Réglementation sur la Facture électronique : Nouvelles évolutions

Après de long mois d’attente, le BOFIP (Bulletin officiel des Finances Publiques) est enfin venu préciser les conditions application du nouvel article 289 du Code Général des Impôts. Dès le mois de mai, un précédent article expliquait les principaux changements de la réglementation en termes de factures électroniques, ces explications n’auraient cependant pas été complètes sans les précisions sur ses conditions d’application. Le 18 octobre, le BOFIP est venu enfin les préciser. Nous détaillerons donc les conditions qui s’appliquent maintenant à la facture électronique sous format image signée.

La facture électronique dispense des conserver les pistes d’audit liés aux factures. Ce principe précisé dans l’art 289 est clairement rappeler ici, à condition que la signature mise en œuvre soit une signature qualifiée (point que nous détaillerons par la suite). Cela signifie que la facture électronique tient lieu de preuve indiscutable auprès des impôts et se suffit par elle-même à condition d’utiliser les bonnes signatures sous peine, non plus de voir sa facture refusée par le fisc comme précédemment, mais de devoir conserver pendant toute la durée d’archivage toute pièce justificative de la facture afin d’établir des pistes d’audit fiable.

Pourquoi une telle suprématie d’un coup de la facture électronique ? Tout simplement parce que le législateur impose maintenant l’utilisation de certificats électroniques extrêmement sécurisés (dit qualifié) remis en main propre et sur un support Cryptographique. Les signatures émises avec ses certificats sont présumées fiables (Décret n°2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du code civil), c’est-à-dire qu’il appartient à celui qui le contexte de prouver sa non fiabilité. La charge de la preuve est ainsi inversée. Ce n’est plus au signataire de prouver la fiabilité de son document signé mais bien à celui qui le conteste.

On peut donc dire qu’aujourd’hui la facture électronique est un réel avantage compétitif car elle simplifie encore plus la gestion de l’entreprise en se suffisant à elle-même.

Cependant, ces nouvelles dispositions s’accompagnent aussi de nouvelles contraintes. En effet, les dispositifs de signature à mettre en œuvre sont plus complexes et les certificats à utilisés sont plus sécurisés et plus onéreux (certificats qualifiés remis en main propre sur support cryptographique après vérification des justificatifs). De plus, le système même de qualification suppose que les cachets serveurs ne sont plus utilisables. Il faudra maintenant utiliser des certificats de personnes physique agissant pour le compte de la société (certificat de Monsieur X de la société Y). La solution la plus simple pour acquérir ses certificat sera certainement l’utilisation de certificat RGS 2* ou RGS 3* reconnu explicitement par le BOFIP comme valable.

Concrètement les sociétés ont jusqu’au 31/12/2013 pour se mettre en conformité, sinon elles devront conserver toutes les pistes d’audit, les factures ne seront plus signées « Société Y » mais « Monsieur X de la société Y ». Pour les prestataires de service de dématérialisation, il sera nécessaire de vérifier la conformité des certificats de leurs clients ou de modifier leur certificat de signature en abandonnant leur cachet serveur lorsqu’elles signent pour le compte du client.

Dans un premier temps cette nouvelle rédaction va poser quelques difficultés aux destinataires qui devront vérifier le certificat de signature pour savoir si la facture reçue et signée électroniquement l’est bien avec un certificat « qualifié » pour savoir si elles doivent conservées les pistes d’audit on non. Cette situation sera transitoire le temps que toutes les émetteurs se mettent à jour.

La nouvelle rédaction de l’article 289 et ses textes d’applications renforce encore l’intérêt de passer à la dématérialisation des factures en supprimant ou limitant la nécessité de maintenir des pistes d’audit chez l’émetteur et le destinataire. Elle renforce ainsi l’acception par les destinataires qui vont ainsi se voir libérer d’obligation de conservation de ces éléments qui étaient souvent sous forme papier.

Alain SABATTIER

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Nouvelle législation sur la facture électronique : Vers une simplification?

Depuis plus d’un an, à l’initiative de l’Union Européenne, était attendue une simplification des règles concernant la facture électronique. Cette modification de la loi française est intervenue le 29 décembre 2012 pour une mise en application dès janvier 2013 par la réécriture de l’article 289 de Code Général des Impôts. Pour autant cette modification apporte-t-elle réellement une simplification et un assouplissement des règles.

Précédemment

La version précédente de l’art 289 était très claire. Elle stipulait dans ses articles 289 bis et 289 V ce qu’était une facture électronique, soit un échange de données informatisés (EDI) assorti de processus techniques garantissant l’intégrité du message dans le temps et son interprétation automatisé, soit  une image dont l’intégrité est garanti au moyen d’une signature électronique. Dans les deux cas un archivage dit « a valeur probante » au moyen d’un coffre-fort électronique doit garantir la conservation pour la durée légale de l’archive électronique. (voir aussi article publié précédemment sur le contexte législatif précedent)

La nouvelle rédaction de cet article précise dans l’art 289-VI :

« VI. – Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit »

Une lecture rapide de cette nouvelle rédaction a fait croire à certaines entreprises que désormais, la loi autorisait la transmission d’un PDF simple aux clients. La réalité est malheureusement plus compliquée. En effet, cette possibilité est offerte mais assortie de nombreuses obligations pour l’émetteur et le destinataire notamment la mise en place de piste d’audit et leur conservation durant la durée légale de conservation des factures tant pour les deux partie. Il ne s’agit donc plus uniquement de conserver la facture, mais aussi toutes les preuves de sa réalité. Cette nouvelle obligation ne pèse que sur les factures émises en électronique et qui ne respectent pas les principes des deux modes historiques de factures électroniques dont la validité est réaffirmée dans la nouvelle rédaction.

En effet, l’art 289-VII stipule : «  – Pour satisfaire aux conditions prévues au V, l’assujetti peut émettre ou recevoir des factures :

1° Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement »

Les solutions précisées au VII-2 et VII-3 correspondant aux factures électroniques sécurisées au moyen d’une signature électronique (2) ou sous format EDI (3), c’est-à-dire les deux formats préconisés jusqu’alors.

En conclusion :

La prétendue simplification proposée par le nouveau texte fait peser une nouvelle obligation pour pouvoir l’utiliser, celle de disposer de piste d’audit chez le client et chez le fournisseur permettant de prouver pendant toute la durée de conservation de la facture la réalité de celle-ci. On voit que cette évolution a été réalisée à l’instigation des opérateurs téléphonique et des opérateurs d’énergie qui disposent déjà d’obligation de conserver le relevé d’appel ou de compteur notamment et donc de toutes les pistes d’audit demandées et qui, par ailleurs, rencontraient des difficultés à se mettre en conformité avec les dispositions précédentes. Pour les PME et TPE françaises, la sécurisation au moyen d’une signature électronique reste donc le moyen le plus simple de dématérialiser leurs factures. Des solutions telles que celles proposées par Eway-Solutions permettent d’y répondre.

Alain SABATTIER

Sécurisation et archivage de vos factures dans le temps

Clôture des comptes annuels, litige commercial ou encore contrôle fiscale, les entreprises sont soumises dans leur vie quotidiennes à de nombreuses occasions de devoir produire leurs anciennes factures. La loi d’ailleurs prévoit un archivage de 10 ans en droit commercial et de 6 ans en droit fiscal. Pour de nombreuses entreprises, la conservation dans de bonnes conditions et la recherche des pièces est un véritable casse-tête. Ces difficultés sont encore aggravées en cas dégâts des eaux , d’incendie, de crash informatique ou de falsification.

La dématérialisation des factures c’est-à-dire l’envoi de factures électroniques permet de résoudre en une fois toutes ces problématiques aussi bien pour les petites entreprises que pour les plus grandes.

Signature électronique

Le recours à la dématérialisation des factures permet de protéger les factures par l’utilisation d’une signature électronique qui permet de garantir d’authenticité et l’intégrité de la facture. Pour faire simple, plusieurs années après son émission, on pourra prouver que la facture est un original et qu’elle n’a jamais été modifiée, grâce à l’empreinte numérique du document calculée lors de la signature. Ajoutée à d’autres techniques tel que l’horodatage ou la réponse « OCSP », la signature électronique est le moyen le plus sécurisé et fiable d’assurer la sécurité de la facture.

Archivage à valeur probante

Une fois que la facture est réalisée, encore faut-il la conserver. Les prestataires de dématérialisation auront à cœur de proposer des solutions d’archivage conforme aux exigences dans le domaine. Les factures électroniques seront ainsi conservées dans un coffre-fort électronique sécurisé. C’est un point important du dispositif qui permet de conserver les factures dans le temps sur support informatique. Les accès aux documents sont tracés et dès le dépôt dans le coffre, cette archive est répliquée en plusieurs endroits distants sur des infrastructures qui permettent de garantir l’archivage pendant la durée légale.

Des factures accessibles à tout moment

En fonction du prestataire choisi, vous pouvez bénéficier d’un accès en ligne pendant plusieurs années, vous permettant grâce à une indexation performante de retrouver vos factures simplement depuis un accès internet. Certains prestataires propose même un accès gratuit en consultation des factures pour vos clients.

Pour toutes ses raisons, les entreprises peuvent aller sans crainte vers la facture électronique qui va sécuriser leur facturation et simplifier les processus d’archivage et de recherche.

Par exemple, la plateforme Eway propose pour toutes les factures une signature autoportante qui assure à n’importe quelle moment la force de cette signature, en demandant à l’autorité émettrice du certificat une validation de la validité du certificat (réponse OCSP) et un horodatage à un tiers externe, ce qui permet même après expiration du certificat de signature de prouver qu’il était valide au moment de l’établissement de la facture. Pour l’archivage Eway propose en standard un archivage auprès de Jedeclare.com, la plateforme de télé déclaration de l’Ordre des Experts Comptables qui utilise les infrastructures d’archivage de la Caisse de Dépôts et Consignations

Alain SABATTIER

Factures électroniques : les TPE et PME s’y mettent aussi

Alors que les grandes industries sont passées à la facture électronique depuis plusieurs années dans la facturation B to B, les petites et moyennes entreprises se sont laissées distancer. Pourtant les avantages de la facture électronique, en termes de coûts, de gains de temps et de gain de trésorerie ne sont plus à démontrer.

On observe depuis quelques mois, la crise aidant, un intérêt naissant des TPE et PME pour la dématérialisation de leurs factures. Elles sont souvent demandeuses d’une solution simple et souple, adaptée à leur fonctionnement. Le développement des solutions SaaS, sans installation de logiciel permet aujourd’hui de répondre à ce besoin.

Les précurseurs dans ce domaine ont été toutes les solutions de facturation en ligne qui sont nées dans les dernières années, répondant ainsi au besoin des TPE d’avoir un outil de facturation en ligne. Cependant ces solutions ne sont pour la plupart pas allées au bout de la logique en permettant de supprimer purement et simplement l’envoi de facture papier tout en respectant le cadre législatif approprié.

Ce point est aujourd’hui résolu avec des services en ligne tels qu’Eway-Solutions qui propose sur sa plateforme web à la fois un logiciel de facturation en ligne et l’envoi des factures dématérialisées dans le respect de l’article 289 du Code Général des impôts. Les factures ainsi émises sont signées électroniquement, archivées pour 10 ans et transmises par mail au destinataire qui peut les retrouver à tout moment en ligne sur le site d’Eway.

Avec de telles solutions, les TPE s’affranchissent de la plupart des contraintes de la facturation grâce à un service en ligne disponible 24/24 avec une connexion web, un archivage en ligne des pièces et une transmission immédiate des factures sans avoir à attendre la levée postale.

Pour les PME qui possèdent leur logiciel de facturation, les solutions SaaS qui permettent sans installation de logiciel de traiter automatiquement les factures en mode électronique, leur apporte enfin une solution adaptée à leur contexte. En déléguant en quelques clics à la solution choisie le soin de certifier, d’acheminer et de traiter les factures conformément à la réglementation, elles peuvent se consacrer à leur métier et réaliser de confortables économies par rapport au traitement des factures papier.

L’ère de la facture électronique pour toutes les entreprises est désormais en marche grâce à des solutions adaptées qui permettent de faire du 0 papier une réalité offerte à toutes.

Quel cadre réglementaire pour la facture électronique ?

Eau, gaz, électricité, la facture électronique se glisse partout du fait de sa simplicité et des économies qu’elle engendre. Elle ne peut cependant pas être mise en œuvre n’importe comment. Pour être recevable fiscalement et légalement, la réalisation d’un projet de dématérialisation est soumise à quelques règles qui doivent être respectées.

L’UE définit ce qu’est une facture électronique dans le cadre de la directive TVA CE115 de 2001 et autorise 2 grands modes de facturation électronique.

  1. La facture sous format de fichier de données structurées, inspirée notamment de l’EDI classique auquel sont ajoutés des éléments de sécurisation des échanges. Ce mode de dématérialisation doit permettre le traitement automatisé des flux de factures.
  2. Le deuxième mode est celui de l’image signé. Elle consiste donc à apposer une signature électronique sur le document facture échangé. La signature électronique* permettant de garantir l’authenticité et l’intégrité du document dans le temps.  Cette deuxième alternative a été introduite par le législateur car elle représente moins de contrainte de mise en œuvre que le premier mode.

Dans le droit français, cette directive s’est traduite par l’insertion de deux articles dans le Code Général des Impôts (CGI), les articles 289 V et 289 Bis. C’est la raison pour laquelle on parle de dématérialisation fiscale car c’est l’origine de la reconnaissance par le Fisc de la validité d’une facture électronique, notamment pour la déductibilité de la TVA ou des charges.

L’Art 289V définit la facture électronique au format image de manière extrêmement simple. Il précise qu’une facture électronique est un document facture émis par voie électronique et sécurisé au moyen d’une signature électronique. Ce procédé peut être utilisé sous réserve d’acceptation par le destinataire. En pratique l’art 289V simplifie beaucoup la procédure avec comme seule contrainte une signature suffisamment forte et le recueil de l’acceptation préalable du destinataire. C’est la voie la plus simple pour les PME car elle permet d’utiliser les factures formatées directement par le logiciel de production.

L’art 289 bis définit la dématérialisation sous forme de données structurées mais vient ajouter des contraintes particulières à ce mode de dématérialisation, non seulement un ensemble de règles techniques mais aussi la nécessité d’établir entre les partenaires une convention d’inter change, de consigner une liste des partenaires ainsi qu’un récapitulatif de tous les échanges de message échangés.

Le dernier texte important est l’instruction fiscale du 11 janvier 2007. Cette instruction autorise les entreprises à émettre une facture papier à leur client mais à n’en conserver qu’un original électronique. Ce texte était très attendu des entreprises pour les projets de dématérialisation fiscale. En effet, jusqu’alors, elles étaient obligées de gérer deux processus opérationnels différents : un pour les clients en électronique ou tout devait être électronique et un pour les clients « papier ».  Cette instruction fiscale permet à l’entreprise de n’avoir plus qu’un seul processus en interne pour la conservation des originaux électronique et permet dans le cadre de l’utilisation d’un partenaire pour l’émission des factures de lui déléguer le routage des factures en fonction du mode choisi sans avoir besoin de modifier son SI.

Par exemple chez Eway-Solutions, les possibilités de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 sont nativement proposées aux clients sans coûts supplémentaires.

Alain SABATTIER

 

(*) La signature électronique consiste à calculer au moyen d’une clé privée (qui reste en possession du signataire), une empreinte numérique du document original propre à cette clé privée. La mise à disposition d’une clé publique permet de lire automatiquement cette empreinte et de vérifier la conformité de la signature. Si le document est modifié. L’empreinte ne correspondra plus au document, permettant ainsi de déceler une falsification du document original.

Dématérialiser ses factures vers 400 PME et TPE en quelques semaines, c’est possible

C’est le challenge relevé par Eway-Solutions pour un de ses clients

Le contexte :

Le client est un gros cabinet d’expertise comptable. Tous les mois ce cabinet émet 400 à 500 factures vers ses clients pour ses prestations. Les clients du cabinet sont des TPE, des PME, des professions libérales et des quelques particuliers.

Le cabinet souhaite réaliser des économies et optimiser son processus de facturation.

Solution mise en œuvre :

Après contrôle des factures par les responsables, les factures du cabinet sont déposées sur un répertoire pour être traitées par Eway.

Les factures sont automatiquement récupérées sur la plateforme Eway et dématérialisées fiscalement, archivées pour 10 ans et transmises au client sous format PDF signé. Le client reçoit ses factures par email ainsi qu’un login et mot de passe d’accès sur la plateforme Eway ou il peut retrouver en ligne toutes ses factures reçues.

Bénéfices pour le cabinet :

Gain de temps et de productivité. Economie par rapport au traitements papier avec un coût unitaire inférieur au timbre postal

Bénéfices pour le client :

Factures reçues immédiatement, possibilité de récupérer et consulter les pièces à tout moment sur le site web. Possibilité de récupérer les écritures comptables liées aux factures.

Mise en œuvre du projet :

4 semaines, plus le temps d’avertir les clients et de collecter les adresses mail

Réalisation :

  1. Reprise de la base tiers
  2. Paramétrage
  3. Analyse du fichier facture produit par l’entreprise
  4. Tests

Coûts :

Mise en œuvre : quelques K€

Coût unitaire : < au prix du timbre

A propos d’Eway-Solutions :

Eway Solutions est la première solution en mode SaaS de facturation dématérialisée fiscalement (art 289V du CGI) conçue pour permettre l’intégration des TPE et des PME dans la chaine de la dématérialisation. Eway-Solutions est la première solution de dématérialisation fiscale partenaire de Jedeclare.com le portail de l’Ordre des Experts Comptables.

Les solutions Eway sont accessibles à toutes les entreprises quelle que soit leur taille avec des solutions aussi bien pour les TPE (module de facturation en ligne) que pour les PME et sociétés importantes avec des solutions de récupération automatique des données. Les offres d’Eway démarrent à partir de 100€ par an.

Plus d’information sur www.eway-solutions.com ou contact@eway-solutions.com

La dématérialisation des factures au service du cabinet et de ses clients

Voici plusieurs années que la dématérialisation des factures a été adoptée par les grandes entreprises pour des raisons évidente de coûts, pourtant les PME et leurs experts comptables ne l’utilisent pas alors qu’elles peuvent elles aussi bénéficier de économies liées à la dématérialisation.
Quelques constats :

  1. Les études montrent qu’une facture sortante à un coût complet de traitement de 8,5€ environ, coût ramené 3€ en dématérialisation.
  2. Si on ne prend que les couts liés à l’impression, la mise sous pli, les copies et l’archivage ainsi que les délais liés, le coût de la facture papier est encore de 3 à 4€ quand le cout moyen en démat pour ces opérations (y compris l’archivage légal pour 10 ans) est de 0.5€ soit moins que le prix du timbre
  3. L’utilisation de la démat PDF signé ne suscite pratiquement aucun rejet de la part des destinataires
  4. De nombreux cabinets et entreprises transmettent aujourd’hui par Email des factures non conformes

Pour toutes ces raisons, les cabinets ont intérêt à y passer, ils sécuriseront leurs factures et leurs clients, moderniseront leur image et générerons des économies importantes pour le cabinet (pour un cabinet émettant 5000 factures/an, l’économie directe est comprise entre 15.000 et 20.000€/ ans)
Les experts comptables doivent jouer un rôle moteur dans la dématérialisation des factures auprès de leurs clients, ce faisant ils réduiront le risque de non-conformité chez leurs clients et leur permettront d’accéder à un élément des compétitivités simples à mettre en œuvre. A partir de quelques dizaines de factures annuelles, les économies et les gains de trésorerie sont manifestes.
Cerise sur le gâteau, certaines solutions permettent même à l’expert-comptable de récupérer automatiquement les flux émis et reçus par leur client, voir même les écritures comptables.
Des solutions adaptées existent aujourd’hui (voir les offres experts comptable d’Eway-Solutions), reste encore à les utiliser pour en profiter.
Alain SABATTIER

Quels bénéfices apporte la dématérialisation des factures (3/4) ? : Une sécurité accrue

Qui n’a pas entendu parler aujourd’hui de problème de piratage ?  Quel comptable en entreprise n’a jamais reçu de fausses factures ressemblant plus ou moins bien à une vraie ? Quelle entreprise n’a jamais eu de problèmes liés à la conservation de ses données (informatique et papier) ?

La dématérialisation des factures permet de répondre en grande partie aux problèmes de sécurité exposés ci-dessus.

La signature des factures dans le mode PDF signé de l’art 219V de CGI permet de lutter efficacement contre plusieurs maux de l’informatique actuelle. En effet, la signature électronique de la facture permet de garantir

1)      Son authenticité

2)      Son intégrité, si elle venait à être modifier dans le temps, la signature permettrait de détecter une modification a postériori

3)      Son émetteur, que l’entreprise signe elle-même ses factures ou qu’elle confie cette tache a un prestataire, la signature permettra de savoir qui a signé ce document et permettra donc simplement de faire les vérifications d’usage en cas de doute.

4)      Sa date certaine, si la signature à fait l’objet d’un horodatage

5)      Si le procédé de signature et d’horodatage permet d’avoir une signature autoportante, elle permet de prouver même 10 ans après que le certificat utilisé pour signer étant valable au moment de la signature

On voit ici que la signature permet de fiabiliser la facture électronique et interdit toute falsification.

L’archivage par un tiers renforce la sécurité. En effet, une facture électronique doit être conservée dans des conditions satisfaisantes pour garantir son inaltérabilité dans le temps et conserver tous les moyens d’indentification dans le temps. Confier cette tâche à un tiers permet de garantir une conservation de qualité pour des coûts faibles et bien moins risquée que la conservation d’une facture papier.

En effet la majorité des prestataires confie l’archivage à des professionnels du type Caisse des Dépôts. Institution capable de garantir 10 ans sans risque, réduisant ainsi considérablement les risques par rapport à une conservation classique faite par unePMEdu type sauvegarde sur disque dur externe, ou par rapport à un support papier qui peut se dégrader dans le temps ou être victime du feu ou de l’eau.

Traçabilité : les prestataires vont tracer tous les échanges permettant de suivre l’acheminement de la facture depuis le poste client jusqu’à son destinataire et permettre la réémission de la facture en cas de problème.

Fiabilisation de l’information : dans le cadre de la facture fournisseur, même dans le cas d’une solution en PDF signé quand celle-ci permet la conservation de toutes les données factures (comme chez Eway-Solutions par exemple), le traitement des électroniques permet de fiabiliser l’intégration des données comptables ou business sans risque d’erreur contrairement à la saisie.

On voit ainsi que la dématérialisation des factures améliore la sécurité informatique et juridique de l’entreprise en restreignant les risques de perte de données et en sécurisant les documents transmis. Il devient quasiment impossible de voir une facture être falsifiée ou de perdre ses données factures

Tous ces avantages sont aujourd’hui à disposition des PME et des TPE et pas uniquement des grands groupes grâce à des solutions adaptées.

Alain SABATTIER

L’Ordre des Experts Comptables lance SignExpert

Excellente initiative du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables (CSOEC), les experts comptables régulièrement inscrits à l’Ordre vont bénéficier à partir du mois d’Octobre de la signature électronique.

Avec la généralisation de la signature électronique dans les cabinets, les Experts Comptables vont pouvoir signer électroniquement et authentifier tous les documents sortant du cabinet mais aussi archiver les documents type grand livre en y apposant une signature électronique qui garantira leur authenticité.

Dans le domaine de la facturation électronique aussi, il est fort à parier que l’arrivée de SignExpert va permettre aux cabinets de passer à la dématérialisation  et d’entraîner dans leur suite les PME et les TPE clientes.

Pour le moment les éditeurs de solutions pour les cabinets se préparent, seuls 8 seraient sur les rangs pour proposer dès le lancement lors du congrès de l’Ordre à Marseille au mois d’octobre, des solutions comptables.

Par exemple, dans la facturation électronique, Eway-Solutions déjà partenaire de Jedeclare.com, se prépare à présenter au moment du congrès, la première solution de dématérialisation fiscale compatible SignExpert. Eway-Solutions espère ainsi que la dématérialisation dans les cabinets soit une première étape vers la généralisation de la dématérialisation parmi les PME.

L’Ordre espère, grâce à cette offre, que les cabinets vont mettre de l’ordre dans leurs pratiques en termes de documents électroniques, notamment pour les problématiques de conservation des documents. En effet certaines archives, pour être conservées en voie électronique doivent respecter certaines garanties que seule la signature électronique peut apporter.

Quand on sait par exemple que beaucoup de cabinets envoient des factures au format PDF non conformes à l’article 289V du  CGI, on comprend le désir du CSOEC de diffuser les bonnes pratiques et de mettre à disposition de ses membres les outils nécessaires à un bon usage de la dématérialisation des documents

Il faut souhaiter que les usages de la signature électronique se généralisent chez les experts comptables pour le renforcement de la sécurité des échanges électroniques et une diffusion des bonnes pratiques auprès des PME.

Alain SABATTIER

Vous avez dit dématérialisation fiscale des factures ?

Depuis des années que je travaille sur le sujet, l’accueil de ce mot est souvent glacial. Dématérialisation, le mot commence à avoir du sens, paiement dématérialisé, factures des opérateurs de téléphonie… mais lié au mot Fiscale, tout de suite, l’entrepreneur commence à avoir des sueurs froides ! Il est temps d’en parler simplement.

La dématérialisation fiscale des factures est tout simplement l’échange de facture électronique qui offre un niveau de sécurité suffisant pour que l’administration fiscale lui accorde la même valeur qu’a une facture papier, et autorise donc son émetteur et son destinataire à ne plus échanger de papier.

D’accord, me direz-vous, mais pourquoi faire ? Que va m’apporter la dématérialisation des factures ?

Presque rien : une sécurité accrue des échanges, un archivage et une consultation en ligne de toutes mes pièces, des économies liées à l’affranchissement, mise sous plis, impression, traitement …. des factures, une accélération du cycle des règlements clients, une simplification de la gestion de la relation commerciale, l’intégration automatique des données dans l’ERP ou la comptabilité. (Nous aurons l’occasion de revenir sur ces bénéfices dans d’autres billets).

A chaque entreprise son mode de dématérialisation

La loi française dans sa grande mansuétude a autorisé deux modes de dématérialisation fiscale qui répondent aux tailles et aux contraintes des entreprises

1)      La dématérialisation sous forme de fichiers structurés (art 289 Bis du CGI)

Ce mode de dématérialisation consiste à échanger un fichier de données de type EDI, en garantissant à chaque instant l’authenticité du message, son intégrité, mais aussi sa pérennité dans le temps. L’échange doit pouvoir être fait de machine à machine sans intervention humaine avec des protocoles techniques fiables. Les données doivent être archivées selon les prescriptions du droit fiscal (6 ans) et du droit commercial (10 ans). Les partenaires doivent signer une convention d’interchange qui définit précisément les modalités de cet échange et les formats utilisés. C’est le mode préféré des grands groupes.

2)      La dématérialisation sous forme d’image signée (art 289 V du CGI)

Ce mode de dématérialisation consiste à échanger un fichier de type PDF, authentifié et sécurisé par une signature électronique qui garantie l’intégrité du document et son émetteur. Comme dans le cas précédent, l’original doit être conservé et archivé pour 10 ans. Elle nécessite un accord tacite du destinataire. Cette forme de dématérialisation a l’avantage d’être plus simple à mettre en œuvre. C’est le mode préféré des PME car une facture image est lisible par tout le monde et ne nécessite pas d’investissements coûteux.

Alain SABATTIER

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