Réglementation sur la Facture électronique : Nouvelles évolutions

Après de long mois d’attente, le BOFIP (Bulletin officiel des Finances Publiques) est enfin venu préciser les conditions application du nouvel article 289 du Code Général des Impôts. Dès le mois de mai, un précédent article expliquait les principaux changements de la réglementation en termes de factures électroniques, ces explications n’auraient cependant pas été complètes sans les précisions sur ses conditions d’application. Le 18 octobre, le BOFIP est venu enfin les préciser. Nous détaillerons donc les conditions qui s’appliquent maintenant à la facture électronique sous format image signée.

La facture électronique dispense des conserver les pistes d’audit liés aux factures. Ce principe précisé dans l’art 289 est clairement rappeler ici, à condition que la signature mise en œuvre soit une signature qualifiée (point que nous détaillerons par la suite). Cela signifie que la facture électronique tient lieu de preuve indiscutable auprès des impôts et se suffit par elle-même à condition d’utiliser les bonnes signatures sous peine, non plus de voir sa facture refusée par le fisc comme précédemment, mais de devoir conserver pendant toute la durée d’archivage toute pièce justificative de la facture afin d’établir des pistes d’audit fiable.

Pourquoi une telle suprématie d’un coup de la facture électronique ? Tout simplement parce que le législateur impose maintenant l’utilisation de certificats électroniques extrêmement sécurisés (dit qualifié) remis en main propre et sur un support Cryptographique. Les signatures émises avec ses certificats sont présumées fiables (Décret n°2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du code civil), c’est-à-dire qu’il appartient à celui qui le contexte de prouver sa non fiabilité. La charge de la preuve est ainsi inversée. Ce n’est plus au signataire de prouver la fiabilité de son document signé mais bien à celui qui le conteste.

On peut donc dire qu’aujourd’hui la facture électronique est un réel avantage compétitif car elle simplifie encore plus la gestion de l’entreprise en se suffisant à elle-même.

Cependant, ces nouvelles dispositions s’accompagnent aussi de nouvelles contraintes. En effet, les dispositifs de signature à mettre en œuvre sont plus complexes et les certificats à utilisés sont plus sécurisés et plus onéreux (certificats qualifiés remis en main propre sur support cryptographique après vérification des justificatifs). De plus, le système même de qualification suppose que les cachets serveurs ne sont plus utilisables. Il faudra maintenant utiliser des certificats de personnes physique agissant pour le compte de la société (certificat de Monsieur X de la société Y). La solution la plus simple pour acquérir ses certificat sera certainement l’utilisation de certificat RGS 2* ou RGS 3* reconnu explicitement par le BOFIP comme valable.

Concrètement les sociétés ont jusqu’au 31/12/2013 pour se mettre en conformité, sinon elles devront conserver toutes les pistes d’audit, les factures ne seront plus signées « Société Y » mais « Monsieur X de la société Y ». Pour les prestataires de service de dématérialisation, il sera nécessaire de vérifier la conformité des certificats de leurs clients ou de modifier leur certificat de signature en abandonnant leur cachet serveur lorsqu’elles signent pour le compte du client.

Dans un premier temps cette nouvelle rédaction va poser quelques difficultés aux destinataires qui devront vérifier le certificat de signature pour savoir si la facture reçue et signée électroniquement l’est bien avec un certificat « qualifié » pour savoir si elles doivent conservées les pistes d’audit on non. Cette situation sera transitoire le temps que toutes les émetteurs se mettent à jour.

La nouvelle rédaction de l’article 289 et ses textes d’applications renforce encore l’intérêt de passer à la dématérialisation des factures en supprimant ou limitant la nécessité de maintenir des pistes d’audit chez l’émetteur et le destinataire. Elle renforce ainsi l’acception par les destinataires qui vont ainsi se voir libérer d’obligation de conservation de ces éléments qui étaient souvent sous forme papier.

Alain SABATTIER

L’envoi d’une facture papier coûte en moyenne 3 fois le prix du timbre

Une nouvelle étude sur les coûts d’émission des factures papiers a été publiée en fin d’année 2012. Cette étude publiée sur le site Finyear.com le 19 décembre 2012 a le mérite de décomposer les coûts d’émission des factures en prenant uniquement les coûts directs et non comme d’autres études généralement utilisées qui prennent en compte les coûts indirects du type recouvrement ou gestion des litiges.

Nous reprenons ici les principaux passages de cet article, l’étude complète (source Qweeby) est disponible sur le site  www.finyear.com.

Combien me coûte l’envoi de mes factures clients ?

« Les estimations du coût d’envoi des factures sont exorbitantes : de 9 €à 15 € (étude BVA et prestataire), difficile à croire. Le périmètre pris en compte pour ces évaluations est large et appuie des tarifs de dématérialisation des prestataires élevés. L’étude lancée mi-octobre sur 410 entreprises établit une estimation réaliste selon des critères concrets du coût d’envoi des factures. […] Les sommes à additionner pour obtenir le coût d’envoi d’une facture sont très faibles à l’image du prix d’une enveloppe ou de la consommation d’encre lors d’une impression. Cependant lorsque ces charges sont cumulées sur une année, les sommes grimpent rapidement ! A terme, le résultat peut servir de base de calcul pour identifier les économies réalisables lors de l’envoi de vos factures.

Une variation du coût d’émission de factures de 300% selon la configuration de travail.

Cette étude porte sur l’émission de factures et non sur leur traitement en réception. Faire des économies lorsque vient le moment de régler sa facture est un réflexe, mais diminuer ses coûts de gestion au moment d’être régler est moins évident. Le poste de facturation client est une ligne de coût à laquelle les décideurs en recherche d’économies n’accordent pas assez d’attention. Challenger la structure de coûts de ce poste est une quick win à exploiter.

Les coûts pris en compte vont de l’impression des factures, le type d’imprimante (imprimante laser noir et blanc ou couleur, imprimante jet d’encre, impression matricielle, papier pré imprimé), du prix des enveloppes selon leurs formats et le nombre de pages, les coûts liés à la mise sous pli qu’elle soit manuelle ou automatique. Le temps consacrés au dépôt des factures à la Poste en fonction de la fréquence d’émission ou du prix de l’abonnement aux ramassages du courrier par la Poste sont autant de frais intégré dans le calcul.

Périmètre de l’étude :
L’étude a été réalisée sur une base de 410 entreprises. Afin de déterminer le coût d’envoi annuel des factures depuis son impression jusqu’à son dépôt à la Poste. Les entreprises ont été invitées à répondre à 7 questions sur la méthode d’envoi des factures. Les volumétries de facturation constatée s’étendent de 10 à plus de 100 000 factures annuelles. L’étude a été réalisée du 15 octobre au 20 novembre 2012.

Résultats de l’étude

Impression des factures
La majorité des entreprises utilise le moyen le moins coûteux pour imprimer leurs factures, puisque 58% d’entre elles ont recours aux imprimantes laser noir et blanc. Seuls les petits facturiers (de 10 à 240 factures par an) sont équipés sans distinction d’imprimante jet d’encre, laser noir et blanc et couleur.

mode d'impression 2

Méthode de mise sous plis
Le coût de la mise sous plis a été établi en fonction du temps consacré à plier les factures, mettre les factures dans les enveloppes. A raison de 3 factures par minutes, le coût estimé est de 0.11€ par facture.
Le coût de la mise sous plis grâce à des machines est établi à partir du coût de location de la machine, de sa maintenance, de l’électricité et de la main d’œuvre pour déposer et retirer les factures soit 0.10€ par envoi.
La mise sous pli reste largement réalisée manuellement, à hauteur de 79%. Au-delà de 50 000 factures par an, les entreprises ont recours aux machines à hauteur de 75%.

Affranchissement
Le coût d’affranchissement est calculé en fonction du coût des timbres et du temps consacré à cette opération, qu’elle soit manuelle ou automatique.

methode affranchissement 3

L’utilisation des machines à affranchir est majoritaire.  L’affranchissement est effectué en moyenne à 68% par une affranchisseuse. Les entreprises ayant une faible volumétrie de factures utilisent également des machines à affranchir.

cout affranchissement

Coût avant dépôt en bureau de Poste
Les coûts moyens constatés pour une facture d’une page depuis l’impression jusqu’à la mise sous plis est variable en fonction du volume de facture. Le coût ici calculé intègre le coût d’impression, le prix des enveloppes, les coûts liés à la mise sous plis et l’affranchissement. Les résultats obtenus varient entre 1,03 € et 1,11€. En moyenne le coût d’impression est de 0,10€. En moyenne l’impression, l’enveloppe et la mise sous plis coûte 1,07€par facture.

Dépôt des factures
Déposer les factures en bureau de poste ou dans une boite au lettre, ou encore le ramassage du courrier par la Poste représente un coût qui est lié au temps consacré à cette tache ou qui s’évalue tout simplement par le prix de l’abonnement à la Poste.
L’abonnement à la Poste est la principale méthode employée par les entreprises : 32% des entreprises ont recours aux ramassages du courrier. De 10 à 600 factures annuelles, les entreprises déposent majoritairement leurs factures une fois par semaine à la Poste. Au-delà de 600 factures, 1 entreprise sur 2 a recours au service du ramassage du courrier.

remose en poste 5

Coût d’envoi des factures
Le coût moyen d’une facture varie de 1.05€ à 3.63€ selon le volume de facture expédié par an. Ce coût comprend les consommables, l’entretien des appareils utilisés, le temps consacré à ces taches. Ce coût est plus important pour les entreprises qui se déplacent en bureau de Poste car le temps engagé pour ces taches est fort par rapport aux nombres de documents traités. En moyenne le coût d’une facture est de 1,82€.

cout d'envoi 6

[…]

En bref, la facture électronique :

La facture électronique est plus économique que la facture papier. Mais ce n’est pas le seul apport attendu par les factures électroniques :
La facture électronique permet de gagner du temps sur les taches de traitement des factures, du dépôt des factures. Les factures sont instantanément chez le récepteur.

La traçabilité associée à la facture électronique offre une visibilité sur l’état de réception et de consultation des factures émises. Les factures “ égarées ” par le destinataire peuvent être immédiatement retrouvées par l’émetteur et par le récepteur grâce aux plates-formes centralisant les factures envoyées et reçues.

Le gain d’espace est aussi un avantage non négligeable. La facture électronique signée permet de remplacer l’archivage papier par l’archivage immatériel. Le classement est simplifié grâce aux interfaces des coffres forts électroniques ou par le tri informatique par numéro de factures.

La facture électronique permet également de diminuer l’empreinte carbone. Le constat est simple : au minimum 2 fois moins d’impression, moins de transport de courrier. »

La dématérialisation des factures franchit une nouvelle étape : point sur les réflexions de l’Etat

Voici la copie d’un très bon article sur la reflexion en cours de l’Etat vers une obligation de passer à la facturation électronique dans les marchés publics. Cet article a été publié le 30/07/2013 sur le site infodsi.com sous le titre : « La dématérialisation des factures franchit une nouvelle étape »

Mi-juin, lors d’un colloque organisé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat), l’état a rappelé que la facturation électronique constituait désormais la voie de transmission, privilégiée par les services de l’état, des factures de ses fournisseurs (5 millions de factures fournisseurs reçues chaque année). En effet, depuis le 1er janvier 2012, l’Etat autorise ses fournisseurs à transmettre leurs factures en mode totalement dématérialisé (dématérialisation dite « fiscale »), conformément aux dispositions fixées par la loi de modernisation de l’économie votée le 4 août 2008. Lors de ce colloque, le Ministre délégué au budget a annoncé que la facturation électronique serait rendue obligatoire sur certains marchés publics. Plus globalement, l’hypothèse d’une obligation progressive pour les entreprises, à l’instar de la démarche que le Danemark a conduite, va être expertisée par les administrations concernées et en concertation avec les entreprises. Patrick Duc, Associé Secteur Public de Kurt Salmon, nous livre son analyse.

Le Comité Interministériel pour la Modernisation de l’Action Publique (CIMAP) du 17 juillet dernier, présidé par le Premier Ministre, a ouvert la voie d’une obligation progressive, pour les fournisseurs de l’état, de transmettre leurs factures en mode dématérialisé. Quelles sont les raisons qui conduisent l’Etat à prendre ces nouvelles mesures ? Que faut-il en attendre ? Quels en seront les bénéfices ? Quelles sont les adaptations que les entreprises vont devoir mettre en place pour être en accord avec ces nouvelles dispositions ? Quel en sera le coût pour elles et quelles en seront les contreparties ?
« A l’échelle européenne, un tiers des pays de l’Union a engagé des démarches de simplification des relations entre pouvoirs publics et fournisseurs des administrations, en acceptant des factures dématérialisées de leur part, souligne Patrick Duc ».
« La moitié d’entre eux est allé plus loin en obligeant ses fournisseurs, à l’instar du Danemark qui a laissé 2 ans aux entreprises pour se préparer à envoyer des factures électroniques aux administrations. Dès 2005, première année de l’entrée en vigueur de l’obligation, plus de 95% des factures entrantes ont été dématérialisées. Les économies générées se répartissent entre administrations et fournisseurs à plus de 150 millions d’euros d’économies annuelles pour un volume de 15 millions de factures par an. Pour les factures qui continuent à être reçues en mode papier, l’administration a ici fait le choix de refacturer le coût de numérisation afin, d’une part, d’éviter des comportements non conformes et, d’autre part, de préserver l’unicité du processus de traitement des factures, en tout électronique, au sein des services administratifs ».
En France, la Loi de Modernisation de l’Economie votée le 4 août 2008 a ouvert la voie de la dématérialisation fiscale des factures entre fournisseurs et services de l’état. Depuis le 1er janvier 2012, date d’entrée en vigueur de ces dispositions, les fournisseurs de l’état ont la possibilité de transmettre des factures dématérialisées, sous différentes modalités qui répondent à la diversité des situations en présence. Taille des entreprises, fréquence de facturation, nature des biens et des services facturés ou encore niveau d’équipement en systèmes informatiques sont autant de paramètres qui ont été pris en compte par l’Agence pour l’Informatique de l’Etat (AIFE) pour mettre à la disposition des fournisseurs des voies d’accès diversifiées et adaptées aux différents cas d’usage. Concrètement, le portail « Chorus factures », accessible depuis n’importe quel poste disposant d’une connexion internet, couplé à un concentrateur de factures, permet à tout fournisseur de l’état de transmettre une facture dématérialisée à l’origine.
« Dans la pratique, les entreprises ont aujourd’hui quatre voies d’accès possibles. Une analyse préalable permettra de privilégier l’une d’entre elles en fonction du nombre de factures mensuelles, mais aussi des informations qu’elles véhiculent ou encore des capacités offertes par son système d’information. Il n’y a pas de règle dans l’absolu mais si l’entreprise émet moins de 10 factures par mois, elle pourra plutôt les saisir sur le portail « Chorus factures ». Pour des volumes plus importants (à partir de 100 factures par an), elle pourra envisager de déposer des fichiers de factures sur ce même portail (fichiers .pdf signés ou fichiers .xml). Au-delà du millier de factures annuelles, on peut s’intéresser à l’EDI (Echange de données informatisé), qui existe sous deux formes : l’interfaçage direct entre systèmes informatiques avec des flux de fichiers de factures respectant l’un des formats acceptés, ou le recours à un opérateur de dématérialisation, qui procède à la mise au format attendu par l’administration, et à l’archivage des factures ».
S’il ne s’agit pour l’instant que d’une possibilité offerte aux fournisseurs de l’état, il y a, à l’évidence, une volonté d’aller plus loin. Lors d’un colloque organisé par l’AIFE le 14 juin dernier, l’idée d’une obligation progressive a été avancée. Pour certains marchés publics, les factures électroniques seront désormais seules autorisées. Plus globalement, la dématérialisation de toutes les factures des fournisseurs de l’état est engagée. En effet, le dernier du Comité Interministériel pour la Modernisation de l’Action Publique, réuni le 17 juillet dernier par le Premier Ministre, a posé les jalons de la trajectoire de dématérialisation des factures. Ainsi, dès 2016, les très grandes entreprises auront l’obligation de transmettre leurs factures en mode dématérialisé aux services de l’état. Cette obligation sera progressivement étendue à toutes les entreprises pour aboutir à une dématérialisation totale des factures d’ici à 2022.
« Les entreprises ont tout intérêt à considérer dès à présent cette possibilité offerte et à saisir l’opportunité. A condition de bien les engager, les projets de dématérialisation offrent un retour sur investissement important pour l’entreprise : les économies proviennent de la suppression des coûts d’affranchissement, de mise sous pli et de délais de paiement réduits. Mais le gain est également qualitatif : l’entreprise a la garantie que sa facture arrive directement au bon endroit. Par ailleurs, il est possible de consulter sur le portail « Chorus factures » le statut de traitement de toutes les factures que le fournisseur a envoyées vers l’Etat au format numérique, quels que soient le ministère ou l’échelon géographique concernés.
Les travaux à mener dépendent largement du système informatique en place dans l’entreprise, et c’est souvent beaucoup moins compliqué qu’on ne le pense. Dans tous les cas, il ne faut pas envisager le projet comme strictement informatique mais comme un projet de transformation global qui modifie les pratiques de l’entreprise.
De surcroît, en engageant un projet de dématérialisation des factures à destination des services de l’état, l’entreprise pourra réfléchir plus globalement à développer la facturation électronique pour tout ou partie de ses autres clients et à maximiser ainsi le rendement du projet.
»

Retrouvez l’article original à l’URL suivante : http://www.infodsi.com/articles/142510/dematerialisation-factures-franchit-nouvelle-etape.html?key=5a469b894156082f

Les 5 questions que vous vous posez avant de dématérialiser vos factures : livre blanc

La dématérialisation des factures reste un concept récent qui pose encore beaucoup de questions aux chefs d’entreprises. Pour tenter d’y répondre le plus simplement possible Eway-Solutions vous offre son livre blanc : les 5 questions que vous vous posez avant de dématérialiser vos factures, que vous pouvez télécharger gratuitement.

Au cours de ce livre blanc seront abordées les 5 questions suivantes :

  1. La dématérialisation des factures : c’est quoi?
  2. Qu’est-ce que je gagne à dématérialiser mes factures?
  3. En quoi la facturation électronique avec Eway me protège-t-elle?
  4. Que faut-il faire pour passer à la dématérialisation des factures?
  5. Comment interfacer la solution Eway avec mes applications existantes

Envie d’en savoir plus? Télécharger le livre blanc en cliquant sur le lien ci dessous

Livre_Blanc_5_Questions_avant_de_dématérialiser

Nouvelle législation sur la facture électronique : Vers une simplification?

Depuis plus d’un an, à l’initiative de l’Union Européenne, était attendue une simplification des règles concernant la facture électronique. Cette modification de la loi française est intervenue le 29 décembre 2012 pour une mise en application dès janvier 2013 par la réécriture de l’article 289 de Code Général des Impôts. Pour autant cette modification apporte-t-elle réellement une simplification et un assouplissement des règles.

Précédemment

La version précédente de l’art 289 était très claire. Elle stipulait dans ses articles 289 bis et 289 V ce qu’était une facture électronique, soit un échange de données informatisés (EDI) assorti de processus techniques garantissant l’intégrité du message dans le temps et son interprétation automatisé, soit  une image dont l’intégrité est garanti au moyen d’une signature électronique. Dans les deux cas un archivage dit « a valeur probante » au moyen d’un coffre-fort électronique doit garantir la conservation pour la durée légale de l’archive électronique. (voir aussi article publié précédemment sur le contexte législatif précedent)

La nouvelle rédaction de cet article précise dans l’art 289-VI :

« VI. – Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit »

Une lecture rapide de cette nouvelle rédaction a fait croire à certaines entreprises que désormais, la loi autorisait la transmission d’un PDF simple aux clients. La réalité est malheureusement plus compliquée. En effet, cette possibilité est offerte mais assortie de nombreuses obligations pour l’émetteur et le destinataire notamment la mise en place de piste d’audit et leur conservation durant la durée légale de conservation des factures tant pour les deux partie. Il ne s’agit donc plus uniquement de conserver la facture, mais aussi toutes les preuves de sa réalité. Cette nouvelle obligation ne pèse que sur les factures émises en électronique et qui ne respectent pas les principes des deux modes historiques de factures électroniques dont la validité est réaffirmée dans la nouvelle rédaction.

En effet, l’art 289-VII stipule : «  – Pour satisfaire aux conditions prévues au V, l’assujetti peut émettre ou recevoir des factures :

1° Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement »

Les solutions précisées au VII-2 et VII-3 correspondant aux factures électroniques sécurisées au moyen d’une signature électronique (2) ou sous format EDI (3), c’est-à-dire les deux formats préconisés jusqu’alors.

En conclusion :

La prétendue simplification proposée par le nouveau texte fait peser une nouvelle obligation pour pouvoir l’utiliser, celle de disposer de piste d’audit chez le client et chez le fournisseur permettant de prouver pendant toute la durée de conservation de la facture la réalité de celle-ci. On voit que cette évolution a été réalisée à l’instigation des opérateurs téléphonique et des opérateurs d’énergie qui disposent déjà d’obligation de conserver le relevé d’appel ou de compteur notamment et donc de toutes les pistes d’audit demandées et qui, par ailleurs, rencontraient des difficultés à se mettre en conformité avec les dispositions précédentes. Pour les PME et TPE françaises, la sécurisation au moyen d’une signature électronique reste donc le moyen le plus simple de dématérialiser leurs factures. Des solutions telles que celles proposées par Eway-Solutions permettent d’y répondre.

Alain SABATTIER

Sécurisation et archivage de vos factures dans le temps

Clôture des comptes annuels, litige commercial ou encore contrôle fiscale, les entreprises sont soumises dans leur vie quotidiennes à de nombreuses occasions de devoir produire leurs anciennes factures. La loi d’ailleurs prévoit un archivage de 10 ans en droit commercial et de 6 ans en droit fiscal. Pour de nombreuses entreprises, la conservation dans de bonnes conditions et la recherche des pièces est un véritable casse-tête. Ces difficultés sont encore aggravées en cas dégâts des eaux , d’incendie, de crash informatique ou de falsification.

La dématérialisation des factures c’est-à-dire l’envoi de factures électroniques permet de résoudre en une fois toutes ces problématiques aussi bien pour les petites entreprises que pour les plus grandes.

Signature électronique

Le recours à la dématérialisation des factures permet de protéger les factures par l’utilisation d’une signature électronique qui permet de garantir d’authenticité et l’intégrité de la facture. Pour faire simple, plusieurs années après son émission, on pourra prouver que la facture est un original et qu’elle n’a jamais été modifiée, grâce à l’empreinte numérique du document calculée lors de la signature. Ajoutée à d’autres techniques tel que l’horodatage ou la réponse « OCSP », la signature électronique est le moyen le plus sécurisé et fiable d’assurer la sécurité de la facture.

Archivage à valeur probante

Une fois que la facture est réalisée, encore faut-il la conserver. Les prestataires de dématérialisation auront à cœur de proposer des solutions d’archivage conforme aux exigences dans le domaine. Les factures électroniques seront ainsi conservées dans un coffre-fort électronique sécurisé. C’est un point important du dispositif qui permet de conserver les factures dans le temps sur support informatique. Les accès aux documents sont tracés et dès le dépôt dans le coffre, cette archive est répliquée en plusieurs endroits distants sur des infrastructures qui permettent de garantir l’archivage pendant la durée légale.

Des factures accessibles à tout moment

En fonction du prestataire choisi, vous pouvez bénéficier d’un accès en ligne pendant plusieurs années, vous permettant grâce à une indexation performante de retrouver vos factures simplement depuis un accès internet. Certains prestataires propose même un accès gratuit en consultation des factures pour vos clients.

Pour toutes ses raisons, les entreprises peuvent aller sans crainte vers la facture électronique qui va sécuriser leur facturation et simplifier les processus d’archivage et de recherche.

Par exemple, la plateforme Eway propose pour toutes les factures une signature autoportante qui assure à n’importe quelle moment la force de cette signature, en demandant à l’autorité émettrice du certificat une validation de la validité du certificat (réponse OCSP) et un horodatage à un tiers externe, ce qui permet même après expiration du certificat de signature de prouver qu’il était valide au moment de l’établissement de la facture. Pour l’archivage Eway propose en standard un archivage auprès de Jedeclare.com, la plateforme de télé déclaration de l’Ordre des Experts Comptables qui utilise les infrastructures d’archivage de la Caisse de Dépôts et Consignations

Alain SABATTIER

Quel cadre réglementaire pour la facture électronique ?

Eau, gaz, électricité, la facture électronique se glisse partout du fait de sa simplicité et des économies qu’elle engendre. Elle ne peut cependant pas être mise en œuvre n’importe comment. Pour être recevable fiscalement et légalement, la réalisation d’un projet de dématérialisation est soumise à quelques règles qui doivent être respectées.

L’UE définit ce qu’est une facture électronique dans le cadre de la directive TVA CE115 de 2001 et autorise 2 grands modes de facturation électronique.

  1. La facture sous format de fichier de données structurées, inspirée notamment de l’EDI classique auquel sont ajoutés des éléments de sécurisation des échanges. Ce mode de dématérialisation doit permettre le traitement automatisé des flux de factures.
  2. Le deuxième mode est celui de l’image signé. Elle consiste donc à apposer une signature électronique sur le document facture échangé. La signature électronique* permettant de garantir l’authenticité et l’intégrité du document dans le temps.  Cette deuxième alternative a été introduite par le législateur car elle représente moins de contrainte de mise en œuvre que le premier mode.

Dans le droit français, cette directive s’est traduite par l’insertion de deux articles dans le Code Général des Impôts (CGI), les articles 289 V et 289 Bis. C’est la raison pour laquelle on parle de dématérialisation fiscale car c’est l’origine de la reconnaissance par le Fisc de la validité d’une facture électronique, notamment pour la déductibilité de la TVA ou des charges.

L’Art 289V définit la facture électronique au format image de manière extrêmement simple. Il précise qu’une facture électronique est un document facture émis par voie électronique et sécurisé au moyen d’une signature électronique. Ce procédé peut être utilisé sous réserve d’acceptation par le destinataire. En pratique l’art 289V simplifie beaucoup la procédure avec comme seule contrainte une signature suffisamment forte et le recueil de l’acceptation préalable du destinataire. C’est la voie la plus simple pour les PME car elle permet d’utiliser les factures formatées directement par le logiciel de production.

L’art 289 bis définit la dématérialisation sous forme de données structurées mais vient ajouter des contraintes particulières à ce mode de dématérialisation, non seulement un ensemble de règles techniques mais aussi la nécessité d’établir entre les partenaires une convention d’inter change, de consigner une liste des partenaires ainsi qu’un récapitulatif de tous les échanges de message échangés.

Le dernier texte important est l’instruction fiscale du 11 janvier 2007. Cette instruction autorise les entreprises à émettre une facture papier à leur client mais à n’en conserver qu’un original électronique. Ce texte était très attendu des entreprises pour les projets de dématérialisation fiscale. En effet, jusqu’alors, elles étaient obligées de gérer deux processus opérationnels différents : un pour les clients en électronique ou tout devait être électronique et un pour les clients « papier ».  Cette instruction fiscale permet à l’entreprise de n’avoir plus qu’un seul processus en interne pour la conservation des originaux électronique et permet dans le cadre de l’utilisation d’un partenaire pour l’émission des factures de lui déléguer le routage des factures en fonction du mode choisi sans avoir besoin de modifier son SI.

Par exemple chez Eway-Solutions, les possibilités de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 sont nativement proposées aux clients sans coûts supplémentaires.

Alain SABATTIER

 

(*) La signature électronique consiste à calculer au moyen d’une clé privée (qui reste en possession du signataire), une empreinte numérique du document original propre à cette clé privée. La mise à disposition d’une clé publique permet de lire automatiquement cette empreinte et de vérifier la conformité de la signature. Si le document est modifié. L’empreinte ne correspondra plus au document, permettant ainsi de déceler une falsification du document original.

Vous avez dit dématérialisation fiscale des factures ?

Depuis des années que je travaille sur le sujet, l’accueil de ce mot est souvent glacial. Dématérialisation, le mot commence à avoir du sens, paiement dématérialisé, factures des opérateurs de téléphonie… mais lié au mot Fiscale, tout de suite, l’entrepreneur commence à avoir des sueurs froides ! Il est temps d’en parler simplement.

La dématérialisation fiscale des factures est tout simplement l’échange de facture électronique qui offre un niveau de sécurité suffisant pour que l’administration fiscale lui accorde la même valeur qu’a une facture papier, et autorise donc son émetteur et son destinataire à ne plus échanger de papier.

D’accord, me direz-vous, mais pourquoi faire ? Que va m’apporter la dématérialisation des factures ?

Presque rien : une sécurité accrue des échanges, un archivage et une consultation en ligne de toutes mes pièces, des économies liées à l’affranchissement, mise sous plis, impression, traitement …. des factures, une accélération du cycle des règlements clients, une simplification de la gestion de la relation commerciale, l’intégration automatique des données dans l’ERP ou la comptabilité. (Nous aurons l’occasion de revenir sur ces bénéfices dans d’autres billets).

A chaque entreprise son mode de dématérialisation

La loi française dans sa grande mansuétude a autorisé deux modes de dématérialisation fiscale qui répondent aux tailles et aux contraintes des entreprises

1)      La dématérialisation sous forme de fichiers structurés (art 289 Bis du CGI)

Ce mode de dématérialisation consiste à échanger un fichier de données de type EDI, en garantissant à chaque instant l’authenticité du message, son intégrité, mais aussi sa pérennité dans le temps. L’échange doit pouvoir être fait de machine à machine sans intervention humaine avec des protocoles techniques fiables. Les données doivent être archivées selon les prescriptions du droit fiscal (6 ans) et du droit commercial (10 ans). Les partenaires doivent signer une convention d’interchange qui définit précisément les modalités de cet échange et les formats utilisés. C’est le mode préféré des grands groupes.

2)      La dématérialisation sous forme d’image signée (art 289 V du CGI)

Ce mode de dématérialisation consiste à échanger un fichier de type PDF, authentifié et sécurisé par une signature électronique qui garantie l’intégrité du document et son émetteur. Comme dans le cas précédent, l’original doit être conservé et archivé pour 10 ans. Elle nécessite un accord tacite du destinataire. Cette forme de dématérialisation a l’avantage d’être plus simple à mettre en œuvre. C’est le mode préféré des PME car une facture image est lisible par tout le monde et ne nécessite pas d’investissements coûteux.

Alain SABATTIER

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