L’envoi d’une facture papier coûte en moyenne 3 fois le prix du timbre

Une nouvelle étude sur les coûts d’émission des factures papiers a été publiée en fin d’année 2012. Cette étude publiée sur le site Finyear.com le 19 décembre 2012 a le mérite de décomposer les coûts d’émission des factures en prenant uniquement les coûts directs et non comme d’autres études généralement utilisées qui prennent en compte les coûts indirects du type recouvrement ou gestion des litiges.

Nous reprenons ici les principaux passages de cet article, l’étude complète (source Qweeby) est disponible sur le site  www.finyear.com.

Combien me coûte l’envoi de mes factures clients ?

« Les estimations du coût d’envoi des factures sont exorbitantes : de 9 €à 15 € (étude BVA et prestataire), difficile à croire. Le périmètre pris en compte pour ces évaluations est large et appuie des tarifs de dématérialisation des prestataires élevés. L’étude lancée mi-octobre sur 410 entreprises établit une estimation réaliste selon des critères concrets du coût d’envoi des factures. […] Les sommes à additionner pour obtenir le coût d’envoi d’une facture sont très faibles à l’image du prix d’une enveloppe ou de la consommation d’encre lors d’une impression. Cependant lorsque ces charges sont cumulées sur une année, les sommes grimpent rapidement ! A terme, le résultat peut servir de base de calcul pour identifier les économies réalisables lors de l’envoi de vos factures.

Une variation du coût d’émission de factures de 300% selon la configuration de travail.

Cette étude porte sur l’émission de factures et non sur leur traitement en réception. Faire des économies lorsque vient le moment de régler sa facture est un réflexe, mais diminuer ses coûts de gestion au moment d’être régler est moins évident. Le poste de facturation client est une ligne de coût à laquelle les décideurs en recherche d’économies n’accordent pas assez d’attention. Challenger la structure de coûts de ce poste est une quick win à exploiter.

Les coûts pris en compte vont de l’impression des factures, le type d’imprimante (imprimante laser noir et blanc ou couleur, imprimante jet d’encre, impression matricielle, papier pré imprimé), du prix des enveloppes selon leurs formats et le nombre de pages, les coûts liés à la mise sous pli qu’elle soit manuelle ou automatique. Le temps consacrés au dépôt des factures à la Poste en fonction de la fréquence d’émission ou du prix de l’abonnement aux ramassages du courrier par la Poste sont autant de frais intégré dans le calcul.

Périmètre de l’étude :
L’étude a été réalisée sur une base de 410 entreprises. Afin de déterminer le coût d’envoi annuel des factures depuis son impression jusqu’à son dépôt à la Poste. Les entreprises ont été invitées à répondre à 7 questions sur la méthode d’envoi des factures. Les volumétries de facturation constatée s’étendent de 10 à plus de 100 000 factures annuelles. L’étude a été réalisée du 15 octobre au 20 novembre 2012.

Résultats de l’étude

Impression des factures
La majorité des entreprises utilise le moyen le moins coûteux pour imprimer leurs factures, puisque 58% d’entre elles ont recours aux imprimantes laser noir et blanc. Seuls les petits facturiers (de 10 à 240 factures par an) sont équipés sans distinction d’imprimante jet d’encre, laser noir et blanc et couleur.

mode d'impression 2

Méthode de mise sous plis
Le coût de la mise sous plis a été établi en fonction du temps consacré à plier les factures, mettre les factures dans les enveloppes. A raison de 3 factures par minutes, le coût estimé est de 0.11€ par facture.
Le coût de la mise sous plis grâce à des machines est établi à partir du coût de location de la machine, de sa maintenance, de l’électricité et de la main d’œuvre pour déposer et retirer les factures soit 0.10€ par envoi.
La mise sous pli reste largement réalisée manuellement, à hauteur de 79%. Au-delà de 50 000 factures par an, les entreprises ont recours aux machines à hauteur de 75%.

Affranchissement
Le coût d’affranchissement est calculé en fonction du coût des timbres et du temps consacré à cette opération, qu’elle soit manuelle ou automatique.

methode affranchissement 3

L’utilisation des machines à affranchir est majoritaire.  L’affranchissement est effectué en moyenne à 68% par une affranchisseuse. Les entreprises ayant une faible volumétrie de factures utilisent également des machines à affranchir.

cout affranchissement

Coût avant dépôt en bureau de Poste
Les coûts moyens constatés pour une facture d’une page depuis l’impression jusqu’à la mise sous plis est variable en fonction du volume de facture. Le coût ici calculé intègre le coût d’impression, le prix des enveloppes, les coûts liés à la mise sous plis et l’affranchissement. Les résultats obtenus varient entre 1,03 € et 1,11€. En moyenne le coût d’impression est de 0,10€. En moyenne l’impression, l’enveloppe et la mise sous plis coûte 1,07€par facture.

Dépôt des factures
Déposer les factures en bureau de poste ou dans une boite au lettre, ou encore le ramassage du courrier par la Poste représente un coût qui est lié au temps consacré à cette tache ou qui s’évalue tout simplement par le prix de l’abonnement à la Poste.
L’abonnement à la Poste est la principale méthode employée par les entreprises : 32% des entreprises ont recours aux ramassages du courrier. De 10 à 600 factures annuelles, les entreprises déposent majoritairement leurs factures une fois par semaine à la Poste. Au-delà de 600 factures, 1 entreprise sur 2 a recours au service du ramassage du courrier.

remose en poste 5

Coût d’envoi des factures
Le coût moyen d’une facture varie de 1.05€ à 3.63€ selon le volume de facture expédié par an. Ce coût comprend les consommables, l’entretien des appareils utilisés, le temps consacré à ces taches. Ce coût est plus important pour les entreprises qui se déplacent en bureau de Poste car le temps engagé pour ces taches est fort par rapport aux nombres de documents traités. En moyenne le coût d’une facture est de 1,82€.

cout d'envoi 6

[…]

En bref, la facture électronique :

La facture électronique est plus économique que la facture papier. Mais ce n’est pas le seul apport attendu par les factures électroniques :
La facture électronique permet de gagner du temps sur les taches de traitement des factures, du dépôt des factures. Les factures sont instantanément chez le récepteur.

La traçabilité associée à la facture électronique offre une visibilité sur l’état de réception et de consultation des factures émises. Les factures “ égarées ” par le destinataire peuvent être immédiatement retrouvées par l’émetteur et par le récepteur grâce aux plates-formes centralisant les factures envoyées et reçues.

Le gain d’espace est aussi un avantage non négligeable. La facture électronique signée permet de remplacer l’archivage papier par l’archivage immatériel. Le classement est simplifié grâce aux interfaces des coffres forts électroniques ou par le tri informatique par numéro de factures.

La facture électronique permet également de diminuer l’empreinte carbone. Le constat est simple : au minimum 2 fois moins d’impression, moins de transport de courrier. »

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À propos asabattier
34 ans, Père de 4 enfants, j'ai été toujours été attiré par l'entreprenariat. Après quelques années aux services de grands groupes de logistique et de transport comme contrôleur de gestion, j'ai poursuivi ma carrière en cabinet de conseil avant de créer, en 2008 Sara Conseil, une société de conseil en mise en oeuvre de système d'information. Ayant fait le constat du manque de solutions de dématérialisation pour les PME et les TPE, j'ai créé en 2010 Eway-Solutions qui leur propose des solutions de dématérialisation ainsi qu'aux sociétés qui travaillent avec elles (www.eway-solutions.com). Parce que les PME sont aujourd'hui les laissées pour compte de ce marché, alors qu'elles aussi peuvent bénéficier des avantages induits, ce blog leur est dédié

2 Responses to L’envoi d’une facture papier coûte en moyenne 3 fois le prix du timbre

  1. Ping: 5 raisons de passer à la facturation en ligne pour votre TPE | La dématérialisation pour les PME

  2. Interssant, on voit qu’il possible de gagner sur tous les tableaux en fonction du volume à traiter.

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