Sécurisation et archivage de vos factures dans le temps

Clôture des comptes annuels, litige commercial ou encore contrôle fiscale, les entreprises sont soumises dans leur vie quotidiennes à de nombreuses occasions de devoir produire leurs anciennes factures. La loi d’ailleurs prévoit un archivage de 10 ans en droit commercial et de 6 ans en droit fiscal. Pour de nombreuses entreprises, la conservation dans de bonnes conditions et la recherche des pièces est un véritable casse-tête. Ces difficultés sont encore aggravées en cas dégâts des eaux , d’incendie, de crash informatique ou de falsification.

La dématérialisation des factures c’est-à-dire l’envoi de factures électroniques permet de résoudre en une fois toutes ces problématiques aussi bien pour les petites entreprises que pour les plus grandes.

Signature électronique

Le recours à la dématérialisation des factures permet de protéger les factures par l’utilisation d’une signature électronique qui permet de garantir d’authenticité et l’intégrité de la facture. Pour faire simple, plusieurs années après son émission, on pourra prouver que la facture est un original et qu’elle n’a jamais été modifiée, grâce à l’empreinte numérique du document calculée lors de la signature. Ajoutée à d’autres techniques tel que l’horodatage ou la réponse « OCSP », la signature électronique est le moyen le plus sécurisé et fiable d’assurer la sécurité de la facture.

Archivage à valeur probante

Une fois que la facture est réalisée, encore faut-il la conserver. Les prestataires de dématérialisation auront à cœur de proposer des solutions d’archivage conforme aux exigences dans le domaine. Les factures électroniques seront ainsi conservées dans un coffre-fort électronique sécurisé. C’est un point important du dispositif qui permet de conserver les factures dans le temps sur support informatique. Les accès aux documents sont tracés et dès le dépôt dans le coffre, cette archive est répliquée en plusieurs endroits distants sur des infrastructures qui permettent de garantir l’archivage pendant la durée légale.

Des factures accessibles à tout moment

En fonction du prestataire choisi, vous pouvez bénéficier d’un accès en ligne pendant plusieurs années, vous permettant grâce à une indexation performante de retrouver vos factures simplement depuis un accès internet. Certains prestataires propose même un accès gratuit en consultation des factures pour vos clients.

Pour toutes ses raisons, les entreprises peuvent aller sans crainte vers la facture électronique qui va sécuriser leur facturation et simplifier les processus d’archivage et de recherche.

Par exemple, la plateforme Eway propose pour toutes les factures une signature autoportante qui assure à n’importe quelle moment la force de cette signature, en demandant à l’autorité émettrice du certificat une validation de la validité du certificat (réponse OCSP) et un horodatage à un tiers externe, ce qui permet même après expiration du certificat de signature de prouver qu’il était valide au moment de l’établissement de la facture. Pour l’archivage Eway propose en standard un archivage auprès de Jedeclare.com, la plateforme de télé déclaration de l’Ordre des Experts Comptables qui utilise les infrastructures d’archivage de la Caisse de Dépôts et Consignations

Alain SABATTIER

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À propos asabattier
34 ans, Père de 4 enfants, j'ai été toujours été attiré par l'entreprenariat. Après quelques années aux services de grands groupes de logistique et de transport comme contrôleur de gestion, j'ai poursuivi ma carrière en cabinet de conseil avant de créer, en 2008 Sara Conseil, une société de conseil en mise en oeuvre de système d'information. Ayant fait le constat du manque de solutions de dématérialisation pour les PME et les TPE, j'ai créé en 2010 Eway-Solutions qui leur propose des solutions de dématérialisation ainsi qu'aux sociétés qui travaillent avec elles (www.eway-solutions.com). Parce que les PME sont aujourd'hui les laissées pour compte de ce marché, alors qu'elles aussi peuvent bénéficier des avantages induits, ce blog leur est dédié

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