversifiées et adaptées aux différents cas d’usage. Concrètement, le portail « Chorus factures », accessible depuis n’importe quel poste disposant d’une connexion internet, couplé à un concentrateur de factures, permet à tout fournisseur de l’état de transmettre une facture dématérialisée à l’origine.
« Dans la pratique, les entreprises ont aujourd’hui quatre voies d’accès possibles. Une analyse préalable permettra de privilégier l’une d’entre elles en fonction du nombre de factures mensuelles, mais aussi des informations qu’elles véhiculent ou encore des capacités offertes par son système d’information. Il n’y a pas de règle dans l’absolu mais si l’entreprise émet moins de 10 factures par mois, elle pourra plutôt les saisir sur le portail « Chorus factures ». Pour des volumes plus importants (à partir de 100 factures par an), elle pourra envisager de déposer des fichiers de factures sur ce même portail (fichiers .pdf signés ou fichiers .xml). Au-delà du millier de factures annuelles, on peut s’intéresser à l’EDI (Echange de données informatisé), qui existe sous deux formes : l’interfaçage direct entre systèmes informatiques avec des flux de fichiers de factures respectant l’un des formats acceptés, ou le recours à un opérateur de dématérialisation, qui procède à la mise au format attendu par l’administration, et à l’archivage des factures ».
S’il ne s’agit pour l’instant que d’une possibilité offerte aux fournisseurs de l’état, il y a, à l’évidence, une volonté d’aller plus loin. Lors d’un colloque organisé par l’AIFE le 14 juin dernier, l’idée d’une obligation progressive a été avancée. Pour certains marchés publics, les factures électroniques seront désormais seules autorisées. Plus globalement, la dématérialisation de toutes les factures des fournisseurs de l’état est engagée. En effet, le dernier du Comité Interministériel pour la Modernisation de l’Action Publique, réuni le 17 juillet dernier par le Premier Ministre, a posé les jalons de la trajectoire de dématérialisation des factures. Ainsi, dès 2016, les très grandes entreprises auront l’obligation de transmettre leurs factures en mode dématérialisé aux services de l’état. Cette obligation sera progressivement étendue à toutes les entreprises pour aboutir à une dématérialisation totale des factures d’ici à 2022.
« Les entreprises ont tout intérêt à considérer dès à présent cette possibilité offerte et à saisir l’opportunité. A condition de bien les engager, les projets de dématérialisation offrent un retour sur investissement important pour l’entreprise : les économies proviennent de la suppression des coûts d’affranchissement, de mise sous pli et de délais de paiement réduits. Mais le gain est également qualitatif : l’entreprise a la garantie que sa facture arrive directement au bon endroit. Par ailleurs, il est possible de consulter sur le portail « Chorus factures » le statut de traitement de toutes les factures que le fournisseur a envoyées vers l’Etat au format numérique, quels que soient le ministère ou l’échelon géographique concernés.
Les travaux à mener dépendent largement du système informatique en place dans l’entreprise, et c’est souvent beaucoup moins compliqué qu’on ne le pense. Dans tous les cas, il ne faut pas envisager le projet comme strictement informatique mais comme un projet de transformation global qui modifie les pratiques de l’entreprise.
De surcroît, en engageant un projet de dématérialisation des factures à destination des services de l’état, l’entreprise pourra réfléchir plus globalement à développer la facturation électronique pour tout ou partie de ses autres clients et à maximiser ainsi le rendement du projet.
»

Retrouvez l’article original à l’URL suivante : http://www.infodsi.com/articles/142510/dematerialisation-factures-franchit-nouvelle-etape.html?key=5a469b894156082f

Témoignage JBEPA Consulting, Utilisateur du module Web’Demat d’Eway de facturation en ligne et de dématérialisation

Créée en Janvier 2012  « JBEPA Consulting » est une ESN (Entreprise de Service du Numérique) spécialisée dans le conseil, l’implémentation et la maintenance corrective/évolutive de l’Erp SAP. Jean Luc Palacios, son président Témoigne :

Eway-Solutions « Web’Demat » est la solution TPE adaptée à nos besoins

Les points recherchés :

  • Accessible depuis n’importe quel poste de travail (Cloud)
  • Serveurs sécurisés
  • Saisie, envoi et consultation en ligne 24h/24h
  • Ergonomie et facilité de paramétrage
  • Dématérialisation, signature et Archivage légal des factures

Les plus :

  • Accès direct à l’historique des factures émises, pour le client via un mot de passe
  • Rapidité d’exécution en utilisant la fonction « Copie » de facture
  • Réactivité à la demi-journée en maintenance ou lorsqu’une question est posée
  • Un tarif extrêmement compétitif

Eway-Solutions « Web’Demat » un rapport qualité/prix défiant toute concurrence !!!

Les 5 questions que vous vous posez avant de dématérialiser vos factures : livre blanc

La dématérialisation des factures reste un concept récent qui pose encore beaucoup de questions aux chefs d’entreprises. Pour tenter d’y répondre le plus simplement possible Eway-Solutions vous offre son livre blanc : les 5 questions que vous vous posez avant de dématérialiser vos factures, que vous pouvez télécharger gratuitement.

Au cours de ce livre blanc seront abordées les 5 questions suivantes :

  1. La dématérialisation des factures : c’est quoi?
  2. Qu’est-ce que je gagne à dématérialiser mes factures?
  3. En quoi la facturation électronique avec Eway me protège-t-elle?
  4. Que faut-il faire pour passer à la dématérialisation des factures?
  5. Comment interfacer la solution Eway avec mes applications existantes

Envie d’en savoir plus? Télécharger le livre blanc en cliquant sur le lien ci dessous

Livre_Blanc_5_Questions_avant_de_dématérialiser

Nouvelle législation sur la facture électronique : Vers une simplification?

Depuis plus d’un an, à l’initiative de l’Union Européenne, était attendue une simplification des règles concernant la facture électronique. Cette modification de la loi française est intervenue le 29 décembre 2012 pour une mise en application dès janvier 2013 par la réécriture de l’article 289 de Code Général des Impôts. Pour autant cette modification apporte-t-elle réellement une simplification et un assouplissement des règles.

Précédemment

La version précédente de l’art 289 était très claire. Elle stipulait dans ses articles 289 bis et 289 V ce qu’était une facture électronique, soit un échange de données informatisés (EDI) assorti de processus techniques garantissant l’intégrité du message dans le temps et son interprétation automatisé, soit  une image dont l’intégrité est garanti au moyen d’une signature électronique. Dans les deux cas un archivage dit « a valeur probante » au moyen d’un coffre-fort électronique doit garantir la conservation pour la durée légale de l’archive électronique. (voir aussi article publié précédemment sur le contexte législatif précedent)

La nouvelle rédaction de cet article précise dans l’art 289-VI :

« VI. – Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit »

Une lecture rapide de cette nouvelle rédaction a fait croire à certaines entreprises que désormais, la loi autorisait la transmission d’un PDF simple aux clients. La réalité est malheureusement plus compliquée. En effet, cette possibilité est offerte mais assortie de nombreuses obligations pour l’émetteur et le destinataire notamment la mise en place de piste d’audit et leur conservation durant la durée légale de conservation des factures tant pour les deux partie. Il ne s’agit donc plus uniquement de conserver la facture, mais aussi toutes les preuves de sa réalité. Cette nouvelle obligation ne pèse que sur les factures émises en électronique et qui ne respectent pas les principes des deux modes historiques de factures électroniques dont la validité est réaffirmée dans la nouvelle rédaction.

En effet, l’art 289-VII stipule : «  – Pour satisfaire aux conditions prévues au V, l’assujetti peut émettre ou recevoir des factures :

1° Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement »

Les solutions précisées au VII-2 et VII-3 correspondant aux factures électroniques sécurisées au moyen d’une signature électronique (2) ou sous format EDI (3), c’est-à-dire les deux formats préconisés jusqu’alors.

En conclusion :

La prétendue simplification proposée par le nouveau texte fait peser une nouvelle obligation pour pouvoir l’utiliser, celle de disposer de piste d’audit chez le client et chez le fournisseur permettant de prouver pendant toute la durée de conservation de la facture la réalité de celle-ci. On voit que cette évolution a été réalisée à l’instigation des opérateurs téléphonique et des opérateurs d’énergie qui disposent déjà d’obligation de conserver le relevé d’appel ou de compteur notamment et donc de toutes les pistes d’audit demandées et qui, par ailleurs, rencontraient des difficultés à se mettre en conformité avec les dispositions précédentes. Pour les PME et TPE françaises, la sécurisation au moyen d’une signature électronique reste donc le moyen le plus simple de dématérialiser leurs factures. Des solutions telles que celles proposées par Eway-Solutions permettent d’y répondre.

Alain SABATTIER

Combien de factures pour dématérialiser ?

Il faut faire beaucoup de facture pour pouvoir dématérialiser. Voici une idée reçue qui à la vie dure.

Aujourd’hui il n’y a pas de limite inférieure à la facture électronique. Certaines solutions permettent en effet à partir de quelques factures par mois de bénéficier de la dématérialisation grâce à plusieurs modes proposés aux clients depuis la saisie de la facture en ligne jusqu’à la récupération automatique des factures sorties d’un logiciel.

Les bénéfices sont immédiats pour tous les entrepreneurs. Pour les plus petites sociétés, c’est la disponibilité permanente des factures en ligne et la simplicité d’une solution tout en un qui va leur permettre de gagner un temps précieux. Pour les entreprises plus importantes, au-delà du temps gagné, les économies générées par un processus électronique bien moins onéreux que le traitement du papier permettent un ROI très rapide (inférieur à un an)

Il n’y a donc pas de seuil minimal pour dématérialiser les factures. En revanche, il y a très vite des économies à la clé.

Chez Eway-Solutions, le module Web’Demat de saisie en ligne et d’archivage et d’envoi des factures dématérialisées est proposé à partir de 100€ par an avec la possibilité de faire un test gratuit pendant 3 mois (ou 50 factures). En mode récupération automatique des factures émises par un logiciel, des offres sont disponibles à partir de 500 factures annuelles.

Sécurisation et archivage de vos factures dans le temps

Clôture des comptes annuels, litige commercial ou encore contrôle fiscale, les entreprises sont soumises dans leur vie quotidiennes à de nombreuses occasions de devoir produire leurs anciennes factures. La loi d’ailleurs prévoit un archivage de 10 ans en droit commercial et de 6 ans en droit fiscal. Pour de nombreuses entreprises, la conservation dans de bonnes conditions et la recherche des pièces est un véritable casse-tête. Ces difficultés sont encore aggravées en cas dégâts des eaux , d’incendie, de crash informatique ou de falsification.

La dématérialisation des factures c’est-à-dire l’envoi de factures électroniques permet de résoudre en une fois toutes ces problématiques aussi bien pour les petites entreprises que pour les plus grandes.

Signature électronique

Le recours à la dématérialisation des factures permet de protéger les factures par l’utilisation d’une signature électronique qui permet de garantir d’authenticité et l’intégrité de la facture. Pour faire simple, plusieurs années après son émission, on pourra prouver que la facture est un original et qu’elle n’a jamais été modifiée, grâce à l’empreinte numérique du document calculée lors de la signature. Ajoutée à d’autres techniques tel que l’horodatage ou la réponse « OCSP », la signature électronique est le moyen le plus sécurisé et fiable d’assurer la sécurité de la facture.

Archivage à valeur probante

Une fois que la facture est réalisée, encore faut-il la conserver. Les prestataires de dématérialisation auront à cœur de proposer des solutions d’archivage conforme aux exigences dans le domaine. Les factures électroniques seront ainsi conservées dans un coffre-fort électronique sécurisé. C’est un point important du dispositif qui permet de conserver les factures dans le temps sur support informatique. Les accès aux documents sont tracés et dès le dépôt dans le coffre, cette archive est répliquée en plusieurs endroits distants sur des infrastructures qui permettent de garantir l’archivage pendant la durée légale.

Des factures accessibles à tout moment

En fonction du prestataire choisi, vous pouvez bénéficier d’un accès en ligne pendant plusieurs années, vous permettant grâce à une indexation performante de retrouver vos factures simplement depuis un accès internet. Certains prestataires propose même un accès gratuit en consultation des factures pour vos clients.

Pour toutes ses raisons, les entreprises peuvent aller sans crainte vers la facture électronique qui va sécuriser leur facturation et simplifier les processus d’archivage et de recherche.

Par exemple, la plateforme Eway propose pour toutes les factures une signature autoportante qui assure à n’importe quelle moment la force de cette signature, en demandant à l’autorité émettrice du certificat une validation de la validité du certificat (réponse OCSP) et un horodatage à un tiers externe, ce qui permet même après expiration du certificat de signature de prouver qu’il était valide au moment de l’établissement de la facture. Pour l’archivage Eway propose en standard un archivage auprès de Jedeclare.com, la plateforme de télé déclaration de l’Ordre des Experts Comptables qui utilise les infrastructures d’archivage de la Caisse de Dépôts et Consignations

Alain SABATTIER

Factures électroniques : les TPE et PME s’y mettent aussi

Alors que les grandes industries sont passées à la facture électronique depuis plusieurs années dans la facturation B to B, les petites et moyennes entreprises se sont laissées distancer. Pourtant les avantages de la facture électronique, en termes de coûts, de gains de temps et de gain de trésorerie ne sont plus à démontrer.

On observe depuis quelques mois, la crise aidant, un intérêt naissant des TPE et PME pour la dématérialisation de leurs factures. Elles sont souvent demandeuses d’une solution simple et souple, adaptée à leur fonctionnement. Le développement des solutions SaaS, sans installation de logiciel permet aujourd’hui de répondre à ce besoin.

Les précurseurs dans ce domaine ont été toutes les solutions de facturation en ligne qui sont nées dans les dernières années, répondant ainsi au besoin des TPE d’avoir un outil de facturation en ligne. Cependant ces solutions ne sont pour la plupart pas allées au bout de la logique en permettant de supprimer purement et simplement l’envoi de facture papier tout en respectant le cadre législatif approprié.

Ce point est aujourd’hui résolu avec des services en ligne tels qu’Eway-Solutions qui propose sur sa plateforme web à la fois un logiciel de facturation en ligne et l’envoi des factures dématérialisées dans le respect de l’article 289 du Code Général des impôts. Les factures ainsi émises sont signées électroniquement, archivées pour 10 ans et transmises par mail au destinataire qui peut les retrouver à tout moment en ligne sur le site d’Eway.

Avec de telles solutions, les TPE s’affranchissent de la plupart des contraintes de la facturation grâce à un service en ligne disponible 24/24 avec une connexion web, un archivage en ligne des pièces et une transmission immédiate des factures sans avoir à attendre la levée postale.

Pour les PME qui possèdent leur logiciel de facturation, les solutions SaaS qui permettent sans installation de logiciel de traiter automatiquement les factures en mode électronique, leur apporte enfin une solution adaptée à leur contexte. En déléguant en quelques clics à la solution choisie le soin de certifier, d’acheminer et de traiter les factures conformément à la réglementation, elles peuvent se consacrer à leur métier et réaliser de confortables économies par rapport au traitement des factures papier.

L’ère de la facture électronique pour toutes les entreprises est désormais en marche grâce à des solutions adaptées qui permettent de faire du 0 papier une réalité offerte à toutes.

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