Nouvelle législation sur la facture électronique : Vers une simplification?

Depuis plus d’un an, à l’initiative de l’Union Européenne, était attendue une simplification des règles concernant la facture électronique. Cette modification de la loi française est intervenue le 29 décembre 2012 pour une mise en application dès janvier 2013 par la réécriture de l’article 289 de Code Général des Impôts. Pour autant cette modification apporte-t-elle réellement une simplification et un assouplissement des règles.

Précédemment

La version précédente de l’art 289 était très claire. Elle stipulait dans ses articles 289 bis et 289 V ce qu’était une facture électronique, soit un échange de données informatisés (EDI) assorti de processus techniques garantissant l’intégrité du message dans le temps et son interprétation automatisé, soit  une image dont l’intégrité est garanti au moyen d’une signature électronique. Dans les deux cas un archivage dit « a valeur probante » au moyen d’un coffre-fort électronique doit garantir la conservation pour la durée légale de l’archive électronique. (voir aussi article publié précédemment sur le contexte législatif précedent)

La nouvelle rédaction de cet article précise dans l’art 289-VI :

« VI. – Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit »

Une lecture rapide de cette nouvelle rédaction a fait croire à certaines entreprises que désormais, la loi autorisait la transmission d’un PDF simple aux clients. La réalité est malheureusement plus compliquée. En effet, cette possibilité est offerte mais assortie de nombreuses obligations pour l’émetteur et le destinataire notamment la mise en place de piste d’audit et leur conservation durant la durée légale de conservation des factures tant pour les deux partie. Il ne s’agit donc plus uniquement de conserver la facture, mais aussi toutes les preuves de sa réalité. Cette nouvelle obligation ne pèse que sur les factures émises en électronique et qui ne respectent pas les principes des deux modes historiques de factures électroniques dont la validité est réaffirmée dans la nouvelle rédaction.

En effet, l’art 289-VII stipule : «  – Pour satisfaire aux conditions prévues au V, l’assujetti peut émettre ou recevoir des factures :

1° Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement »

Les solutions précisées au VII-2 et VII-3 correspondant aux factures électroniques sécurisées au moyen d’une signature électronique (2) ou sous format EDI (3), c’est-à-dire les deux formats préconisés jusqu’alors.

En conclusion :

La prétendue simplification proposée par le nouveau texte fait peser une nouvelle obligation pour pouvoir l’utiliser, celle de disposer de piste d’audit chez le client et chez le fournisseur permettant de prouver pendant toute la durée de conservation de la facture la réalité de celle-ci. On voit que cette évolution a été réalisée à l’instigation des opérateurs téléphonique et des opérateurs d’énergie qui disposent déjà d’obligation de conserver le relevé d’appel ou de compteur notamment et donc de toutes les pistes d’audit demandées et qui, par ailleurs, rencontraient des difficultés à se mettre en conformité avec les dispositions précédentes. Pour les PME et TPE françaises, la sécurisation au moyen d’une signature électronique reste donc le moyen le plus simple de dématérialiser leurs factures. Des solutions telles que celles proposées par Eway-Solutions permettent d’y répondre.

Alain SABATTIER

Vous avez dit dématérialisation fiscale des factures ?

Depuis des années que je travaille sur le sujet, l’accueil de ce mot est souvent glacial. Dématérialisation, le mot commence à avoir du sens, paiement dématérialisé, factures des opérateurs de téléphonie… mais lié au mot Fiscale, tout de suite, l’entrepreneur commence à avoir des sueurs froides ! Il est temps d’en parler simplement.

La dématérialisation fiscale des factures est tout simplement l’échange de facture électronique qui offre un niveau de sécurité suffisant pour que l’administration fiscale lui accorde la même valeur qu’a une facture papier, et autorise donc son émetteur et son destinataire à ne plus échanger de papier.

D’accord, me direz-vous, mais pourquoi faire ? Que va m’apporter la dématérialisation des factures ?

Presque rien : une sécurité accrue des échanges, un archivage et une consultation en ligne de toutes mes pièces, des économies liées à l’affranchissement, mise sous plis, impression, traitement …. des factures, une accélération du cycle des règlements clients, une simplification de la gestion de la relation commerciale, l’intégration automatique des données dans l’ERP ou la comptabilité. (Nous aurons l’occasion de revenir sur ces bénéfices dans d’autres billets).

A chaque entreprise son mode de dématérialisation

La loi française dans sa grande mansuétude a autorisé deux modes de dématérialisation fiscale qui répondent aux tailles et aux contraintes des entreprises

1)      La dématérialisation sous forme de fichiers structurés (art 289 Bis du CGI)

Ce mode de dématérialisation consiste à échanger un fichier de données de type EDI, en garantissant à chaque instant l’authenticité du message, son intégrité, mais aussi sa pérennité dans le temps. L’échange doit pouvoir être fait de machine à machine sans intervention humaine avec des protocoles techniques fiables. Les données doivent être archivées selon les prescriptions du droit fiscal (6 ans) et du droit commercial (10 ans). Les partenaires doivent signer une convention d’interchange qui définit précisément les modalités de cet échange et les formats utilisés. C’est le mode préféré des grands groupes.

2)      La dématérialisation sous forme d’image signée (art 289 V du CGI)

Ce mode de dématérialisation consiste à échanger un fichier de type PDF, authentifié et sécurisé par une signature électronique qui garantie l’intégrité du document et son émetteur. Comme dans le cas précédent, l’original doit être conservé et archivé pour 10 ans. Elle nécessite un accord tacite du destinataire. Cette forme de dématérialisation a l’avantage d’être plus simple à mettre en œuvre. C’est le mode préféré des PME car une facture image est lisible par tout le monde et ne nécessite pas d’investissements coûteux.

Alain SABATTIER

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