Quels bénéfices apporte la dématérialisation des factures (3/4) ? : Une sécurité accrue

Qui n’a pas entendu parler aujourd’hui de problème de piratage ?  Quel comptable en entreprise n’a jamais reçu de fausses factures ressemblant plus ou moins bien à une vraie ? Quelle entreprise n’a jamais eu de problèmes liés à la conservation de ses données (informatique et papier) ?

La dématérialisation des factures permet de répondre en grande partie aux problèmes de sécurité exposés ci-dessus.

La signature des factures dans le mode PDF signé de l’art 219V de CGI permet de lutter efficacement contre plusieurs maux de l’informatique actuelle. En effet, la signature électronique de la facture permet de garantir

1)      Son authenticité

2)      Son intégrité, si elle venait à être modifier dans le temps, la signature permettrait de détecter une modification a postériori

3)      Son émetteur, que l’entreprise signe elle-même ses factures ou qu’elle confie cette tache a un prestataire, la signature permettra de savoir qui a signé ce document et permettra donc simplement de faire les vérifications d’usage en cas de doute.

4)      Sa date certaine, si la signature à fait l’objet d’un horodatage

5)      Si le procédé de signature et d’horodatage permet d’avoir une signature autoportante, elle permet de prouver même 10 ans après que le certificat utilisé pour signer étant valable au moment de la signature

On voit ici que la signature permet de fiabiliser la facture électronique et interdit toute falsification.

L’archivage par un tiers renforce la sécurité. En effet, une facture électronique doit être conservée dans des conditions satisfaisantes pour garantir son inaltérabilité dans le temps et conserver tous les moyens d’indentification dans le temps. Confier cette tâche à un tiers permet de garantir une conservation de qualité pour des coûts faibles et bien moins risquée que la conservation d’une facture papier.

En effet la majorité des prestataires confie l’archivage à des professionnels du type Caisse des Dépôts. Institution capable de garantir 10 ans sans risque, réduisant ainsi considérablement les risques par rapport à une conservation classique faite par unePMEdu type sauvegarde sur disque dur externe, ou par rapport à un support papier qui peut se dégrader dans le temps ou être victime du feu ou de l’eau.

Traçabilité : les prestataires vont tracer tous les échanges permettant de suivre l’acheminement de la facture depuis le poste client jusqu’à son destinataire et permettre la réémission de la facture en cas de problème.

Fiabilisation de l’information : dans le cadre de la facture fournisseur, même dans le cas d’une solution en PDF signé quand celle-ci permet la conservation de toutes les données factures (comme chez Eway-Solutions par exemple), le traitement des électroniques permet de fiabiliser l’intégration des données comptables ou business sans risque d’erreur contrairement à la saisie.

On voit ainsi que la dématérialisation des factures améliore la sécurité informatique et juridique de l’entreprise en restreignant les risques de perte de données et en sécurisant les documents transmis. Il devient quasiment impossible de voir une facture être falsifiée ou de perdre ses données factures

Tous ces avantages sont aujourd’hui à disposition des PME et des TPE et pas uniquement des grands groupes grâce à des solutions adaptées.

Alain SABATTIER

À propos asabattier
34 ans, Père de 4 enfants, j'ai été toujours été attiré par l'entreprenariat. Après quelques années aux services de grands groupes de logistique et de transport comme contrôleur de gestion, j'ai poursuivi ma carrière en cabinet de conseil avant de créer, en 2008 Sara Conseil, une société de conseil en mise en oeuvre de système d'information. Ayant fait le constat du manque de solutions de dématérialisation pour les PME et les TPE, j'ai créé en 2010 Eway-Solutions qui leur propose des solutions de dématérialisation ainsi qu'aux sociétés qui travaillent avec elles (www.eway-solutions.com). Parce que les PME sont aujourd'hui les laissées pour compte de ce marché, alors qu'elles aussi peuvent bénéficier des avantages induits, ce blog leur est dédié

One Response to Quels bénéfices apporte la dématérialisation des factures (3/4) ? : Une sécurité accrue

  1. immobilier says:

    fabuleux article, merci bien.

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